Государственный архив Калужской области (ГАКО) является главным хранилищем документов, касающихся истории региона с XVII века по наши дни. Одной из самых востребованных категорий фондов являются документы по личному составу — источники, необходимые для подтверждения стажа, присвоения пенсий, установления судебных фактов, а также для генеалогических и исторических исследований.

В данной статье подробно описано, какие именно фонды хранятся в архиве, как к ним получить доступ, как оформить запрос и какие нюансы нужно учитывать при работе с персональными данными.

Структура архива и место хранения личных дел

Важно понимать, что в ГАКО нет единого «фонда личных дел». Документы по личному составу разнесены по различным фондам в зависимости от ведомственной принадлежности организации, в которой работал человек.

Основные группы фондов с документами по личному составу:

• Фонды дореволюционных учреждений (XVII — 1917 г.): Калужская губернская правление, уездные земства, городские управления, духовное управление, военные части, учебные заведения, заводы и фабриты (например, Малоярославецкая мануфактура). Здесь хранятся служебные списки, формуляры, ревизские сказки, confesionalные росписи.
• Фонды советского периода (1917 — 1991 г.): Это самый массивный блок. Включает фонды:
  • Областного и районных исполкомов Советов депутатов трудящихся;
  • Областного комитета КПСС (партийные анкеты, автобиографии, характеристики);
  • Профсоюзных организаций;
  • Промышленных предприятий (КЗ «Тяжмаш», Калужский приборостроительный завод, Калужский турбостроительный завод и др.);
  • Сельскохозяйственных организаций (совхозы, колхозы, МТС);
  • Образовательных учреждений (университеты, техникумы, школы);
  • Медицинских учреждений;
  • Внутренних дел (МВД/НКВД) — с ограниченным доступом;
  • Судебных и прокуратурских органов.
• Фонды современного периода (с 1991 г.): Документы администрации области, министерств и ведомств, ликвидированных юридических лиц (банков, предприятий), переданных в архив в установленном порядке.

Что именно входит в понятие «документы по личному составу»:

1. Личные дела служащих/работников: анкеты, автобиографии, копии документов об образовании, справки о награждениях, листы учета отпусков, приказы о приеме/увольнении/переводе/поощрении/наказании.
2. Служебные списки и формуляры: особенно характерны для довоенного времени, военной и госслужбы.
3. Дела о присвоении званий, классных чинов, пенсий (до 1917 г. и советского периода).
4. Кадровые заказы и распоряжения: часто хранятся отдельно от личных дел в делах организационно-распорядительного характера.
5. Личные карточки учетов (форма № 1-лс, Т-2 и др.): для советского и современного периода.
6. Партийные и комсомольские документы: анкеты, мандаты, характеристики (в фондах партийных организаций).

Сроки хранения и режим доступа (Законодательная база)

Работа с документами, содержащими персональные данные, строго регламентируется законодательством РФ.

Ключевые нормативные акты:

• ФЗ «Об архивном деле в РФ» (№ 125-ФЗ): ст. 17 (Сроки хранения), ст. 22 (Режим доступа).
• ФЗ «О персональных данных» (№ 152-ФЗ): защита прав субъектов персональных данных.
• Приказ Минкультуры РФ от № 526: «Об утверждении типовых сроков хранения документов…».

Сроки хранения (типовые):

Режим доступа (Ст. 22 Закона об архивном деле):

• Открытые документы: Истек срок ограничения доступа (обычно 75 лет с момента создания документа или 100 лет с момента рождения физлица). Доступ предоставляется всем пользователям.
• Документы с ограниченным доступом: Срок 75/100 лет не истек. Доступ предоставляется:
  • Саму субъекту персональных данных (или его нотариально заверенному представителю);
  • Родственникам (при предъявлении документов, подтверждающих родство, и свидетельства о смерти гражданина);
  • Судам, прокуратуре, следственным органам (по официальным запросам);
  • Пенсионному фонду (СФР) — по запросам о назначении пенсий.

Как найти нужное дело: Инструменты поиска

Прежде чем обращаться в архив, нужно определить фонд, опись и дело. Без этих реквизитов архивариус не сможет выдать документ.

