Дата актуализации:

Содержание

1. Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?
2. Правовые основы оформления и хранения
3. Кто имеет право требовать копию?
4. Как правильно оформить копию?
5. Процедура выдачи копии работодателем
6. Хранение копии в архиве: сроки и требования
7. Особенности в Украине
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Копия трудовой книжки – это точное воспроизведение всех записей из оригинального документа, выполненное в виде фотокопии, скан‑изображения или печатного варианта.

Копия может потребоваться в следующих ситуациях:

• передача трудовой истории в архив организации;
• предоставление сведений в Пенсионный фонд (ПФР) или в органы соцзащиты;
• оформление государственных льгот, субсидий, социальных выплат;
• проверка при трудоустройстве на новом месте;
• в случае утери оригинала – для восстановления записи.

Важно помнить, что копия должна быть заверена в соответствии с законодательством, иначе она может быть признана недействительной.

Правовые основы оформления и хранения

В России регулирование копий трудовых книжек осуществляется несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст; 66) – обязанность работодателя вести трудовую книжку и предоставлять копию по требованию работника.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок формирования и хранения архивных документов, в т.ч. копий трудовых книжек.
• Приказ Минтруда РФ № 6н от – порядок заверения копий трудовых книжек печатью и подписью работодателя.
• Постановление ПФР № 124 от – прием сканированных копий трудовых книжек в электронный архив ПФР.

Для Украины применимы аналогичные нормативные акты:

• Трудовой кодекс Украины;
• Закон Украины «Об архивном деле»;
• Постановления Пенсионного фонда Украины о приёме скан‑копий трудовых книжек.

Кто имеет право требовать копию?

Согласно ТК РФ, право на получение копии трудовой книжки имеют:

1. Сам работник (по собственному запросу).
2. Работодатель – в случае необходимости предоставления сведений в органы контроля, ПФР, суд и т.п.
3. Органы государственной власти (проверяющие органы, суд, органы соцзащиты) – по официальному запросу.
4. Наследники работника – в случае смерти сотрудника, при наличии соответствующего свидетельства о праве наследования.

Важно: только работодатель может заверить копию своей подписью и печатью. Самостоятельное заверение копии работником не считается юридически действительным.

Как правильно оформить копию?

Процесс оформления копии трудовой книжки делится на несколько этапов:

Выбор формы копии

• Фотокопия – традиционный способ, выполненный на копировальном аппарате.
• Скан‑изображение – предпочтительно, так как позволяет хранить документ в электронном виде и передавать в ПФР.
• Печатный вариант – распечатывается из скан‑файла, затем заверяется.

Технические требования к скану

• Разрешение не менее 300 dpi (для читаемости мелкого шрифта).
• Формат файла – PDF/A-1 (архивный формат) или TIFF без сжатия.
• Все страницы трудовой книжки должны быть видимы полностью, без обрезки.

Заверение копии

1. Работодатель проверяет соответствие копии оригиналу.
2. На каждой странице ставится отметка «Копия» печатью организации.
3. Подпись ответственного лица (директора, главного бухгалтера) ставится рядом с печатью.
4. Указывается дата заверения в формате ««__» _______ 2026 г.».

Пример заверяющей надписи:

Копия трудовой книжки
_____________________/Иванов И.И.
(директор)
«10» июля 2026 г.

Процедура выдачи копии работодателем

Если работник обратился с просьбой о копии, работодатель обязан выполнить запрос в течение 5 рабочих дней (ст. 66 ТК РФ).

1. Получение письменного заявления от работника (можно в виде электронного письма).
2. Проверка наличия оригинала трудовой книжки в архиве организации.
3. Создание копии согласно пункту 4 этой статьи.
4. Заверение копии печатью и подписью.
5. Передача копии работнику лично или отправкой заказным письмом.
6. Ведение реестра выдачи копий (дата, ФИО получателя, количество копий).

Если оригинал отсутствует (например, уволенный сотрудник забрал книжку), работодатель обязан предоставить выписку из реестра трудовых книжек с указанием всех записей.

Хранение копии в архиве: сроки и требования

Копии трудовых книжек, как правило, хранятся в деле кадровой документации организации. При этом существуют два уровня архивного хранения:

Внутренний архив организации

• Срок хранения – 30 лет после прекращения трудовых отношений (по статье 5 Федерального закона № 125‑ФЗ).
• Копии хранятся в закрытом помещении, доступ к которым имеют только уполномоченные лица.
• Необходимо вести реестр архивных документов с указанием номера, даты создания копии и места хранения.

Государственный архив (при передаче в архивные фонды)

• Трудовые книжки передаются в архив только в случае ликвидации организации или по требованию государственных органов.
• Копии должны быть оформлены в виде архивных комплектов (папка, листовое покрытие, описание).
• Срок хранения в государственном архиве – не менее 75 лет (по нормативам архивного дела).

Для электронных копий применяется система Электронного архива (ЭА):

• Файлы сохраняются в защищённом хранилище с резервным копированием.
• Каждому файлу присваивается уникальный идентификатор и метаданные (дата создания, ФИО сотрудника, номер оригинала).
• Доступ к электронным копиям регулируется политикой информационной безопасности организации.

Особенности в Украине

В Украине процесс получения и хранения копий трудовых книжек регулируется аналогично, но есть несколько отличий:

• Пенсионный фонд Украины (ПФУ) принимает скан‑копии трудовых книжек в электронном виде даже после завершения переходного периода (информация от ).
• Законодательство допускает внесение записей в электронный реестр трудовой истории без обязательного наличия бумажной книжки.
• Работодатель обязан выдать копию в течение 3 дней после запроса (по статье 44 ТК Украины).
• Для заверения копии в Украине достаточно подписи работодателя и печати организации; нотариальное заверение не требуеться.

Тем не менее, при международных переводах работников рекомендуется использовать двуязычную заверенную копию (русский/украинский), чтобы избежать недоразумений.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за копию трудовой книжки?

По закону копию выдавать обязуется бесплатно. Плата может взиматься только за услуги по доставке (например, курьером), если это оговорено в коллективном договоре.

Можно ли самостоятельно заверить копию дома?

Нет. Заверять копию может только уполномоченный представитель работодателя (директор, главный бухгалтер) с печатью организации.

Как восстановить запись, если оригинальная книжка утеряна?

Работник обращается в отдел кадров с заявлением. Работодатель готовит выписку из реестра трудовых книжек и, при согласовании с ПФР, оформляет дубликат трудовой книжки.

Можно ли хранить только электронную копию?

Для внутренних нужд организации электронная копия допустима, однако при проверке со стороны государственных органов может потребоваться печатный заверенный вариант.

Сколько копий можно сделать?

Закон не ограничивает количество копий, однако каждая копия должна быть заверена и зарегистрирована в реестре выдачи.

Копия трудовой книжки – важный документ, который нужен как работнику, так и работодателю для подтверждения трудовой истории, получения социальных льгот и архивного хранения. Оформление копии требует соблюдения строгих требований: точное воспроизведение, сканирование в архивном формате, заверение печатью и подписью, а также ведение реестра выдачи.

Соблюдение правовых норм (ТК РФ, закон об архивном деле, нормативы ПФР) гарантирует, что копия будет признана действительной как в государственных органах, так и в суде. В Украине аналогичные процедуры регулируются национальными актами, при этом ПФУ активно принимает скан‑копии.

Помните: своевременное и корректное оформление копии трудовой книжки защищает интересы обеих сторон и упрощает процесс архивирования.

Если у вас остались вопросы – обратитесь в отдел кадров вашей организации или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.