Архив – государственное учреждение, которое обеспечивает сохранность документов, создаёт условия для их использования и удовлетворяет информационные потребности населения. Любой человек или организация, которой необходимы сведения из архивных фондов, имеет право подать запрос. Ниже подробно рассмотрено, кто именно может обратиться в архив, какие виды запросов существуют и как правильно оформить обращение.

Категории заявителей

Согласно законодательству и практике работы архивов, запрос могут подавать следующие лица и организации:

• Физические лица – граждане РФ, иностранные граждане, лица без гражданства, проживающие за рубежом (консульские запросы).
• Юридические лица – организации любого вида собственности (государственные, муниципальные, коммерческие, некоммерческие).
• Органы государственной власти и местного самоуправления – запросы служебного характера от законодательных и исполнительных органов.
• Иностранные представительства и консульства – запросы, связанные с защитой прав и интересов их граждан за пределами России.

Таким образом, архив открыт для широкого круга заявителей: от обычного гражданина, желающего подтвердить трудовой стаж, до крупной компании, нуждающейся в справке о прошлой деятельности ликвидированного предприятия.

Виды запросов, принимаемых архивом

Архив классифицирует поступающие обращения по их содержанию. Наиболее востребованными являются социально‑правовые запросы, которые делятся на три группы:

1. Служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти.
2. От физических и юридических лиц.
3. Консульские запросы от российских и иностранных граждан, проживающих за рубежом.

К социально‑правовым запросам относятся обращения о подтверждении:

• трудового стажа и размера заработной платы;
• службы в воинских частях и формированиях;
• состояния здоровья;
• награждения, присвоения званий;
• получения образования;
• применения репрессий;
• актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть) и т.п.

Помимо социально‑правовых, архивы принимают также тематические (информация по определённой проблеме, событию или факту) и генеалогические запросы (установление родства, история семьи).

Как определить, в какой архив обращаться

Выбор архива зависит от уровня подчинения организации, в которой работал интересующий вас человек:

• Федеральные архивы – если требуется информация о сотрудниках организаций федерального подчинения.
• Государственные архивы субъектов РФ – для данных о лицах, работавших в организациях республиканского, краевого, областного подчинения.
• Муниципальные архивы – когда речь идёт о предприятиях городского и районного подчинения.
• Специализированные архивы – например, Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

Для удобства поиска подходящего архива можно воспользоваться:

• сайтом Федеральной архивной службы России;
• интернет‑путеводителем по архивам России, содержащим сведения о 31 федеральном и 49 региональных архивах (более 140 тыс. фондов).

Требования к оформлению запроса

Заявление составляется в свободной форме, но обязательно адресуется директору архива. В нём должны быть указаны следующие данные:

• фамилия, имя, отчество интересующего лица (в текущем виде и фамилия в запрашиваемый период; при смене фамилии – год её изменения);
• адрес, куда необходимо направить ответ архива;
• контактный телефон заявителя;
• о чём и для какой цели запрашивается информация.

В зависимости от типа запроса дополнительно указываются:

Запрос о трудовом стаже

Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), год рождения, место работы, точные даты приема, перемещений, увольнения, названия должностей и подразделений, местонахождение предприятия (учреждения, организации), район, город.

Запрос о заработной плате

Те же данные, что и для стажа, плюс указание лет, за которые требуется справка о зарплате.

Запрос об образовании

Ф.И.О., дата и год рождения, место учебы, точные даты обучения, местонахождение учреждения, район, город, специальность, факультет, отделение.

Запрос об актах гражданского состояния

Место жительства, Ф.И.О. заявителя (в т.ч. девичья фамилия), национальность, место рождения, церковь, в которой сделана метрическая запись, точная дата события.

Запрос о репрессиях (раскулачивание, лишение избирательных прав, выселение)

Ф.И.О. главы семьи, состав семьи с указанием возраста на момент события, место жительства (подробное название населённого пункта и сельского совета), дата, указание того, что произошло (раскулачивание, конфискация имущества, выселение, лишение избирательных прав).

