Комплектование муниципальных архивов – это процесс формирования, пополнения и систематизации архивного фонда муниципального архива документами, полученными от организаций‑источников и граждан. Данный процесс регулируется комплексом нормативных правовых актов, методических рекомендаций и внутренних регламентов архивных учреждений.

Правовая основа комплектования

Основные источники правового регулирования:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 6, пункт 3).
• Законы и нормативные правовые акты субъектов РФ, в т;ч. законы Свердловской области о региональном государственном контроле за соблюдением архивного законодательства.
• Нормативные правовые акты Федерального архивного агентства (ФАА) и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела.
• Муниципальные правовые акты, уставы архивных учреждений и их внутренние положения.
• Методические рекомендации Росархива по работе с документами личного состава.

Все перечисленные документы содержат обязательные требования, нарушение которых может стать основанием для проведения контрольных (надзорных) мероприятий.

Ключевые понятия

Организации‑источники

Организации, от которых муниципальный архив получает документы, классифицируются по следующим критериям:

• Форма собственности: государственная, муниципальная, частная, смешанная.
• Место нахождения (территориальная принадлежность к муниципальному образованию).
• Тип деятельности (образовательные, медицинские, производственные, культурные и т.п.).

Документы личного происхождения

К документам личного происхождения относятся личные дела, биографические справки, кадровые документы, документы о семейных отношениях и др. Их комплектование регулируется отдельными методическими рекомендациями, где указаны:

• Классификация по типу и содержанию.
• Требования к хранению, учёту и использованию.
• Порядок передачи от граждан к архиву;

Этапы комплектования муниципального архива

1. Определение перечня документов‑источников – формируется на основе нормативных правовых актов и перечней типовых архивных документов (приложение 1 к ФЗ‑125).
2. Составление номенклатуры дел – документируется в виде реестра, где указаны названия дел, их содержание, сроки хранения и форма (бумажная/электронная).
3. Приём и проверка документов – проводится контроль соответствия полученных материалов установленным требованиям (полнота, достоверность, отсутствие запрещённых к хранению материалов).
4. Регистрация и учёт – каждый документ фиксируется в журнале приёма и в системе электронного учёта (если документ оцифрован).
5. Хранение – размещение в соответствующих помещениях (основные и вспомогательные) с учётом нормативных режимов хранения (температура, влажность, защита от света).
6. Обеспечение доступа – формирование карточек доступа, определение категорий пользователей (служебный, исследовательский, публичный).

Требования к помещениям архивов

Согласно Главе V Правил архивного дела, помещения делятся на:

• Основные помещения – предназначены для хранения, учёта, комплектования и использования архивных документов.
• Вспомогательные помещения – административно‑хозяйственного, технического и бытового назначения (офисы, мастерские, складские помещения).

Для каждого типа помещения устанавливаются нормативные режимы:

• Температура: 18‑22 °C.
• Влажность: 45‑55 %.
• Отсутствие прямого солнечного света и пыли.
• Система пожарной и охранной сигнализации.

Особенности комплектования документами личного происхождения

Росархив разработал методические рекомендации, в которых указано:

• Классификация документов (личные дела, биографии, медицинские карты и др.).
• Требования к конфиденциальности и защите персональных данных.
• Порядок получения согласия от граждан на передачу их документов в архив.
• Условия доступа: ограниченный доступ, только для исследователей с соответствующим допуском.

Контроль и надзор

Контроль за соблюдением правил комплектования осуществляется:

• Региональными органами государственного контроля (надзора) – в Свердловской области, например, через проверку соответствия перечню обязательных актов.
• Внутренними аудитами архивных учреждений.
• Периодическим мониторингом электронных систем учёта.

При выявлении нарушений составляется акт, в котором указываются конкретные нарушения и сроки их устранения.

Практические рекомендации для архивных работников

1. Вести актуальный реестр номенклатуры дел – обновлять его при каждом изменении в законодательстве или структуре организации‑источника.
2. Обеспечить правильную классификацию – использовать единые классификаторы (например, ОКУД, ОКПД).
3. Контролировать сроки хранения – своевременно проводить оценку утилизации или передачи в постоянное хранение.
4. Осуществлять цифровизацию – при возможности переводить бумажные документы в электронный вид, соблюдая требования к электронному архиву.
5. Обучать персонал – проводить регулярные семинары по изменениям в нормативных актах и методикам работы с документами.

Комплектование муниципальных архивов – это сложный, но системный процесс, который требует строгого соблюдения правовых норм, технических требований к хранению и внимательного отношения к документам личного происхождения. При правильной организации работы архивных учреждений сохраняется историческая память муниципального образования, обеспечивается доступ к документам для исследователей и граждан, а также гарантируется законность и прозрачность всех процедур.

Помните: каждый этап комплектования должен быть документирован, а все действия – соответствовать требованиям федеральных, региональных и муниципальных нормативных актов.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.