КУВО ГАВО – это центральный архивный центр Воронежской области, который занимается сбором, хранением, систематизацией и предоставлением доступа к документам, отражающим историю, культуру, экономику и общественно‑политическую жизнь региона.

Содержание статьи

1. История создания и правовой статус
2. Структура и подразделения
3. Фонды и основные коллекции
4. Услуги, оказываемые архивом
5. Порядок доступа к документам
6. Оцифровка и цифровые ресурсы
7. Прейскурант платных услуг
8. Политика обработки персональных данных
9. Контактная информация

История создания и правовой статус

Казенное учреждение Воронежской области Государственный архив Воронежской области (КУВО ГАВО) было образовано в результате постановления правительства Воронежской области, направленного на систематизацию архивного дела в регионе. С момента своего основания архив неоднократно переосмысливался и модернизировался:

• 2010 г. – опубликован первый Путеводитель по фондам КУВО ГАВО, содержащий полное описание всех фондов и их содержания.
• 2016 г. – путеводитель прошёл полную переработку с учётом изменений в составе фондов, появившихся после 2010 года.
• 2023 г. – расширение парка оборудования компании ЭЛАР, что позволило улучшить процессы оцифровки и хранения микрофильмов.

Официальное полное наименование учреждения: казенное учреждение Воронежской области Государственный архив Воронежской области. Сокращённое название – КУВО ГАВО. Архив находится в ведении Службы по делам архивов Ханты‑Мансийского автономного округа – Югры, что обеспечивает единый нормативный контроль над архивным делом в России.

Структура и подразделения

Для эффективного выполнения своих функций архив имеет следующую структуру:

• Отдел фондов и описания – отвечает за приём, классификацию и описание поступающих документов.
• Отдел доступа и обслуживания пользователей – организует работу читального зала, выдачу копий и консультации.
• Отдел оцифровки и цифровых технологий – реализует проекты сканирования, создания электронных архивов и их публикацию в сети.
• Отдел платных услуг и бухгалтерии – формирует и контролирует прейскурант платных услуг.
• Отдел информационной безопасности – обеспечивает защиту персональных данных и соблюдение требований законодательства.

Фонды и основные коллекции

Архив хранит более 30 миллионов единиц хранения различных форматов. Наиболее значимые фонды включают:

• Фонд А1 – документы административных органов Воронежской области за 1917‑1991 гг.
• Фонд В1 – материалы по сельскому хозяйству и колхозному движению.
• Фонд В2 – архивные материалы предприятий тяжелой промышленности.
• Фонд 1В – личные дела государственных служащих.
• Фонд 1К – коллекция картографических материалов.
• Фонд 1Ф – фотодокументы, плакаты, рекламные листовки.
• Фонд 2Ф – аудио‑ и видеодокументы (кино, фоно, видеодокументы).

Важно отметить, что в читальном зале КУВО ГАВО отсутствуют технические средства просмотра/прослушивания аудио‑/видеодокументов. Поэтому запросы на выдачу материалов из фондов 1Ф, 2Ф и аналогичных, требующих специализированного оборудования, не принимаются. Пользователям рекомендуется обращаться в отдел оцифровки для получения электронных копий.

Услуги, оказываемые архивом

КУВО ГАВО предоставляет широкий спектр услуг, как бесплатных, так и платных:

Бесплатные услуги

• Консультации по вопросам поиска и использования архивных материалов.
• Предоставление справочной информации в читальном зале.
• Выдача копий документов в виде фотокопий (при условии наличия оригинала).

Платные услуги

• Изготовление ксерокопий, сканированных копий и цифровых файлов.
• Экспертные заключения и исторические справки.
• Оформление и доставка документов за пределы архива.
• Услуги по оцифровке аудио‑ и видеоматериалов.

Полный прейскурант платных услуг доступен в официальных документах архива.

Порядок доступа к документам

Для получения доступа к архивным материалам необходимо выполнить следующие шаги:

1. Регистрация пользователя. Заполнить заявление в читальном зале, указав цель исследования.
2. Предоставление удостоверения личности. Для физических лиц – паспорт, для юридических – учредительные документы.
3. Согласование запроса. Сотрудники отдела доступа проверяют наличие запрашиваемых материалов и их доступность.
4. Оплата услуг. При необходимости (копирование, сканирование) производится оплата согласно прейскуранту.
5. Работа в читальном зале. Пользователь может работать только в специально отведённом помещении, соблюдая правила поведения.

Особое внимание уделяется защите конфиденциальных сведений. Доступ к документам, содержащим персональные данные, предоставляется только после согласования с отделом информационной безопасности.

Оцифровка и цифровые ресурсы

С 2020‑х годов архив активно внедряет цифровые технологии:

• Оборудование компании ЭЛАР позволяет сканировать документы формата A0‑A4, а также микрофильмы.
• Создан Электронный архив КУВО ГАВО – открытая часть, доступная через официальный сайт, где размещены метаданные и цифровые копии наиболее востребованных материалов.
• В рамках проекта «Цифровая Воронежская область» архив участвует в обмене данными с региональными библиотеками и музеями.

Для получения цифровых копий аудио‑ и видеоматериалов необходимо оформить отдельный запрос в отдел оцифровки. После завершения работ архив предоставляет файлы в форматах MP3, MP4 или PDF (для фотодокументов).

Прейскурант платных услуг

Ниже приведены ориентировочные цены (актуальны на 2026 год). Точные расценки могут изменяться, уточняйте их в отделе платных услуг.

Оплата производится наличными в кассе архива или безналичным переводом на расчётный счёт учреждения.

Политика обработки и защиты персональных данных

КУВО ГАВО строго соблюдает требования Федерального закона «О персональных данных». Основные положения политики:

• Персональные данные собираются только в объёме, необходимом для выполнения архивных функций.
• Доступ к персональным данным имеют только уполномоченные сотрудники отдела информационной безопасности.
• Все запросы, содержащие персональные сведения, подлежат обязательному согласованию с пользователем.
• Хранение и обработка данных осуществляется в соответствии с сертифицированными средствами защиты информации.
• Пользователь имеет право запросить исправление, блокировку или удаление своих данных в любой момент.

Подробный документ «Политика в области обработки и защиты персональных данных в КУВО ГАВО» доступен по запросу в отделе информационной безопасности.

Контактная информация

Адрес: 394000, г. Воронеж, ул. Петрова, д. 12

Телефон: +7 (473) -23‑45‑67

Электронная почта: info@gavogov.ru

Часы работы читального зала: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)

Сайт: https://gavogov.ru

Для уточнения деталей работы с архивными материалами рекомендуется предварительно записаться по телефону или через форму обратной связи на официальном сайте.

Казенное учреждение Воронежской области Государственный архив Воронежской области (КУВО ГАВО) – это современный архивный центр, сочетающий традиционные методы хранения документов с передовыми цифровыми технологиями. Благодаря постоянному обновлению оборудования, расширению спектра услуг и строгому соблюдению нормативов по защите данных, архив успешно обслуживает как научных исследователей, так и широкую публику, интересующуюся историей региона.

Если вы планируете работать с архивными материалами, внимательно ознакомьтесь с порядком доступа и прейскурантом услуг, а при необходимости обратитесь к специалистам архива – они помогут вам получить нужную информацию в максимально удобной форме.