Комплектование государственных архивов, это системный и непрерывный процесс перевода архивных документов из ведомственного или частного хранения в государственное архивное хранение для обеспечения их сохранности и общедоступности. Ключевым элементом этого процесса является определение источников комплектования, субъектов, обязанных или имеющих право передавать документы в архив. Статья посвящена детальному анализу правовой основы, классификации и процедур работы с источниками комплектования в Российской Федерации.

Правовая основа и определение понятия

Основным нормативным правовым актом, регулирующим данную сферу, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле), а также подзаконные акты, в частности Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Критериев источников комплектования государственных архивов и Порядка формирования и ведения списков источников комплектования государственных архивов».

Согласно ст. 23 Закона об архивном деле, Источники комплектования государственных и муниципальных архивов, это государственные органы, органы местного самоуправления, организации (юридические лица) и граждане (физические лица), в процессе деятельности которых образуются документы, составляющие Архивный фонд Российской Федерации, и которые передают эти документы на хранение в государственные или муниципальные архивы.

Важно: Термин «источник комплектования» закреплен в законодательстве как правовой статус, влекущий за собой конкретные обязанности по подготовке и передаче документов, а также право на получение архивных услуг.

Классификация источников комплектования

Законодательство выделяет две основные группы источников комплектования, которые различаются по правовому основанию включения в списки и объему обязанностей:

Источники комплектования по обязательному основанию (императивная группа)

В эту группу входят субъекты, включение которых в списки источников комплектования обязательно и не требует заключения дополнительных договоров. К ним относятся:

• Государственные органы (федеральные министерства, ведомства, службы, агентства, органы исполнительной власти субъектов РФ);
• Органы местного самоуправления;
• Государственные и муниципальные учреждения (бюджетные, автономные), образующие документы Архивного фонда РФ.

Их обязанность передавать документы в архив voortтекает непосредственно из закона (ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле). Архив составляет списки таких организаций на основе Критериев источников комплектования, утверждаемых Росархивом.

Источники комплектования на договорной основе (диспозитивная группа)

В эту группу входят субъекты, которые не являются государственными/муниципальными органами или учреждениями, но в процессе своей деятельности образуют документы Архивного фонда РФ. К ним относятся:

• Негосударственные организации (коммерческие и некоммерческие), если они выполняют государственные функции, управляют государственным имуществом или их документы признаны архивными по иным основаниям (например, организации, выполняющие работы по госзаказу с секретными данными, акционерные общества с госучастием более 50% и др.);
• Граждане (физические лица), обладающие документами Архивного фонда РФ (личные фонды, семейные архивы, документы известных общественных и политических деятелей, ученых, культурных деятелей).

Включение в списки источников комплектования данных субъектов производится только на основании договора, заключаемого между архивом и организацией/гражданином (ч. 2 ст. 23 Закона об архивном деле). Договор определяет права и обязанности сторон, порядок передачи, условия доступа и использования документов.

Критерии определения источников комплектования

Для единообразия подхода на федеральном и региональном уровнях Росархивом утверждены Критерии источников комплектования. Организация или гражданин признается источником комплектования, если в процессе их деятельности образуются (образувались) документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, то есть документы, имеющие:

1. Историческую, научную, культурную или иную общественную ценность;
2. Сроки хранения «Постоянно» или «Временные» (срок более 10 лет), установленные едиными типовыми номенклатурами или актами органов власти;
3. Статус документов Архивного фонда РФ (образуемые государственными органами, органами местного самоуправления, госучреждениями, а также определенные категории документов негосударственных организаций и граждан).

Порядок формирования и ведения списков источников комплектования

Процедура ведения списков — это оперативный инструмент архива для планирования приемки документов и контроля за соблюдением сроков передачи.

Кто составляет списки?

Списки источников комплектования составляются непосредственно государственным или муниципальным архивом (например, КОГБУ «ЦГАКО», ГАРФ, РГАНИ, государственные архивы субъектов РФ, муниципальные архивы).