Запрос о награждении

Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), дата рождения, место работы на момент награждения, годы работы, местонахождение предприятия, район, город, дата или год награждения; для справки о «Медали материнства» – количество детей и даты их рождения.

Заявление можно подать лично, по почте, факсом, а также электронной почтой. Некоторые архивы принимают запросы по телефону, однако письменная форма остаётся предпочтительной для официального оформления ответа.

Сроки исполнения и стоимость услуг

Согласно Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от г.):

• Срок исполнения социально‑правового запроса по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
• По решению руководства архива срок может быть продлён, но не более чем на дополнительные 30 дней, при условии обязательного уведомления заявителя.
• Если ответ не поступил в установленные сроки, заявитель имеет право обратиться в орган управления архивным делом региона с запросом о причинах задержки.

Бесплатные услуги включают:

• выполнение стандартных социально‑правовых запросов;
• работа в читальном зале архива (за исключением специфических платных услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей).

Платные услуги могут взиматься в следующих случаях:

• срочное исполнение запроса (в течение 1–5 дней);
• выдача дубликата или переоформление утраченной/испорченной справки (кроме случаев, документально подтверждённых как несчастный случай);
• изготовление нескольких экземпляров одной справки;
• запрос о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 месяцев подряд);
• запрос об имущественных правах;
• иные виды работ, включённые в номенклатуру платных услуг, утверждаемую Федеральной архивной службой России и директором архива.

Льготные условия (сниженная стоимость или бесплатное предоставление) могут быть установлены для отдельных категорий заявителей: пенсионеры, инвалиды, детские дома и другие социально‑защищённые группы.

Примеры типовых запросов и ответов

Пример 1. Запрос о трудовом стаже

Кому: Директору Государственного архива г. Москвы
От: Иванов Иван Иванович, проживающий по адресу: ул. Ленина, д. 10, кв. 5, г. Москва
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Суть запроса: Требуется подтверждение трудового стажа Ивана Ивановича Иванова с по в ООО «Пример» (г. Москва, район Центральный).

Пример 2. Запрос о заработной плате

Кому: Директору Федерального архива экономической документации
От: ООО «СтройИнвест», ИНН 7701234567, юридический адрес: пр. Мира, д. 25
Телефон: +7 (499) -87‑65‑43
Суть запроса: Необходима справка о среднемесячной заработной плате сотрудника Петрова Сергея Владимировича за период 2010‑2015 гг. (место работы: ЗАО «СтройСервис», г. Санкт‑Петербург, район Admiralteysky).

Пример 3. Ответ архива (архивная справка)

На бланке архива указывается:

1. Наименование документа – «АРХИВНАЯ СПРАВКА»;
2. Текст справки с хронологическим перечислением подтверждённых фактов (должности, периоды работы, размеры выплат и т.д.);
3. Поисковые данные: номера фондов, описей, дел, листов документа, послуживших основанием для составления справки;
4. Подпись уполномоченного сотрудника и печать архива.

В случае отсутствия необходимых документов архив выдаёт мотивированный ответ с указанием причин отсутствия и рекомендациями по дальнейшему поиску информации (например, обращение в другой архив, в органы ЗАГС, в бывшие бухгалтерии предприятия и т.д.).

Архив является доступным институтом для любого гражданина или организации, которым необходимы подтверждающие документы из прошлого. Социально‑правовые запросы – самый распространённый вид обращений, и они выполняются бесплатно в стандартные сроки, за исключением определённых платных ситуаций (срочность, дубликаты, большие периоды и т.д.).

Для успешного обращения важно:

1. Определить, к какому уровню подчинения относится интересующая организация;
2. Выбрать соответствующий архив (федеральный, региональный или муниципальный);
3. Сформировать запрос, включив все обязательные реквизиты и специфические данные в зависимости от типа информации;
4. Следить за сроками ответа и, при необходимости, уточнять статус запроса.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете получить нужные архивные справки, выписки или копии документов без лишних затруднений и защитить свои личные имущественные и трудовые права.