Основные поисковые ресурсы:

1. Единая государственная автоматизированная информационная система архивов (ЕГАИСА) / Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Федеральная база путеводителей. Введите в поиске «Государственный архив Калужской области» и ищите по ключевым словам: название предприятия, учреждения, «личные дела», «кадры».
2. Сайт ГАКО (gako.ru): Раздел «Фонды» -> «Путеводители» или «Информационно-справочная система». На сайте часто выкладывают сканированные путеводители по фондам (PDF) и электронные описи.
3. Информационно-справочная система «Память Калужской земли»: Специализированный ресурс для поиска участников ВОВ, репрессированных, а также по метрическим книгам.
4. Электронные описи в читальне: В читальне архива доступны локальные базы данных (АИС «Архив»), которые полнее интернет-версий.

Алгоритм самостоятельного поиска:

1. Определите точное название организации (на момент работы человека). Учтите переименования: например, «Калужский тракторный завод» -> «КЗ Тяжмаш» -> «АО Тяжмаш».
2. Найдите номер фонда этой организации в путеводителе.
3. Откройте опись (обычно опись № 1 — основная деятельность, опись № 2 — кадровые/личные дела, но нумерация может отличаться).
4. В описи найдите раздел: «Личные дела», «Кадровый отдел», «Организационно-кадровые вопросы».
5. Личные дела обычно упорядочены алфавитно или по хронологии приема. Найдите фамилию и запомните номер дела.

Способы обращения в ГАКО

Вариант 1: Личный визит в читальну (Научно-справочная работа)

• Адрес: 248000, г. Калуга, ул. Ленина, д. 109 (историческое здание).
• Режим работы читальни: Обычно Вт–Сб 9:00–17:00 (понедельник — санитарный день/закрыт). Обязательно проверяйте актуальное расписание на сайте gako.ru перед поездкой.
• Что взять: Паспорт РФ. При работе с ограниченными документами — документы, подтверждающие родство (свидетельства о рождении, браке, смерти) и нотариальную доверенность, если действуете от чужого имени.
• Порядок: Регистрация читательского билета -> Заказ дел по реквизитам (фонд, опись, дело) через электронный каталог или карточки заказа -> Получение дел (обычно в день заказа или на следующий рабочий день) -> Работа с документами (фото без вспышки обычно разрешено, сканирование — по согласованию).

Вариант 2: Письменный запрос (Почта / Электронная почта / Портал Госуслуг)

Подходит, если вы знаете точные реквизиты дела или просите справку/выписку для пенсии/суда.

• Адрес для почты: 248000, г. Калуга, ул. Ленина, д. 109, ГАКО.
• E-mail: arhiv@gako.ru (актуальный адрес уточняйте на сайте).
• Портал Госуслуг: Услуга «Предоставление архивной справки, выписки, копии документа» (раздел «Культура и отдых» -> «Архивные услуги»). Это самый быстрый и отслеживаемый способ.

Структура грамотного запроса:

1. ФИО заявителя, адрес проживания, телефон, e-mail.
2. ФИО лица, по которому ищется информация (полностью, с указанием даты рождения).
3. Название организации, годы работы (приблизительные).
4. Цель обращения: «Подтверждение стажа для ПФР», «Установление судебного факта», «Генеалогическое исследование».
5. Что именно требуется: Справка-выписка (официальный документ с печатью, имеет юридическую силу) или Копия дела/листов (для личного изучения).
6. Копии документов, подтверждающих личность заявителя и родство (если запрос не от самого субъекта).

Вариант 3: Запрос через Социальный фонд России (СФР / бывший ПФР)

Если цель — подтверждение стажа для пенсии, лучше всего обратиться в МФЦ или СФР. Они сами направляют межведомственный запрос в ГАКО. Это бесплатно для гражданина и исключает ошибки в оформлении запроса. Срок ответа по закону — до 10 рабочих дней (плюс почтовые сроки).

Платные услуги и сроки исполнения

Согласно Приказу Минкультуры РФ № 1080 (и локальным актам ГАКО), следующие услуги являются платными (для физических лиц — в некоммерческих целях часто применяются льготные тарифы или бесплатно в рамках квоты, уточняйте в архиве):

• Поиск документов по теме (за 1 час работы архивариуса).
• Изготовление копий (ксерокопия, скан, фото).
• Выдача архивной справки / выписки (с печатью и подписью директора).
• Перевод документов с древнерусского/латинского/немецкого (если требуется).

Сроки исполнения письменных запросов:

• Поиск и подготовка справки — до 30 календарных дней (ст. 23 ФЗ «Об архивном деле»).
• Сложные запросы (большие объемы поиска) — до 60 дней с уведомлением заявителя.
• Запросы от СФР/судов — до 10 рабочих дней.

