Комплектование государственных архивов, это систематическая, плановая и закономерная деятельность по формированию архивных фондов документами, имеющими постоянную историческую, научную, культурную или практическую ценность. Это одна из ключевых функций архивного дела, обеспечивающая сохранение документированного наследия народа и государства. В данной статье подробно рассматриваются источники комплектования, нормативная база, этапы процесса и современные вызовы.

Правовая основа комплектования государственных архивов

Деятельность по комплектованию архивов в Российской Федерации строго регламентируется законодательством. Основными нормативными актами являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 15, 16, 17), определяет порядок передачи документов в государственные архивы, сроки хранения, категорию документов, подлежащих обязательной передаче.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие тайну (государственную, коммерческую, личную и др.).
• Постановление Правительства РФ от № 640 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве», определяет полномочия Росархива по управлению процессом комплектования федеральных архивов.
• Типовое положение о государственном архиве (утв. Росархивом) — регламентирует внутреннюю организацию работы по приему, учету и хранению документов.
• Отраслевые и ведомственные нормативные акты (приказы министерств, ведомств, региональные законы об архивном деле) — уточняют порядок передачи документов от конкретных создателей (органов власти, организаций, учреждений).

Основные источники комплектования государственных архивов

Источники комплектования, это юридические и физические лица, а также процессы, в результате которых документы поступают в архив. В архивной науке и практике их принято классифицировать по нескольким основаниям.

По организационно-правовой форме создателей (Основная классификация)

1. Органы государственной власти и управления:
   • Федеральные органы исполнительной власти (министерства, ведомства, службы, агентства).
   • Органы законодательной власти (Госдума, Совет Федерации, парламенты субъектов РФ).
   • Органы судебной власти (суды всех уровней).
   • Органы прокуратуры, следственные органы.
   • Органы местного самоуправления.
   • Государственные внебюджетные фонды (Пенсионный фонд, ФОМС и др.).

   Особенность: Документы передаются в обязательном порядке по истечении сроков хранения в создающем органе (как правило, 10 лет для дел постоянного хранения и по истечении установленных сроков для дел временного хранения, подлежащих передаче в архив).

2. Государственные и муниципальные учреждения:
   • Образовательные организации (школы, вузы, колледжи) — личные дела учащихся, зачетные книжки, журналы учета.
   • Здравоохранительные организации (больницы, поликлиники) — медицинская документация (истории болезни, родовые амплатуры — по специальным срокам).
   • Культурные учреждения (музеи, библиотеки, театры).
   • Научно-исследовательские институты и конструкторские бюро (государственные).
   • Архивные учреждения (документы собственной деятельности архива).
3. Государственные корпорации, компании и унитарные предприятия:

   Организации, где доля государства превышает 50% (Ростатом, Роскосмос, Росатом, Российские железные дороги и др.). Их архивные фонды формируются по общим правилам, но с учетом отраслевой специфики (секретность, техническая документация).

4. Ликвидированные или реорганизованные организации:

   Это один из самых объемных и сложных источников. При ликвидации/реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) все архивные документы, независимо от срока хранения, подлежат передаче в государственный архив (или к правопреемнику с последующей передачей в архив).

5. Физические лица (частные лица):
   • Деятели науки, культуры, искусства, политики, военные лидеры (личные архивы/фонды).
   • Участники исторических событий (ветераны войны, труда, репрессированные).
   • Частные коллекционеры, наследники известных личностей.

   Передача документов физическими лицами осуществляется на основании договоров о передаче (безвозмездных или платных) или путем приобретения за счет бюджетных средств.

По способу поступления документов

• Обязательная передача (плановая): Основной источник. Документы поступают от создателей (гос. органов, учреждений) в соответствии с утвержденными перечнями и сроками передачи. Является исполнением федерального закона.
• Приобретение (покупка): Применяется к документам от физических лиц, частных коллекционеров, аукционов, антикварных магазинов. Требует экспертизы подлинности и ценности, а также бюджетного обеспечения.
• Дарительство (безвозмездная передача): Физические и юридические лица передают документы в архив на основании договора дара. Часто сопровождается выдачей грамот, наград или включением имени донора в «Книгу почетных доноров».
• Изъятие (конфискация/передача по решению суда/органов правопорядка): Документы, изъятые в ходе оперативно-розыскной деятельности, таможенного контроля, судебных разбирательств, признаваемые архивными и не имеющие владельца.
• Обмен и передача между архивами: Перераспределение фондов по территориальному, ведомственному или тематическому принципам (например, передача дел из федерального архива в архив субъекта РФ);
• Сбор полевых материалов (экспедиционная работа): Запись устных историй, фото/видеосъемка объектов, сбор документов в местах стихийных бедствий, конфликтов, массовых мероприятий (современная практика «архивирования настоящего»).

