Комплектующиеся архивы – это архивные фонды, которые находятся в процессе постоянного пополнения документами, образующимися в результате деятельности государственных, муниципальных и негосударственных организаций, а также физических лиц. Данная статья раскрывает все ключевые аспекты их формирования, учёта и использования.

Понятие и правовая база

Термин «комплектующиеся архивы» закреплён в нормативных актах, регулирующих архивное дело в РФ:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации», изданные Федеральным архивным агентством;
• Методические рекомендации по определению организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Согласно пункту 2.2 указанных правил, архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода. Пункт 2.3 допускает формирование специальных комплектов для рационального хранения и использования.

Ключевые положения закона

1. Обязанность государственных архивов вести постоянный учёт поступающих документов.
2. Обеспечение сохранности и доступности архивных материалов.
3. Регулярное обновление списков организаций‑источников (см. доклад А. В. Юрасова, 2017 г.).

Структура и классификация комплектующихся архивов

Для удобства управления и поиска в архивных фондах применяется многоуровневая классификационная схема:

• По уровню управления: федеральные, региональные, муниципальные.
• По типу источника: государственные органы, муниципальные органы, коммерческие организации, некоммерческие организации, физические лица.
• По тематике: политика, экономика, культура, военное дело, социальные вопросы и др.
• По форме документа: бумажные, электронные, фото‑ и кинохроники.

Примерная классификационная схема, предложенная в методических рекомендациях, выглядит так:

Государственный архив РФ
 1.1. Фонд центральных органов власти
 1.2. Фонд региональных органов
Муниципальный архив
 2.1. Фонд органов местного самоуправления
 2;2. Фонд муниципальных предприятий
Специальные архивы (музеи, библиотеки, научные организации)

Процесс комплектования: от поступления до учёта

Комплектование архивов – это последовательный процесс, включающий несколько этапов:

1. Идентификация источника. Определяется, к какой категории относится организация‑источник (государственная, муниципальная, частная).
2. Приём документов. Документы передаются в архив в оригинальном виде или в виде копий (в случае ограничений по конфиденциальности).
3. Экспертиза ценности. Оценка исторической, правовой и информационной значимости документа. При необходимости проводится оценка подлинности и консервационная экспертиза.
4. Классификация и описание. Присваивание классификационных кодов, составление описательных карточек (метаданных) согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
5. Регистрация в учётных системах. Ввод данных в автоматизированную систему учёта (например, «Электронный архивный фонд»).
6. Хранение. Помещение документов в соответствующие архивные помещения (физические или электронные хранилища) с учётом требований по температуре, влажности и защите от внешних воздействий.
7. Обеспечение доступа. Формирование запросов, выдача копий, оцифровка и размещение в открытых электронных каталогах (при наличии прав доступа).

Источники комплектования

Основные категории организаций‑источников, от которых поступают документы в государственные и муниципальные архивы, перечислены в методических рекомендациях:

• Государственные органы – министерства, ведомства, суды, прокуратура, органы исполнительной и законодательной власти.
• Муниципальные органы – администрации, муниципальные предприятия, школы, больницы.
• Некоммерческие организации – фонды, общественные объединения, религиозные учреждения (пример – выставка «Православная Русь» в ЦВЗ «Манеж», 2025 г.).
• Коммерческие предприятия – крупные корпорации, отраслевые ассоциации.
• Физические лица – семейные архивы, личные документы, фотокарты, письма.

Для каждой категории разработаны специальные формы отчётности и графики передачи документов, что позволяет поддерживать постоянный поток пополнения архивных фондов.

Методика и стандарты комплектования

В работе с комплектующимися архивами применяется совокупность нормативных документов и методических рекомендаций:

Ключевые принципы методики:

• Принцип полноты. Архивный фонд должен отражать всю совокупность документов, образованных в процессе деятельности источника.
• Принцип достоверности. Описание и регистрация должны быть точными и проверяемыми.
• Принцип доступности. Пользователи должны иметь возможность получать информацию в соответствии с установленными правами доступа.
• Принцип сохранности. Все документы хранятся в условиях, обеспечивающих их долгосрочную сохранность.

Примеры реализации в России

Ниже представлены несколько реальных проектов, демонстрирующих работу комплектующихся архивов:

1. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – основной хранитель документов центральных органов власти. С 2022 г. реализована программа «Электронный архивный фонд», позволяющая автоматически принимать электронные документы от государственных органов.
2. Региональный архив Тульской области – в 2024 г. завершён проект по комплектованию архивов документами о Великой Отечественной войне, включающий фото‑ и кинохронику, полученную от ветеранов и их семей.
3. Музей-выставка «Православная Русь» (ЦВЗ «Манеж», 2025 г.) – совместный проект с Росархивом, в рамках которого были переданы более 3 000 документов, относящихся к церковной истории, в государственный архив.
4. Система «Электронный архив муниципального уровня» – в 2023‑2025 гг. в 12 муниципалитетах России внедрена автоматизированная система приёма и учёта документов от органов местного самоуправления.

Проблемы и перспективы развития

Несмотря на значительные успехи, в работе комплектующихся архивов остаются актуальные задачи:

• Недостаточная автоматизация. Многие муниципальные архивы используют устаревшие бумажные формы учёта.
• Разнородность форматов. Появление новых цифровых форматов (blockchain‑документы, облачные хранилища) требует адаптации нормативов.
• Ограничения доступа. Необходим баланс между открытостью и защитой персональных данных.
• Финансирование. Содержание и модернизация архивных помещений требует значительных инвестиций.

Перспективные направления развития:

1. Создание единой национальной информационной платформы для обмена документами между архивами разных уровней.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста в сканированных документах.
3. Развитие цифровой консервации – долгосрочное хранение электронных файлов в специализированных хранилищах.
4. Расширение публичных онлайн‑каталогов с возможностью получения копий документов через электронные сервисы.

Комплектующиеся архивы России являются жизненно важным элементом национального информационного пространства. Они обеспечивают непрерывность исторической памяти, поддерживают правовую основу для исследований и позволяют гражданам получать доступ к документам, формирующим их права и обязанности.

Эффективное комплектование требует строгого соблюдения правовых норм, применения современных методик и постоянного обновления технологической базы. При правильном подходе архивные фонды смогут сохранять документы «вечными», а общество – пользоваться их ценностью в интересах культуры, науки и государства.

Дата последнего обновления статьи: 10 июля 2026 г.