Комплектование государственных архивов, это системный процесс формирования Архивного фонда Российской Федерации․ Ключевым этапом этого процесса является определение организаций-источников комплектования (фондообразователей)․ Именно в их деятельности образуются документы, которые после истечения сроков хранения и прохождения экспертизы документов передаются в государственные архивы для вечного хранения․

Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, категорий источников и процедур работы с ними на актуальную дату (ноябрь 2026 года)․

Нормативная правовая основа

Деятельность по определению и учету источников комплектования регулируется целым комплектом нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 14, 15, 17) — базовый закон, определяющий понятие Архивного фонда РФ и порядок передачи документов․
• Постановление Правительства РФ от № 1360 «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» — основной регламент процессов․
• Приказ Росархива от № 77 — утверждает методические рекомендации по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов․
• Приказ Росархива от № 236 (в ред․ от и позд․ изм․) — «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации»․

Официальное определение источника комплектования

Согласно Методическим рекомендациям Росархива (Приказ № 77) и п․ 2․4 Правил (Постановление № 1360):

Источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов выступают государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы․

Работа по фондированию (определению фондовой принадлежности и хронологических границ) осуществляется именно в источниках комплектования (у фондообразователей) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи в архив;

Классификация организаций-источников комплектования

Традиционно и законодательно источники делятся на три большие группы:

Государственные органы и органы местного самоуправления (Основная группа)

Это базовые, обязательные источники комплектования государственных архивов соответствующего уровня (федерального, регионального, муниципального)․

• Федеральные органы исполнительной власти (министерства, ведомства, службы, агентства) — документы передаются в федеральные государственные архивы (ГАРФ, РГАЭ, РГАКФД и др․) или в архивы субъектов РФ (при наличии территориальных органов)․
• Органы законодательной власти (Государственная Дума, Совет Федерации, региональные парламенты)․
• Судебные органы (суды общей юрисдикции, арбитражные суды, Конституционный Суд РФ)․
• Органы местного самоуправления (администрации городских/сельских поселений, районов) — документы комплектовывают муниципальные архивы или государственные архивы субъектов РФ․
• Государственные внебюджетные фонды (Пенсионный фонд, ФОМС, ФСС — в историческом аспекте и текущие правопреемники)․

Государственные и муниципальные организации (учреждения, предприятия)

Организации, созданные в форме государственных/муниципальных учреждений или предприятий, полностью финансируемые из бюджета․

• Образовательные учреждения (школы, колледжи, государственные вузы)․
• Здравоохранительные организации (гос․ больницы, поликлиники)․
• Культурные учреждения (гос․ музеи, библиотеки, театры)․
• Научные организации (институты РАН, отраслевые НИИ в гос․ форме)․
• Государственные корпорации и компании с госучастием 100% (Ростатом, Роскосмос и их подведомственные предприятия)․

Важный нюанс (Правила, п․ о преобразовании): Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности ее имущества, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность․

Негосударственные организации и физические лица (Дополнительные источники)

Документы этих источников включаются в Архивный фонд РФ на основании решения Экспертной комиссии (ЭК) архивного учреждения (Приказ Росархива № 77)․ Передача осуществляется:

1. По договорам о передаче документов на хранение (платное или безвозмездное)․
2. В порядке национализации/реквизиции (исторические фонды)․
3. В качестве пожертвований/подарков (личные фонды деятелей науки, культуры, политики, семейные архивы)․
4. Документы ликвидированных негосударственных организаций, признанных имеющими историческую/научную ценность․

• Коммерческие организации: акционерные общества, ООО, если они выполняют функции естественной монополии, работают в стратегических секторах или их документы признаны уникальными․
• Общественные и религиозные организации (некоммерческие): партии, фонды, ассоциации, религиозные организации — при наличии общественного значения документов․
• Физические лица: выдающиеся ученые, писатели, художники, государственные деятели, ветераны войны и труда (личные фонды)․

Учет и ведение перечней источников комплектования

Каждый государственный архив ведет Перечень организаций-источников комплектования (согласно практике Департаментов по архивам и делопроизводству субъектов РФ и Методическим рекомендациям)․