По типу документов (специфика источника)

• Документы papier (бумажные): Традиционный основной массив.
• Документы на машинных носителях (фото, кино, фоно, видео): Поступают от телерадиокомпаний, киностудий, фотохрониклистов, спецподразделений.
• Электронные документы (Цифровые архивы): Самый быстрорастущий источник. Поступают от создателей в виде электронных архивов (ЭА), систем электронного документооборота (СЭД), баз данных. Требуют специального программно-аппаратного комплекса для приема, проверки подлинности, сохранения и доступа.
• Веб-архивирование: Сбор копий официальных сайтов госорганов, социальных сетей, медиа-ресурсов как архивных документов.

Этапы процесса комплектования (Технология приема)

Процесс комплектования, это не просто физическая передача коробок, а сложная архивно-техническая процедура.

Этап 1: Подготовительный (в создающем органе/у владельца)

1. Составление номенклатуры дел (утверждается ежегодно).
2. Проведение экспертизы ценности документов (акта экспертизы) с определением сроков хранения.
3. Оформление дел: скрепление, нумерация листов, составление титулов, заполнение обложек.
4. Составление передаточного опися (в 2-х экземплярах) или формирование электронного пакета передачи (для ЭД).

Этап 2: Передача и приемка в архиве

• Подача заявки на передачу (плановой или внеплановой).
• Приемка документов комиссией архива (проверка соответствия описи, состояния сохранности, полноты дел).
• Подписание акта приема-передачи архивных документов (форма № 0315060 или аналогичная для ЭД).
• Выдача создателю второго экземпляра описи с отметкой архива о приеме.

Этап 3: Внутриархивная обработка (Научно-техническая обработка)

1. Распаковка и санитарная обработка (дезинсекция, сушка, удаление скрепок/резинок).
2. Внутренняя проверка дел (соответствие содержания заглавию, хронологии, полноты).
3. Научная описание (каталогизация): Составление научной описи фонда/описания с введением, указателями имен, географических названий, предметным указателем.
4. Формирование фонда: Присвоение номера фонда, описи, дела. Размещение на стеллажах (стационарных, подвижных, компактных).
5. Внесение данных в АИС архива (Автоматизированная информационная система) — электронные каталоги, базы данных «Архив», «ЭлАР» и др.

Этап 4: Ввод в научный оборот

Публикация сведений о фонде в открытых каталогах, на сайте архива, в государственной информационной системе «Единый государственный архивный фонд» (ЕГАФ), выдача справок, предоставление доступа в читальном зале или дистанционно.

Специфика комплектования электронными документами (ЭД)

С переходом госорганов на электронный документооборот (СЭД), источники комплектования кардинально меняются:

• Объект передачи: Не бумажное дело, а информационный пакет (SIP — Submission Information Package) по стандарту OAIS / ISO 14721 / ГОСТ Р 7.0.100-2018.
• Источник: Автоматизированная рабочая станция (АРМ) архивариуса создателя, система электронного документооборота (СЭД/СЭДО), специализированное хранилище ЭД.
• Проверка при приеме: Верификация электронных подписей (ЭП), проверка целостности (хеш-сумм), соответствия форматов (PDF/A, XML, TIFF и др.), проверка вирусов, валидация метаданных.
• Долговременное хранение: Требует миграции форматов, эмуляции сред, поддержки целостности (fixity checks) на протяжении всего срока хранения.

Проблемы и современные вызовы комплектования

Роль экспертизы документов в комплектовании

Экспертиза ценности документов, это «фильтр» комплектования. Без акта экспертизы (Коллегиальной или Ведомственной) документ не может быть передан в государственный архив на постоянное хранение.

• Коллегиальная экспертиза: Проводится экспертной комиссией архива (для документов создателей, не имеющих ведомственной комиссии, а также для личных архивов, документов физлиц).
• Ведомственная экспертиза: Проводится экспертной комиссией министерства/ведомства-создателя (для своих подведомственных организаций). Архив принимает решение на основании акта ведомственной экспертизы.

