Комплектование федеральных архивов документами, входящими в Архивный фонд Российской Федерации, — это строго регламентированный процесс, определяемый федеральным законодательством, подзаконными актами и методическими рекомендациями․ Основным правовым инструментом, фиксирующим, откуда именно архив получает документы, является Список источников комплектования․ Данная статья подробно разбирает правовые основы, категории источников, порядок их утверждения и актуальные методические подходы․
Правовая основа: Федеральный закон № 125-ФЗ
Ключевым документом, регулирующим вопросы архивного дела в России, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․ Статья 20 данного закона («Источники комплектования государственных и муниципаальных архивов архивными документами») устанавливает общие принципы:
- Источники комплектования определяются на основании законодательства РФ, законодательства субъектов РФ и нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти по архивному делу (Росархива)․
- Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения включаются в списки источников комплектования обязательно․
- Негосударственные организации и граждане включаются в списки на основании договора․
Согласно ч․ 1 ст․ 20 Закона, федеральные архивы формируют свои списки источников комплектования, опираясь на перечень федеральных органов исполнительной власти, подведомственных организаций и иных субъектов, документы которых подлежат передаче в соответствующий федеральный архив․
Подзаконное регулирование: Приказ Минкультуры РФ № 19
Порядок составления, согласования и утверждения списков источников комплектования детально прописан в Приказе Министерства культуры РФ от № 19 (ред․ от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»․
Ключевые положения Правил (раздел IV, п․ 4․2):
- Систематичность: Комплектование архива документами Архивного фонда РФ осуществляется систематически на основании списков источников комплектования․
- Основание для включения: Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки на основании законодательства․ Негосударственные организации — на основании договора о передаче документов․
- Двухуровневое согласование: Процесс включения организации в Список организаций-источников комплектования федерального архива проходит два этапа:
- Экспертный совет при федеральном архиве (ЭПК архива);
- Центральный экспертный совет при Росархиве (ЦЭПК);
- Актуализация: Списки подлежат регулярному обновлению в связи с созданием, реорганизацией или ликвидацией организаций, изменением их компетенций․
Категории источников комплектования федерального архива
Источники комплектования делятся на несколько фундаментальных категорий, каждая из которых имеет свою правовую природу и порядок взаимодействия с архивом․
Государственные органы и организации (Обязательные источники)
Это ядро списка․ Сюда входят:
- Федеральные министерства, ведомства, службы, агентства;
- Подведомственные им федеральные государственные бюджетные учреждения (ФГБУ), федеральные государственные унитарные предприятия (ФГУП), акционерные общества с 100% государственным участием;
- Органы законодательной (представительной) власти федерального уровня (Аппарат Госдумы, Аппарат Совета Федерации);
- Суды федерального уровня (Конституционный Суд, Верховный Суд и специализированные суды);
- Организации, созданные в соответствии с федеральными законами для выполнения специфических функций (например, ЦБ РФ, Счетная палата, Фонд пенсионного страхования и др․)․
Особенность: Передача документов этим организациями является обязательной и не требует заключения отдельного договора на саму передачу (договор может заключаться на условиях приема-передачи акта), так как она voortтекает прямо из ст․ 20 Закона № 125-ФЗ․
Негосударственные организации (Договорные источники)
Включаются в список исключительно на основании договора о передаче документов в федеральный архив․ Основания для заключения договора:
- Организация выполняет функции, имеющие государственно-общественное значение, и ее документы представляют историческую, научную или культурную ценность для Архивного фонда РФ;
- Организация является правопреемницей ликвидированного госоргана или госорганизации;
- Документы относятся к Архивному фонду РФ (например, документы дореволюционных организаций, зарубежных представительств и т․д․), временно хранящиеся в негосударственных организациях․
Граждане — лица личного происхождения (Персонифицированные источники)
Отдельный и специфический блок источников — физические лица, документы которых формируют фунды личного происхождения․ Порядок работы с ними регламентируется специальными Методическими рекомендациями по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (утв․ Росархивом и ВНИИДАД)․
- Списки граждан-источника комплектования составляются и утверждаются ЭПК федерального архива․
- Критерии включения: государственная и общественная деятельность, заслуги в науке, культуре, искусстве, промышленности, обороне и др․
- Передача документов оформляется договором дарения или договором о передаче на хранение/использование․
Иностранные источники и международные организации
Федеральные архивы (в частности, РГАНИ, РГАСПИ, АВПРИ) могут комплектоваться за счет:
- Документов международных организаций, в которых участвует РФ;
- Архивов зарубежных организаций и граждан, приобретенных по договорам купли-продажи, обмена или полученных в дар;
- Копий документов, хранящихся в архивах иностранных государств (в рамках международных соглашений)․
Процедура формирования и утверждения Списка
Процесс формирования актуального списка — это непрерывная производственная работа архива․
Этап 1: Мониторинг и анализ (Работа отдела комплектования/учетно-комплектовской комиссии)
- Анализ указов Президента, постановлений Правительства, приказов министерств о создании/реорганизации/ликвидации органов․