Структура перечня обычно включает:

• Полное наименование организации-фондообразователя․
• ИНН/ОГРН (для юрлиц)․
• Вид организации (гос․ орган, учреждение, коммерческая и т․д․)․
• Статус источника: действующий, ликвидированный, преобразованный (с указанием правопреемника)․
• Ответственное структурное подразделение архива (отдел приема/фондообразования)․
• Наличие утвержденной Номенклатуры дел и сроков хранения․
• Дата последней передачи дел / плановая дата следующей передачи․

Особенность: У архива могут объективно отсутствовать профильные источники комплектования по определенным отраслям (например, на территории не функционируют организации определенного вида)․ В этом случае соответствующие разделы Перечня не заполняются, а ответственность за сохранность документов до передачи лежит на фондообразователях самих (если они не подлежат передаче в архив, а хранятся у создателя постоянно)․

Процесс взаимодействия архива с источником комплектования

Взаимодействие строится по алгоритму, закрепленному в Правилах (Пост․ № 1360) и Основных правилах работы гос․ архивов:

1. Выявление и учет: Архив вносит организацию в Перечень источников․
2. Методическое обеспечение: Архив согласовывает Номенклатуру дел организации, консультирует по делопроизводству, формированию дел, отбору документов․
3. Фондирование (на месте): Специалисты архива (или уполномоченные лица организации под контролем архива) определяют фондовую принадлежность дел, уточняют хронологические границы, проверяют оформление дел к передаче․
4. Экспертиза документов: Экспертная комиссия (ЭК) архива принимает решение о включении документов в состав Архивного фонда РФ (Приказ № 77)․
5. Передача и приемка: Оформление акта приема-передачи документов (инвентаризационных описей)․
6. Государственный учет: Внесение сведений о фонде в Государственный реестр фондов Архивного фонда РФ․

Специфические категории и сложные случаи

Организации, подвергшиеся преобразованию (ликвидации, слиянию, разделению)

Правопреемник по архивным документам определяется в соответствии с ГК РФ и ФЗ «Об архивном деле»․ Архив обязан отслеживать правопреемство и вносить правопреемника в Перечень источников․ Документы ликвидированных организаций без правопреемников передаются в архив по решению ликвидационной комиссии/суда․

Выборочный прием документов (Исторический контекст и современность)

Ранее (в советское время) широко применялся групповой выборочный прием (из многих однотипных учреждений — один фондов — лучший, худший, средний фонд) и повидовой выборочный прием (отдельные виды документов)․

Современный подход: Принцип полноты фонда․ Передаются все дела, отобранные к постоянному хранению по Номенклатуре, а не выборочные фонды․ Выборочность сохраняется только для документов временного хранения (уничтожаються после экспертизы) или при комплектовании архивами документами негосударственных организаций (по решению ЭК)․

Ведомственные архивы vs Государственные архивы

Не все гос․ организации передают документы в государственные архивы․ Крупные ведомства (МВД, МО, МИД, ФСБ, СВР, Росархив и др․) имеют свои ведомственные архивы, которые являются государственными, но не входят в систему Росархива․ Они сами являются источниками комплектования для себя․ Однако при ликвидации ведомственного архива или передаче части фондов, они становятся источниками для федеральных гос․ архивов (ГАРФ и др․)․

Резюме: чек-лист для определения источника комплектования

Таким образом, в современной российской архивной практике основными и обязательными источниками комплектования государственных архивов являются государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации․ Их документы подлежат передаче в архивы в установленные сроки по утвержденным номенклатурам․

Негосударственные организации и физические лица являются источниками на добровольной основе (договор) или по решению Экспертной комиссии архива, если их документы признаны составной частью Архивного фонда РФ․ Ключевым инструментом управления этим процессом является ведение архивом актуального Перечня организаций-источников комплектования и системная методическая работа с фондообразователями на этапе формирования дел․

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (ФЗ-125, Постановление Правительства РФ № 1360, Приказы Росархива № 77, № 236) и методических рекомендаций Федерального архивного агентства․ Актуально на ноябрь 2026 года․