Этапы формирования списка:

1. Сбор информации: Архив анализирует реестры организаций на соответствующей территории/в сфере ведомства, использует данные ЕГРЮЛ/ЕГРИП, сведения о лицензировании, аккредитации, о выполнении госфункций негосударственными организациями.
2. Применение критериев: Каждая потенциальная организация проверяется на соответствие Критериям источников комплектования.
3. Согласование/Утверждение:
   • Списки источников комплектования федеральных архивов утверждаются Росархивом.
   • Списки источников комплектования архивов субъектов РФ и муниципальных архивов утверждаются в порядке, установленном законодательством субъекта РФ / нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (часто с согласованием уполномоченного органа по архивному делу).
4. Приведение в действие: Утвержденные списки направляются источникам комплектования для исполнения обязанностей.

Учет и наблюдательное дело

Архив ведет учет источников комплектования. На каждую организацию — источник комплектования — заводится наблюдательное дело (на бумажном носителе и/или в электронном виде в АИС архива). В наблюдательное дело включаются:

• Копия устава/свидетельства о регистрации организации;
• Сведения о структуре, реквизитах, руководителе, архивариусе/ответственном за архив;
• Акты экспертизы документов (экспертиза ценности и сроков хранения);
• Акты приемки-передачи документов;
• Переписка с организацией, отчеты о состоянии делопроизводства и архива организации.

Обязанности источников комплектования

Вне зависимости от группы (обязательная или договорная), источники комплектования несут ответственность за:

• Обеспечение сохранности документов до момента передачи в архив (создание условий хранения, назначение ответственных лиц);
• Проведение экспертизы документов на предмет определения их ценности и сроков хранения (составление экспертной комиссии, утверждение акта экспертизы);
• Подготовку документов к передаче в архив в соответствии с Правилами передачи документов в государственные архивы (оформление дел, составление описей, упаковка, маркировка);
• Своевременную передачу документов в архив по истечении установленных сроков хранения в организации (обычно после 5 или 10 лет хранения в ведомственном архиве, в зависимости от отрасли);
• Информирование архива о реорганизации, ликвидации, смене наименования, юр. адреса, руководителя.

Особенности комплектования архивов разного уровня

Ответственность за нарушение законодательства

Источники комплектования, уклоняющиеся от обязанностей по передаче документов, нарушающие сроки передачи, допускающие порчу или утрату документов Архивного фонда РФ, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ:

• Административная ответственность (ст. 13;20 КоАП РФ — нарушение законодательства в области архивного дела и архивного хранения; штрафы на должностных лиц, юрлиц);
• Гражданско-правовая ответственность (возмещение ущерба, утерянным документам);
• Дисциплинарная ответственность для должностных лиц;
• Уголовная ответственность (ст. 243 УК РФ — уничтожение, повреждение или скрытие документов, имеющих особую историческую, научную, культурную ценность).

Современные тенденции: электронное взаимодействие

В рамках проекта «Цифровое архивное дело» и внедрения Федеральной информационной системы архивного дела (ФИС АД) происходит переход к электронному документообороту между источниками комплектования и архивами:

• Подача уведомлений о готовности документов к передаче в электронном виде;
• Передача электронных копий описей и акта приемки-передачи через ФИС АД;
• Ведение единого реестра источников комплектования в электронном формате;
• Мониторинг состояния делопроизводства в источниках комплектования дистанционно.

Резюме

Система источников комплектования — это «кровеносная система» государственных архивов. Грамотное определение круга источников, своевременное формирование и утверждение списков, ведение наблюдательных дел и построение эффективного взаимодействия (в т.ч. электронного) позволяют архивам:

1. Обеспечивать полноту и своевременность поступления документов в Архивный фонд РФ;
2. Контролировать состояние делопроизводства в организациях-донорах;
3. Планировать ресурсы (площади, штат, финансирование) на приемку, научную обработку и хранение;
4. Гарантировать права граждан и организаций на доступ к архивной информации.

Соблюдение процедур, установленных ст. 23 Закона № 125-ФЗ и Приказом Росархива № 236, является обязательным условием законной и эффективной деятельности любого государственного или муниципального архива.

---

Справочно: Статья подготовлена на основании Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Росархива от № 236, а также методических рекомендаций Росархива по организации работы с источниками комплектования.