Комплектование государственного или муниципального архива — это сложный, многоступенчатый и строго регламентированный процесс, направленный на формирование Архивного фонда Российской Федерации. От того, насколько грамотно выстроено взаимодействие между организацией (источником комплектования) и архивным учреждением, зависит сохранность важнейшей документальной памяти страны.
В данной статье мы подробно разберем, что такое архивный статус, кто такие источники комплектования, как происходит экспертиза ценности документов и как правильно организовать взаимодействие с государственным архивом.
Определение архивного статуса организации
Самое главное для любой организации, точно знать свой архивный статус. Согласно методическим рекомендациям Федерального архивного агентства, источники комплектования государственных и муниципальных архивов — это государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в архивы.
Долгое время (почти 30 лет со времен СССР) сохранялся дифференцированный подход к организациям как к источникам и не источникам комплектования. Сегодня потенциальные источники комплектования делятся на несколько групп:
- Учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы (государственные органы, органы местного самоуправления).
- Организации, документы которых принимаются частично (отбираются наиболее ценные документы, отражающие специфику их деятельности).
- Граждане, передающие документы личного происхождения.
Для того чтобы узнать, является ли организация источником комплектования, необходимо обратиться в соответствующий государственный архив, который на основе критериев оценки (профиль деятельности, форма собственности, значимость для истории и т.д.) выносит экспертное заключение и включает организацию в списки источников комплектования.
Взаимодействие организации-источника и государственного архива
Взаимодействие между организацией и архивом не ограничивается простой передачей коробок с бумагами. Это постоянный диалог, который начинается с определения фондовой принадлежности и хронологических границ архивных фондов.
Как отмечается в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов (на примере ГАРФ), работа по фондированию осуществляется непосредственно в источниках комплектования в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение.
Согласование номенклатуры дел
Номенклатура дел, это основной документ, регламентирующий процесс распределения документов в дела. Для организации критически важно своевременно предоставлять подготовленные номенклатуры дел на рассмотрение в государственный архив.
Когда предоставлять номенклатуру? Обычно номенклатура дел составляется в конце календарного года (в четвертом квартале) и согласовывается с архивным учреждением на следующий год.
При каких условиях номенклатуру точно согласуют?
- Если она составлена в соответствии с утвержденными правилами и инструкциями по делопроизводству.
- Если в ней корректно указаны сроки хранения дел, опирающиеся на действующие перечни типовых документов.
- Если учтена специфика деятельности организации (наличие специфических для данной отрасли документов).
- Если обеспечена преемственность с номенклатурой за предыдущий год.
Экспертиза ценности и отбор документов
Не все документы, образующиеся в организации, подлежат вечному хранению. Процесс комплектования невозможен без экспертизы ценности документов. В процессе заключения договоров между организацией и архивом, архив разрабатывает экспертные заключения о состоянии фондов организаций и целесообразности их отнесения к федеральному архиву на основании отдельных критериев оценки.
Экспертиза проводится в три этапа:
- В делопроизводстве (при составлении номенклатуры дел и формировании дел).
- В ведомственном архиве (при подготовке дел к передаче в госархив).
- В государственном архиве (при приеме дел на постоянное хранение).
Документы личного происхождения
Комплектование архивов осуществляется не только за счет юридических лиц. Методические рекомендации Федерального архивного агентства подробно описывают работу с документами личного происхождения (дневники, переписки, мемуары, фотографии выдающихся граждан).
Основания для приема документов от граждан включают добровольное волеизъявление владельца. В этом случае архив ведет учет источников комплектования, формирует наблюдательные дела, проводит экспертизу ценности личных бумаг и только после этого осуществляет их официальный прием на хранение.
Комплектование архива электронными документами
В современных реалиях процесс комплектования невозможен без работы с электронными носителями. Согласно проекту Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов, от источников комплектования электронные документы Архивного фонда РФ принимаются государственными и муниципальными архивами строго по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.
Это означает, что организация должна обеспечить сохранность электронных документов в течение нескольких лет (в зависимости от типа документа) на собственных серверах, обеспечив их техническую и программную совместимость с системами государственного архива, прежде чем передать их на постоянное хранение.
Процесс комплектования государственного архива, это фундамент сохранения исторического наследия и юридической преемственности. Для любой организации понимание своего статуса источника комплектования, грамотное составление номенклатуры дел и соблюдение правил экспертизы ценности документов — это не просто бюрократическая обязанность, а важнейший вклад в формирование достоверной истории общества и государства.