Специфические сложности и советы

Ликвидированные и реорганизованные предприятия

Если предприятие ликвидировано, его архив обязан быть передан в ГАКО (или в архив вышестоящей организации, а затем в ГАКО). Однако в 90-е и 2000-е годы передача происходила хаотично. Часть дел могла погибнуть, часть находится в ведомственных архивах (например, архивы Минобороны, Росгвардии, Россельхозбанка и т.д.), часть — в муниципальных архивах районов.

Совет: Если в ГАКО фонда нет, спрашивайте архивариуса: «Куда передан архив организации Х?» или проверяйте «Реестр архивных фондов, хранящихся в государственных архивах» на сайте Росархива.

Документы НКВД/МВД/КГБ (Репрессированные)

Дела по личному составу органов госбезопасности (спецотделы, ГУЛАГ, пограничные войска) и дела репрессированных хранятся в:

• Центральном архиве ФСБ России (Москва) — основные следственные дела.
• Архиве Управления ФСБ по Калужской области, картотеки, оперативные дела, личные дела сотрудников органов.
• ГАКО, фонды НКВД Калужской области (фонд Р-1948 и др.), но доступ строго ограничен (ст. 22, ч. 2 Закона об архивном деле). Реабилитированным и родственникам выдаются выписки по запросу в Управление ФСБ или через ГАКО.

Метрические книги и ревизские сказки (Доворейские времена)

Это не «личные дела» в современном понимании, но основной источник по личному составу населения до 1917 г.

• Метрические книги (Рождество, Венчание, Смерть): Хранятся в ГАКО (фонды духовного управления, приходов). Оцифрованы и доступны на сайте FamilySearch.org (бесплатно после регистрации) и в читальне ГАКО.
• Ревизские сказки (1719–1858): Фонд Калужской казенной палаты, губернского правления. Также оцифрованы на FamilySearch.
• Исповедальные росписи: Годовые списки прихожан. Очень ценны для генеалогии.

Военные документы (ВОВ, Гражданская война)

Личные дела офицеров и генералов РИА/Красной Армии часто находятся в РГВИА (Санкт-Петербург) и ЦАМО (Подольск). В ГАКО могут храниться только дела местных военизированных организаций (Осоавиахим, ВУС, партизанские отряды Калужской области). Для поиска участников ВОВ используйте сайты «Память народа» (pamyat-naroda.ru) и «Подвиг народа» (podvignaroda.ru).

Контакты ГАКО (Актуальные на 2024–2025 гг.)

• Полное наименование: Государственное казенное учреждение «Государственный архив Калужской области» (ГКУ «ГАКО»).
• Адрес: 248000, Калужская обл., г. Калуга, ул. Ленина, д. 109.
• Телефон справки / приемной: +7 (4842) -6-XX-XX (уточняйте на сайте, номера меняются).
• Телефон читальни (научно-справочной работы): +7 (4842) -6-XX-XX.
• Официальный сайт: gako.ru (разделы: «Фонды», «Услуги», «Контакты», «Для пользователей»).
• E-mail: arhiv@gako.ru или gako@admoblkaluga.ru.
• ВКонтакте / Telegram: У архива есть официальные группы для новостей и консультаций.

Чек-лист перед обращением

Перед тем как писать или ехать, подготовьте:

• [ ] ФИО полностью (как в паспорте/метрике, учитывайте варианты написания: Е/Ё, И/Й, двойные фамилии).
• [ ] Дата рождения (хотя бы год).
• [ ] Название организации/учреждения/войсковой части (точное, на момент работы).
• [ ] Годы работы/службы (примерные).
• [ ] Цель (пенсия, суд, история рода, справка в архив).
• [ ] Документы-основания (паспорт, свидетельства о рождении/браке/смерти родственников, доверенность, решение суда, запрос СФР).
• [ ] Реквизиты дела (Фонд, Опись, Дело) — если уже нашли в путеводителе/ЕГАИСА.

Государственный архив Калужской области, это ключевой ресурс для восстановления биографий жителей региона. Успех поиска зависит от точности исходных данных (где и когда работал человек) и понимания структуры фондов. Для пенсионных и судебных целей наиболее надежным путем является запрос через СФР/МФЦ. Для генеалогии и истории — самостоятельная работа в читальне или заказ справок через Госуслуги с предварительным изучением путеводителей на сайте gako.ru и портале archives.gov.ru;

Архивариусы ГАКО профессиональны и заинтересованы в помощи, но они не могут искать «иголку в стоге сена» без точных ведомственных ориентиров. Подготовьте запрос грамотно — и вы получите результат.