Комплектование федеральных архивов – это систематический процесс формирования фондов Архивного фонда Российской Федерации за счёт документов‚ поступающих от государственных и муниципальных органов‚ организаций‚ а также от граждан и негосударственных структур. Ниже представлен подробный обзор нормативной основы‚ этапов комплектования‚ критериев отбора источников и особенностей работы с электронными документами.

Нормативно‑правовая база

Деятельность по комплектованию регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 22 октября 2004 г.) – определяет понятия архивного фонда‚ источников комплектования‚ порядок передачи документов на постоянное хранение.
• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ научных организациях (утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г.) – содержат методические указания по всем этапам комплектования.
• Рекомендации по комплектованию‚ учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах – регламентируют работу с электронными носителями.
• Распоряжения и приказы Президента РФ и Правительства РФ (например‚ распоряжение Президента от 25 мая 2020 г. № 135‑рп) – устанавливают конкретные источники комплектования для отдельных архивов (РГВА и др.).

Этапы комплектования федеральных архивов

1. Определение источников комплектования – включение организаций и граждан в списки источников на основании решений Экспертно‑проверочной комиссии (ЭПК) федерального государственного архива‚ уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ или научной организации.
2. Согласование списков источников – формирование‚ согласование с Центральной экспертно‑проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве и ведение актуальных реестров источников (как государственных‚ так и негосударственных).
3. Экспертная оценка состояния фондов – архив разрабатывает экспертные заключения о состоянии фондов организаций и целесообразности их отнесения к федеральному архиву на основе отдельных критериев или их совокупности (ценность документа‚ уникальность‚ сроки хранения и т.д.).
4. Прием‚ обработка и включение в фонд – полученные документы проходят прием‑передачу‚ опись‚ реставрацию (при необходимости)‚ внесение в учетные карточки и каталоги‚ после чего становятся частью Архивного фонда Российской Федерации.

Критерии отбора источников комплектования

При решении о включении организации или гражданина в список источников учитываются следующие факторы:

• Юридический статус источника (государственный орган‚ муниципальное образование‚ коммерческая организация‚ частное лицо).
• Объем и характер образующихся документов (документы личного происхождения‚ служебные документы‚ материалы по личному составу и т.д.).
• Сроки хранения документов (временные – свыше 10 лет‚ постоянные).
• Наличие уникальной или социально значимой информации (исторические‚ научные‚ культурные ценности).
• Состояние документов (сохранность‚ необходимость реставрации илиdigitization).
• Готовность источника к соблюдению требований по учету‚ хранению и передаче документов.

Комплектование электронных архивных документов

С ростом объема электронной документации особое внимание уделяется работе с электронными архивными документами. Согласно Рекомендациям по комплектованию‚ учету и организации хранения электронных архивных документов:

• Определяются форматы файлов‚ обеспечивающие долгосрочную доступность (PDF/A‚ TIFF‚ XML и др.).
• Разрабатываются метаданные‚ описывающие содержание‚ контекст и технические характеристики каждого электронного документа.
• Внедряются системы управления электронными архивами (ЭАС)‚ обеспечивающие контроль версий‚ контроль целостности (хеш‑суммы) и аудит доступа.
• Обеспечивается миграция данных при смене аппаратных и программных платформ‚ а также регулярное создание резервных копий.
• Устанавливаются правила доступа к электронным документам в соответствии с требованиями конфиденциальности и законодательства о защите персональных данных.

Примеры источников комплектования федеральных архивов

Согласно распоряжению Президента РФ от 25 мая 2020 г. № 135‑рп‚ основными источниками комплектования для Российского государственного военного архива (РГВА) являются:

• Ведомственные архивы Министерства обороны;
• Архивы войск и соединений;
• Архивы военных учебных заведений;
• Личные фонды военнослужащих и гражданских специалистов‚ участвовавших в военных действиях.

Аналогичным образом формируются списки источников для других федеральных архивов (например‚ Архива Президента РФ‚ Архива внешней политики‚ Архива науки и техники).

Комплектование федеральных архивов представляет собой сложный‚ многоплановый процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований‚ экспертной оценки и системного подхода к работе как с традиционными бумажными‚ так и с электронными документами. Эффективное комплектование обеспечивает сохранность национального документального наследия‚ его доступность для исследователей‚ государственных органов и общества в целом‚ а также способствует развитию исторической науки и культуры.

Дата подготовки статьи: .