Комплектование – это систематическое пополнение архива документами, образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, в соответствии с их профильным назначением․ Данная статья раскрывает основные принципы, нормативно‑правовую базу, организационную структуру и практические этапы комплектования как ведомственных, так и государственных архивов РФ․
Нормативно‑правовая база
Ключевые нормативные акты, регулирующие процесс комплектования, включают:
- Приказ Росархива от 31 июля 2023 г․ № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»․
- Приказ Росархива от 2 марта 2020 г․ № 24 (ред․ от 26 сентября 2022 г․) – детализирует порядок формирования списков источников комплектования и ведения описи․
- Федеральный закон «Об архивных фондах и архивных документах» от 22 октября 2004 г․ № 125‑ФЗ․
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по определению организаций‑источников комплектования․
Все перечисленные документы доступны на официальном сайте Росархива и в правовой системе «КонсультантПлюс»․
Понятие «источник комплектования»
Источник комплектования – это юридическое или физическое лицо, у которого образуются архивные документы, подлежащие передаче в архив в соответствии с законодательством, решением суда или договором хранения․
Классификация источников
- Государственные органы (федеральные министерства, службы, агентства)․
- Органы местного самоуправления (муниципальные администрации, районные и городские советы)․
- Государственные унитарные предприятия, ГУПы, ГКК и другие организации, финансируемые из бюджета․
- Организации, получившие статус «ведомственный архив» (например, архивы министерств, ведомственные архивы крупных корпораций)․
- Граждане и семьи – документы личного происхождения, которые могут быть приняты по согласованию с архивной службой․
Принципы включения в список источников
Согласно методическим рекомендациям, в список включаются организации, у которых:
- Образуется документ, относящийся к профилю архива (экономика, культура, оборона и т․д․)․
- Существует обязательство по передаче документов, установленное законом или нормативным актом․
- Организация имеет статус «источник комплектования» в течение установленного периода (обычно 5 лет)․
Организационная структура комплектования
В большинстве архивов процесс комплектования курирует специализированный отдел․ Пример – Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства БУОО ГАОО, который:
- Осуществляет организацию комплектования архива документами Архивного фонда РФ․
- Оказывает методическую помощь учреждениям‑источникам․
- Ведёт взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций‑источников․
- Контролирует формирование и актуализацию списков источников комплектования․
В структуре государственных архивов часто присутствуют:
- Отдел методической работы․
- Отдел приёма и регистрации документов․
- Отдел учета и описи․
- Отдел взаимодействия с органами местного самоуправления․
Этапы процессa комплектования
Формирование списка источников
Список составляется на основании:
- Анализа профильных функций архива․
- Проверки наличия у организации документов, подпадающих под действие закона․
- Согласования с руководством архивной службы․
Примерная форма списка (по Приказу № 24):
| № п/п | Наименование организации‑источника | ИНН/КПП | Тип документов (дело, акт, личные) | Период формирования | Ответственное лицо |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Министерство финансов РФ | 7700000000 | Финансовые отчёты, нормативные акты | 2010‑2025 | Иванов И․И․ |
Приём документов от источника
- Подготовка описи (4 экземпляра: 1 – в ведомственном архиве, 3 – в государственном архиве)․
- Маркировка и оформление пакетов (коробок, ящиков) согласно классификационной схеме архива․
- Подписание акта приёма‑передачи обеими сторонами․
- Регистрация в журнале приёма документов․
Учет и хранение
После приёма документы помещаются в специально отведённые помещения, где соблюдаются требования к температуре, влажности и защите от огня․ Учет ведётся в электронных системах (например, «Электронный архивный регистр»), где фиксируются:
- Уникальный идентификатор документа․
- Ссылка на опись․
- Состояние (в архиве, в процессе обработки, в реставрации)․
Передача в государственный архив (если речь о ведомственном архиве)
Ведомственный архив может передать часть или весь фонд в государственный архив․ При этом:
- Составляется акт передачи с отметкой о количестве и состоянии переданных документов․
- Остаётся один экземпляр описи в ведомственном архиве; три – в государственном․
- Документы, получившие статус «личного происхождения», могут храниться в центральном архиве до их дальнейшего распределения․
Формы и документы, используемые при комплектовании
| Наименование формы | Назначение | Краткое содержание |
|---|---|---|
| Опись (форма № 1‑ОП) | Регистрация поступивших документов | Перечень документов, их классификационный номер, количество, состояние, подписи ответственных․ |
| Акт приёма‑передачи (форма № 2‑АП) | Подтверждение факта передачи | Дата, стороны, перечень переданных документов, подписи․ |
| Список источников комплектования (внутренняя форма) | Учет организаций‑источников | Реквизиты организации, типы документов, период, ответственный․ |
| Журнал учёта (электронный) | Контроль за движением документов | Дата регистрации, уникальный код, место хранения, статус․ |
Проблемы и пути их решения
Неполнота и несвоевременность передачи
Причины: отсутствие внутренней политики, недостаточная информированность сотрудников․
Решения:
- Разработка внутренних регламентов по срокам передачи (не позднее 6 месяцев после закрытия дела)․
- Проведение ежегодных обучающих семинаров для делопроизводителей․
- Внедрение автоматизированных напоминаний в системе документооборота;
Ошибки в классификации
Решения:
- Создание единой классификационной схемы для всех организаций‑источников․
- Назначение классификатора‑методиста в каждом архиве․
- Периодический аудит классификации (раз в год)․
Хранение личных документов
Личные документы (семейные архивы, документы умерших граждан) могут быть приняты только по согласованию с архивной службой и при наличии законных оснований (завещание, решение суда)․
Для их учёта применяется отдельный реестр, а доступ к материалам ограничивается в соответствии с ФЗ № 125‑ФЗ․
Практические рекомендации для организаций‑источников
- Назначьте ответственного за архивную работу․ Это может быть специалист по делопроизводству или архивист․
- Ведите внутренний реестр документов, подлежащих передаче․ Обновляйте его ежеквартально․
- Согласуйте график передачи с архивом․ Обычно – раз в полугодие․
- Подготовьте документы к передаче заранее:
- Сортировка по классификационным признакам․
- Проверка целостности и состояния бумаги․
- Оформление описи в требуемом виде․
- Обеспечьте электронную копию описи․ Это ускорит процесс регистрации в архивной системе․
Комплектование – фундаментальный процесс, обеспечивающий сохранность исторической и правовой памяти государства․ Правильная организация комплектования ведомственных и государственных архивов позволяет:
- Соблюдать требования законодательства РФ․
- Обеспечить доступность архивных документов для исследователей и граждан․
- Снизить риск потери или порчи ценных материалов․
- Оптимизировать работу архивных служб за счёт чёткой методологии и автоматизации учёта․
Следуя изложенным принципам, методическим рекомендациям и нормативным актам, архивы смогут эффективно выполнять свою миссию – хранить, систематизировать и предоставлять архивные документы будущим поколениям․
Полезные ссылки
- Официальный сайт Федерального архивного агентства
- Текст Приказа № 77 от
- Текст Приказа № 24 от (ред․ от )
- КонсультантПлюс – правовая база РФ