Квалификационный справочник (КС) – нормативный документ, который фиксирует квалификационные характеристики должностей, определяет требования к образованию, опыту и профессиональным навыкам, а также устанавливает систему оплаты труда работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований и иных учреждений архивного дела.

Правовая основа

Справочник утверждён в рамках Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – ЕКС). Он регулирует:

• Требования к квалификации работников государственных архивов;
• Порядок формирования и изменения должностных окладов;
• Классификацию должностей по уровням ответственности и сложности труда.

Документ имеет обязательную юридическую силу и применяется во всех территориальных органах Федеральной архивной службы, а также в муниципальных архивах и в архивах ведомств.

Структура справочника

Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов» состоит из нескольких ключевых подразделов:

1. Общие положения – цели, задачи и принципы квалификационной системы.
2. Классификация должностей – деление на группы и уровни (руководители, специалисты, служащие).
3. Требования к квалификации – образование, профессиональная подготовка, стаж, специальные навыки.
4. Функциональные обязанности – перечень задач, которые должен выполнять сотрудник.
5. Система оплаты труда – порядок расчёта месячного должностного оклада и надбавок;
6. Порядок аттестации и повышения квалификации – процедуры ежегодных оценок и профессионального развития.

Классификация должностей

3.1 Руководящие должности

К ним относятся директора государственных архивов, начальники отделов, руководители центров хранения документации. Характеристики:

• Уровень ответственности – высокий;
• Требуемый уровень образования – высшее (бакалавр/магистр) в области архивоведения, истории, информационных технологий;
• Опыт работы – не менее 5 лет в архивной сфере, из которых минимум 2 года на руководящих позициях;
• Необходимые компетенции – стратегическое планирование, управление персоналом, бюджетирование, внедрение цифровых технологий.

3.2 Специалисты

В эту группу входят архивисты, специалисты по цифровой обработке документов, эксперты по консервации, аналитики архивных фондов.

• Образование – высшее (бакалавр/магистр) в архивоведении, библиотековедении, ИТ, консервации;
• Опыт – от 2 до 5 лет в соответствующей специализации;
• Ключевые навыки – работа с нормативно-правовыми актами, электронными архивными системами, методики консервации, аналитика данных.

3.3 Служащие

Сюда относятся администраторы, регистраторы, сотрудники службы поддержки, помощники руководителей.

• Образование – среднее профессиональное или высшее (в зависимости от уровня должности);
• Опыт – от 1 года;
• Навыки – документооборот, работа с базами данных, клиент-ориентированность.

Квалификационные характеристики

4.1 Образование и профессиональная подготовка

Для каждой группы должностей в справочнике указаны минимальные требования к:

• Виду и уровню образования;
• Наличию сертификатов (например, сертификат архивного специалиста, сертификат по работе с электронными архивными системами);
• Прохождению профессиональных курсов и стажировок.

4.2 Стаж и опыт работы

Требования к стажу различаются в зависимости от уровня должности:

4.3 Профессиональные навыки и компетенции

Для каждой должности определён перечень обязательных и желательных навыков. Пример для архивиста‑специалиста:

• Знание нормативных правовых актов в сфере архивного дела;
• Умение работать с электронными архивными системами (E-Archive, АРХ‑ИС);
• Навыки консервации бумажных и электронных документов;
• Аналитическое мышление и умение готовить отчёты.

Система оплаты труда

Оплата труда работников государственных архивов состоит из:

1. Месячного должностного оклада – фиксированная часть, определяемая в зависимости от уровня должности и квалификационных характеристик;
2. Надбавок – за выслугу лет, особые условия труда, профессиональные достижения;
3. Премий – по результатам аттестации, выполнения плановых показателей.

Размер оклада рассчитывается по формуле, установленной в ЕКС, и регулярно пересматривается в соответствии с инфляцией и изменениями в тарифных сетках.

Аттестация и повышение квалификации

Аттестация проводится ежегодно и включает:

• Оценку выполнения должностных обязанностей;
• Проверку соответствия квалификационным характеристикам;
• Рекомендации по повышению квалификации (курсы, семинары, дистанционное обучение).

Сотрудники, успешно прошедшие аттестацию, могут претендовать на повышение уровня должности, увеличение оклада и получение дополнительных надбавок.

Практическое применение справочника

Для эффективного использования КС рекомендуется:

1. Регулярно обновлять сведения о квалификации сотрудников в кадровой базе;
2. Проводить внутренние обучающие мероприятия, соответствующие требованиям справочника;
3. Включать квалификационные характеристики в процессы подбора персонала и карьерного планирования;
4. Контролировать соответствие начислений оклада установленным тарифам.

Квалификационный справочник работников государственных архивов – фундаментальный документ, который обеспечивает:

• Прозрачность и объективность в оценке квалификации персонала;
• Справедливую систему оплаты труда;
• Согласованность требований к образованию и опыту с реальными задачами архивного дела;
• Поддержку профессионального роста сотрудников.

Соблюдение требований справочника повышает эффективность работы архивных учреждений, способствует сохранению культурного наследия и внедрению современных технологий в архивную практику.

Дата актуализации: 11 июля 2026 г.