Краевой архив по личному составу – специализированное подразделение государственных архивов, которое занимается сбором, систематизацией, хранением и предоставлением документов, связанных с персоналом государственных, муниципальных и частных организаций, функционирующих на территории края․ Такие архивы создаются в соответствии с постановлениями региональных властей и федеральным законодательством о государственной архивной деятельности․

Правовое основание и цель создания

Основные нормативные акты, регулирующие деятельность краевых архивов по личному составу:

1. Постановление главы администрации региона о создании Архива документов по личному составу (например, 3 февраля 1993 г․ – постановление главы администрации Краснодарского края)․
2. Федеральный закон «Об архивных делах» № 125‑ФЗ․
3. Приказы и распоряжения органов исполнительной власти, определяющие порядок формирования, хранения и передачи документов․

Главные задачи краевого архива:

• Обеспечение сохранности оригинальных документов по личному составу․
• Создание единой информационной базы данных о персонале, уволенных и ликвидированных организациях․
• Поддержка процессов аттестации, тарификации, награждения и расчёта заработной платы․
• Предоставление документов исследователям, историкам и гражданам в рамках законодательства о доступе к архивным материалам․

Какие документы хранятся в архиве?

В архивах по личному составу собираются самые разнообразные документы, среди которых:

• Приказы и распоряжения о приёме, перемещении, увольнении сотрудников․
• Трудовые договоры и трудовые книжки․
• Финансовые документы, являющиеся основанием для выплаты заработной платы (расчётные листки, ведомости)․
• Протоколы заседаний квалификационных, учебных и аттестационных комиссий․
• Книги, списки, журналы учёта личного состава, личные карточки и дела․
• Документы по аттестации, тарификации и награждению (приказы о повышении квалификации, наградные листы)․
• Свидетельства об образовании, дипломы, сертификаты․
• Штатные расписания и организационные схемы подразделений․

Структура и организация работы

Краевой архив обычно делится на несколько отделов:

Электронные каталоги и базы данных

Современные краевые архивы активно используют цифровые решения:

• Единая база данных АС‑Архив 3․6 под управлением СУБД MS SQL – обеспечивает быстрый поиск по документам, их цифровой просмотр и выгрузку․
• Тематические базы данных на MS Access – хранят списки фондов, рубрикаторы, индексы по отдельным периодам (досоветский, советский)․
• Онлайн‑порталы «Архивы России», где можно узнать место хранения документов по личному составу и подать электронный запрос․

Примеры краевых архивов по личному составу

Краснодарский край

Государственное казённое учреждение «Архив документов по личному составу Краснодарского края» (адрес: 350072, г․ Краснодар)․ Основные функции:

• Комплектование архива документами ликвидированных организаций, предприятий федеральной, краевой и смешанной формы собственности․
• Хранение более 25 лет исторических материалов, включая документы периода Великой Отечественной войны․

Красноярский край

Государственный архив Красноярского края имеет электронный каталог, где доступны фонды:

• Рубрикатор фондов досоветского периода․
• Рубрикатор фондов советского периода․
• Фонды с документами по личному составу․

Вологодская область

Областной архив по личному составу расположен по адресу: ул․ Маяковского, д․ 30, Вологда․ В архиве хранятся:

• Приказы и распоряжения о приёме, перемещении, увольнении․
• Трудовые договоры, протоколы комиссий, личные карточки․

Ставропольский край

Государственное казённое архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» также ведёт отдельный фонд документов по личному составу, доступный через портал «Архивы России»;

Как получить доступ к документам?

Для получения копий или ознакомления с документами необходимо выполнить несколько шагов:

1. Определить нужный фонд – воспользоваться электронным каталогом или обратиться к справочнику фондов на сайте архива․
2. Подать запрос – оформить письменный запрос (можно онлайн через портал «Архивы России») с указанием конкретных документов, периода и целей исследования․
3. Удостоверить личность – предоставить паспортные данные и, при необходимости, доверенность․
4. Оплатить услуги (если это предусмотрено нормативными актами) – копирование, сканирование, выдача оригиналов․
5. Получить результат – в течение установленного срока архив выдаст запрошенные материалы в оригинале, копиях или в электронном виде․

Важно помнить, что некоторые документы могут быть ограничены в доступе (например, содержащие персональные данные, охраняемые законом о защите персональных данных)․

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация архивных фондов и внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания текста (OCR) и семантического поиска․
• Создание единой региональной платформы, объединяющей архивы всех краёв России, что упростит межрегиональный поиск․
• Развитие публичных онлайн‑выставок, где исторические документы по личному составу будут доступны широкой аудитории․

Краевой архив по личному составу – важный элемент государственной архивной системы, который обеспечивает сохранность и доступность информации о трудовой истории граждан и организаций․ Благодаря современным электронным каталогам и единым нормативным базам, доступ к этим документам становится всё более удобным и быстрым, что открывает новые возможности для историков, юристов, социологов и всех, кто интересуется трудовой историей региона․

Дата актуализации:  01:47 UTC