- Мониторинг реестров правопреемников (ЕГРЮЛ, реестры госорганов)․
- Выявление организаций, сроки хранения документов у которых истекли (по актам оценки документов)․
Этап 2: Проект списка и экспертиза (ЭПК архива)
Проект списка (или изменений к нему) выносится на заседание Экспертного совета при федеральном архиве (ЭПК)․ ЭПК оценивает:
- Соответствие организации профилю архива (отраслевой принцип)․
- Наличие у организации документов постоянного хранения (по актам оценки)․
- Обоснованность включения негосударственных организаций и граждан․
Этап 3: Согласование в ЦЭПК при Росархиве
Утвержденный ЭПК архива список (протокол заседания) направляется в Центральный экспертный совет при Росархиве (ЦЭПК) для окончательного согласования․ Это обязательная процедура для федеральных архивов․
Этап 4: Утверждение и публикация
После согласования ЦЭПК список утверждается приказом директора федерального архива․ Актуальные списки источников комплектования (в части организаций) часто публикуются на официальных сайтах федеральных архивов (например, РГАЭ, РГАНТД, ГАРФ и др․) в разделах «Для источников комплектования» или «Нормативные документы»․
Методическое обеспечение: Роль ВНИИДАД и Росархива
Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) разрабатывает методические рекомендации, унифицирующие подходы к комплектованию․
Ключевые документы-ориентиры:
- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения (актуальная редакция)․
- Методические рекомендации по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов․
- Типовые акты оценки документов (отраслевые и межотраслевые), которые определяют, какие именно дела подлежат передаче в архив, и, следовательно, делают организацию источником комплектования․
Особенности комплектования по отраслевому принципу
Федеральная архивная система построена по отраслевому принципу․ Состав․ Каждый федеральный архив имеет свой «профиль» комплектования:
| Федеральный архив (пример) | Основные категории источников комплектования |
|---|---|
| ГАРФ (Государственный архив РФ) | Высшие органы госвласти RSFSR/RF (Совмин, Совнарком, Президент, Правительство), центральные министерства общего профиля․ |
| РГАЭ (Российский гос․ архив экономики) | Минэкономразвития, Минфин, Минпромторг, Минэнерго, Росстат, ЦБ РФ, крупные госкорпорации (Росатом, Роскосмос, Ростех и др․), ведомства АПК, ТПК․ |
| РГАНИ (Российский гос․ архив нов․ истории) | Партийные органы (ЦК ВКП(б)-КПСС), Коминтерн, КОМСОМОЛ, общественные организации, фонды личного происхождения политиков/деятелей культуры․ |
| РГВА (Российский гос․ военный архив) | Минобороны, Генштаб, виды ВС, военные округа, военные учебные заведения, оборонные предприятия (по договорам)․ |
| РГАНТД (Российский гос․ архив науч․-тех․ докум․) | Научно-исследовательские институты, КБ, ОКБ, высшие учебные заведения профиля, оборонные и гражданские предприятия ВПК․ |
| АВПРИ (Архив внешней политики РФ) | МИД РФ, зарубежные дипломатические представительства, межгосударственные организации․ |
Работа с источниками: от включения в список к приему документов
Включение в список — это только правовое основание․ Практическая реализация комплектования включает этапы:
- Информирование: Архив направляет источнику уведомление о необходимости передачи документов (ссылка на список, акт оценки, сроки)․
- Подготовка документов источником: Описание дел по инвентарям, формирование экспертных листов, обеспечение физического состояния․
- Приемо-сдаточная работа: Работа приемо-сдаточной комиссии архива (проверка соответствия инвентарям, состояния, секретности)․
- Оформление акта приема-передачи: Юридическое завершение перехода прав собственности/оперативного управления на архив․
- Государственный учет: Внесение сведений о поступивших фондах в Госреестр фондов Архивного фонда РФ․
Актуальные вызовы и проблемы
- Динамика госструктуры: Частые реорганизации министерств и ведомств требуют оперативного обновления списков (внесение правопреемников, исключение ликвидированных)․
- Цифровые документы: Переход на электронное делопроизводство меняет технологию передачи (не бумажные дела, а электронные архивы/АИС)․ Списки источников должны учитывать наличие у организации систем электронного документооборота․
- Негосударственный сектор: Сложность выявления ценных фондов в частных компаниях и заключения договоров (немотивация собственников, коммерческая тайна)․
- Персонифицированные фонды: Работа с наследием ученых, культурных деятелей требует проактивной позиции архива (поиск наследия, переговоры с наследниками)․
Список источников комплектования федерального архива — это не статический реестр, а динамический управленческий инструмент․ Он формируется на стыке законодательства (ФЗ № 125, ст․ 20), подзаконных правил (Приказ Минкультуры № 19), отраслевых акта оценки документов и экспертных заключений (ЭПК/ЦЭПК)․
Качественное ведение этого списка обеспечивает:
- Полноту отражения истории деятельности государства в Архивном фонде РФ;
- Своевременность поступления документов (соблюдение сроков передачи);
- Правовую защищенность архива при требовании документов у источников;
- Планируемость загрузки архивных хранилищ и ресурсов описирования․
Для архивистов ключевой задачей остается не просто формальное ведение перечня, а системная аналитическая работа: мониторинг нормативных актов о создании/ликвидации органов, взаимодействие с Росархивом по согласованию изменений и проактивная работа с негосударственными источниками и лицами личного происхождения для пополнения национального архивного наследия․
Справочная информация: Статья подготовлена на основе текстов ФЗ № 125-ФЗ, Приказа Минкультуры РФ № 19, Методических рекомендаций Росархива и ВНИИДАД, а также практики работы федеральных архивов (ГАРФ, РГАЭ, РГАНИ, РГАНТД и др․)․ Дата актуальности нормативной базы: ноябрь 2026 г․