Комплектование – это процесс передачи, приемки и включения в архивный фонд документов, созданных или полученных организациями‑источниками. Данный процесс регулируется рядом нормативных актов, методических рекомендаций и практических инструкций, разработанных Федеральным архивным агентством (Росархив) и другими профильными институтами.

Правовая база

Основные нормативные документы, определяющие порядок комплектования, включают:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – фиксирует права и обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций‑источников.
2. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (утверждены Федеральным архивным агентством).
3. Методические рекомендации:
   • по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения;
   • по определению организаций‑источников комплектования;
   • по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов.

Все эти документы образуют единую нормативную основу, на которой строятся процедуры в государственных и муниципальных архивах.

Кто является источником комплектования?

Согласно методическим рекомендациям, к источникам комплектования относятся:

• Государственные органы и их подразделения;
• Органы местного самоуправления (муниципальные учреждения, администрации районов, городов и т.п.);
• Государственные и муниципальные предприятия, учреждения и организации всех форм собственности (государственная, муниципальная, частная, смешанная);
• Негосударственные организации, если они являются источником (например, крупные научные центры, культурные учреждения, которые передают документы в архив в рамках договоров).

Для каждой организации формируется список источников комплектования, который включается в нормативные акты архива (приказ, положение).

2.1 Критерии отнесения к источникам

Отнесение организации к источникам комплектования производится архивом на основе следующих критериев:

• Форма собственности (государственная, муниципальная, частная, иные);
• Место нахождения (федеральный, региональный, муниципальный уровень);
• Функциональная направленность (административные, экономические, социальные, культурные и т.д.);
• Объём и значимость создаваемой документации (историзм, системность, целостность).

Этапы процессa комплектования

1. Определение списка источников – формируется на основе методических рекомендаций, учитываются все организации, подлежащие передаче документов.
2. Согласование номенклатуры дел – архив и организация‑источник согласовывают классификацию и наименования дел, чтобы обеспечить единообразие в архивных описаниях.
3. Подготовка документов к передаче:
   • Отбор документов, подлежащих передаче (с учётом сроков хранения, утилизации и т.п.);
   • Создание описательных карточек (сведения о деле, единицах хранения, датах, авторах);
   • Оформление актов передачи.
4. Приёмка в архив – проверка соответствия переданных материалов нормативным требованиям, регистрация в журнале приёма, внесение в учётные регистры.
5. Включение в архивный фонд – присвоение архивных номеров, размещение в соответствующих отделах, обеспечение условий хранения.

Комплектование документами личного происхождения

Документы личного происхождения (корреспонденция, личные записки, дневники, фото) имеют особый статус. Их комплектование регулируется отдельным документом:

Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (ВНИИДАД).

4.1 Особенности работы с личными документами

• Необходимо учитывать право на неприкосновенность частной жизни и согласовывать передачу с владельцами (наследниками).
• Описательная часть должна включать сведения о субъекте (ФИО, даты жизни), контексте создания и исторической ценности документа.
• Для электронных личных документов применяются те же принципы, что и для электронных архивных материалов (см. раздел 5).

Электронные архивные документы

С ростом цифровизации в архивной сфере особое внимание уделяется электронным документам. В 2024‑2025 гг. было разработано Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов (Федеральное архивное агентство).

5.1 Ключевые положения рекомендаций

• Определение форматов, подлежащих архивированию (PDF/A, TIFF, XML, электронные таблицы, базы данных).
• Требования к метаданным (автор, дата создания, тип документа, права доступа).
• Обеспечение долговременного доступа – миграция форматов, резервное копирование, контроль целостности.
• Разработка схемы электронного обмена между источником и архивом (использование защищённых каналов, электронных подписей).

5.2 Практический алгоритм комплектования электронных документов

1. Идентификация электронных материалов, подлежащих передаче (по срокам, юридическому статусу).
2. Экспорт файлов в архивные форматы и генерация метаданных.
3. Создание электронного акта передачи (подписанного электронной подписью).
4. Передача через защищённый канал (SFTP, HTTPS, специализированные архивные порталы).
5. Регистрация в электронном реестре архива, присвоение уникального идентификатора.
6. Хранение в специализированных системах (ЭХС – электронный архивный справочник, DMS).

Обязанности государственных и муниципальных органов

Согласно статье 23 Федерального закона № 125‑ФЗ, органы обязаны:

• Вести список организаций‑источников и регулярно его обновлять;
• Обеспечивать своевременную передачу документов, соответствующих установленным срокам хранения;
• Согласовывать номенклатуру дел с архивом;
• Сохранять оригиналы и копии в соответствии с нормативами;
• Участвовать в проверках и аудите архивных процессов.

Нарушение этих обязанностей влечёт административную ответственность и может стать основанием для привлечения к ответственности в рамках законодательства об архивном деле.

Классификационная схема списка организаций‑источников

Для удобства формирования и использования списка источников применяется классификационная схема, включающая 21 раздел, сгруппированных по функциональному признаку:

• Административные органы (федеральные, региональные, муниципальные);
• Финансово‑экономические организации (банки, страховые компании, налоговые органы);
• Образовательные учреждения;
• Научные и исследовательские институты;
• Культурные учреждения (музеи, театры, библиотеки);
• …
• Иные организации (неправительственные, международные, частные компании).

Каждый раздел имеет подкатегории, позволяющие точно определить место организации в системе архивного комплектования.

Проблемы и пути их решения

8.1 Проблемы

• Недостаточная информированность организаций‑источников о своих обязанностях;
• Отсутствие единой информационной системы для обмена документами;
• Сложности при миграции электронных форматов и обеспечении их долговременной сохранности;
• Неоднородность подходов к классификации и описанию документов.

8.2 Рекомендации

1. Проведение регулярных информационных семинаров и вебинаров для органов‑источников.
2. Внедрение единых электронных платформ (например, «Единый архивный портал»), позволяющих автоматизировать процесс передачи и учёта.
3. Разработка стандартов миграции и регулярный аудит цифровых архивов.
4. Создание универсального справочника номенклатуры дел, согласованного между архивом и всеми источниками.

Комплектование государственных и муниципальных архивов – это сложный, но критически важный процесс, обеспечивающий сохранность исторических, правовых и управленческих документов. Его эффективность зависит от:

• Чёткой правовой регламентации;
• Системного подхода к определению и классификации источников;
• Согласованного взаимодействия между архивом и организациями‑источниками;
• Адаптации к цифровой среде и внедрения современных технологий.

Только при соблюдении всех перечисленных требований архивные фонды смогут выполнять свою главную задачу – сохранять память государства и общества для будущих поколений.

Список использованных нормативных актов и рекомендаций

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (ВНИИДАД).
3. Методические рекомендации по определению организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов (Федеральное архивное агентство).
4. Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (Федеральное архивное агентство, 2024‑2025 гг.);
5. Приказ ФАА от № 24 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».