Критерии отбора на постоянное хранение: историческая, научная, культурная, правовая, информационная ценность. Документы, не прошедшие экспертизу (ценность не установлена или установлен срок хранения до 10 лет), в госархив не передаются — они уничтожаются создателем по акту экспертизы.

Комплектование личными архивами (фондами физических лиц)

Это специфический, но престижный источник. Работа ведется проактивно:

1. Выявление: Мониторинг СМИ, научных публикаций, юбилеев деятелей, обращений родственников.
2. Оценка: Выезд архивариуса на место хранения (квартира, дача, гараж) для предварительного осмотра и составления описи-перечня.
3. Переговоры: Объяснение значения сохранения наследия, условия хранения, доступа, возможное вознаграждение (покупка) или налоговые льготы (для безвозмездной передачи).
4. Оформление: Договор дарения / купли-продажи / хранения. Акт приема-передачи.
5. Публичность: Пресс-релизы, открытие фонда, издание путеводителей.

Межархивное взаимодействие как источник пополнения

Государственные архивы не существуют в вакууме. Перераспределение фондов происходит по решениям:

• Росархива (между федеральными архивами, передача из федеральных в региональные и наоборот).
• Органов архивного дела субъектов РФ (внутри региона).
• Международного обмена (возвращение вывезенных архивов, получение копий документов из зарубежных архивов, РГВА, РГАСПИ, зарубежные центры).

Учет и отчетность по комплектованию

Каждый государственный архив ведет строгий учет поступлений. Основные отчетные формы:

• Форма № 1-АРХ «Отчет о состоянии и движении архивных фондов» (годовая, в Росархив/орган субъекта).
• Форма № 2-АРХ «Отчет о приеме архивных документов».
• Внутренние журналы учета поступлений (журнал регистрации входящей корреспонденции/поступлений, журнал приема-передачи дел).
• Статистические карточки фондов (по каждому фонду).

Показатели эффективности комплектования: полнота поступлений по плану (%), объем принятых документов (пог; метры / Гб), количество новых фондов/описаний, доля электронных докумендов в общем объеме поступлений.

Перспективы развития: Цифровая трансформация комплектования

Будущее комплектования лежит в плоскости «Архив 3.0 / 4;0»:

1. Автоматизированная передача (Push-модель): Прямая интеграция СЭД создателя с ЭлАР архива через шлюз межведомственного взаимодействия (СМЭВ / ЕСИА / ведомственные шлюзы). Документы передаются пакетами автоматически по достижении срока/статуса «Архив».
2. Раннее архивирование (Born-digital archiving): Архив подключается к проектированию СЭД создателя на этапе ТЗ, закладывая требования к формированию архивного пакета (метаданные по стандарту Dublin Core / RIAD / ГОСТ Р 7.0.99).
3. Блокчейн и распределенные реестры: Для подтверждения подлинности и неизменности электронных документов при передаче и хранении.
4. Искусственный интеллект: Автоматическая экспертиза ценности (классификация текстов), автоматическое заполнение метаданных, распознавание рукописных текстов (HTR) при оцифровке поступающих бумажных массивов.
5. Веб-архивирование в промышленных масштабах: Регулярный сбор снапшотов официальных сайтов, реестров, открытых данных как обязательной части фонда создателя.

Комплектование государственного архива, это сложный, многоуровневый процесс, начинающийся задолго до физического поступления документов на склад. Источники комплектования эволюционируют: на первый план выходят электронные информационные системы госорганов, веб-ресурсы и данные мониторинга социальных сетей, в то время как традиционный бумажный поток сохраняет свою значимость за счет ликвидаций организаций и пополнения личных фондов.

Ключевыми условиями качественного комплектования сегодня являются: строгое соблюдение законодательства создателями документов, внедрение единых стандартов формирования электронных архивных пакетов, развитие материально-технической базы архивов (ЦОД, спецхранилища) и повышение квалификации архивариусов в области цифрового сохранения. Только системный подход к работе со всеми источниками обеспечивает формирование полноценного, достоверного и доступного Единого государственного архивного фонда Российской Федерации.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ФЗ-125, ФЗ-149), нормативных актов Росархива, ГОСТов серии 7.0 и 7.1, а также общей теории архивного дела (архивистики).