Дата публикации:

С развитием информационных технологий всё больший объём управленческой и научной деятельности переходит в электронный вид․ Это ставит перед государственными архивами новую задачу – комплектование фондов электронными документами․ Эффективное решение этой задачи обеспечивает сохранность исторического наследия‚ упрощает доступ к информации и способствует повышению прозрачности государственной деятельности;

Нормативная база

Комплектование электронными документами регулируется комплексом нормативных актов:

• Федеральный закон № 149‑ФЗ от «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации» – определяет понятие электронного документа и устанавливает основные требования к его обращению;
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 56 от (ред․ от ) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования‚ хранения‚ учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»;
• Методические рекомендации по комплектованию‚ учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (далее – Рекомендации);
• Отраслевые нормативные акты (приказы Минкультуры России‚ Росархива и др․)‚ уточняющие порядок экспертизы ценности электронных документов и требования к их хранению․

Этапы комплектования федеральных архивов электронными документами

Определение источников комплектования

На этом этапе выявляются структурные подразделения организации‚ чьи электронные документы подлежат передаче в архив․ К источникам относятся:

• государственные органы исполнительной власти;
• муниципальные образования;
• федеральные суды и правоохранительные органы;
• научреждения․

Важно также учитывать документы‚ поступающие из зарубежных архивов (подлинники или копии) профиля РГАЭ․

Формирование перечня документов

Составляется перечень видов электронных документов‚ образующихся в ходе деятельности подразделений․ Перечень включает:

• нормативно‑правовые акты;
• отчётную документацию;
• корреспонденцию;
• электронные дела (комплекты документов с метаданными);
• мультимедийные материалы․

Экспертиза ценности электронных документов

Экспертиза проводится в соответствии с положениями отраслевого законодательства и включает:

• оценку исторической‚ научной‚ практической и юридической значимости;
• определение срока хранения (постоянное‚ длительное‚ краткосрочное);
• выявление дубликатов и неценных материалов․

Подготовка документов к передаче

Подготовка состоит из нескольких действий:

1. конвертация документов в утверждённые форматы (PDF/A‚ TIFF‚ XML и др․);
2. создание метаданных (наименование‚ дата создания‚ автор‚ номер дела‚ классификационный код);
3. визуальный контроль соответствия исходного и конвертированного документа;
4. формирование резервной копии на отдельный электронный носитель однократной записи (основной и рабочий экземпляр)․

2025 году планируется запуск единой платформы для онлайн‑хранения архивных электронных документов‚ что упростит доступ и обеспечит единые стандарты хранения․

Технические аспекты хранения

Система хранения электронных документов (СХЭД)

Для обеспечения долгосрочного сохранения электронных архивных документов применяется СХЭД‚ которая должна:

• поддерживать проверку целостности (контрольные суммы‚ хеш‑функции);
• обеспечивать миграцию форматов при изменении технологических стандартов;
• предоставлять механизмы резервного копирования и восстановления;
• гарантировать контроль доступа в соответствии с требованиями конфиденциальности․

Носители информации

Рекомендуется использовать:

• оптические носители однократной записи (CD‑R‚ DVD‑R‚ BD‑R) для основного экземпляра;
• магнитные ленты или защищённые жёсткие диски для рабочего экземпляра;
• облачные хранилища с сертификацией ФСТЭК только в качестве дополнительного резерва․

Учёт и организация работы с электронными документами

Учёт электронных архивных документов ведётся в единой информационной системе архива‚ где фиксируются:

• регистрационный номер документа;
• описание содержания и метаданные;
• сведения о носителе и месторасположении;
• сроки хранения и даты переоценки ценности;
• информация о проведённой экспертизе и принятых решениях․

Для удобства поиска применяются классификаторы (ОКПД2‚ ОКВЭД‚ грифы секретности) и система тегов․

Проблемы комплектования и пути их решения

Основные проблемы

• Недостаток единых стандартов форматов и метаданных;
• Сложности с обеспечением долгосрочной доступности из‑за быстрого устаревания аппаратного обеспечения;
• Недостаток квалифицированных кадров‚ цифровой архивной;
• Риски потери данных из‑за сбоевыводящихся технологий;
• Недостаточное финансирование на приобретение СХЭД и обучение персонала;
• Юридические неопределённости в отношении электронных копий и подлинников;
• Сложности в интеграции с существующими бумажными фондами․

Пути решения

1. Разработка и утверждение отраслевых стандартов (ГОСТ Р) по форматам хранения и метаданным электронных архивных документов;
2. Создание межведомственного центра компетенции по цифровой архивной деятельности;
3. Выделение целевых субсидий на модернизацию аппаратной и программной инфраструктуры архивов;
4. Проведение регулярного обучения и сертификации сотрудников в области работы с электронными документами;
5. Внедрение системы аудита и контроля целостности данных с использованием блокчейн‑технологий для подтверждения неизменности;
6. Пilot‑проекты по созданию единой платформы онлайн‑хранения (как планируется к 2025 году) и последующее масштабирование успешных решений․

Комплектование федеральных архивов электронными документами – сложный‚ но необходимый процесс‚ направленный на сохранение национального информационного наследия в условиях цифровой трансформации․ Соблюдение нормативных требований‚ применение современных систем хранения и активное решение возникающих проблем позволят обеспечить надёжное‚ доступное и долгосрочное сохранение электронных архивных документов для будущих поколений․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на ․