Личные фонды – это совокупность документов, создаваемых или получаемых в процессе личной, семейной, профессиональной или общественной деятельности конкретного лица (фондодержателя). Их комплектование в государственных и муниципальных архивах является важнейшей задачей, позволяющей обеспечить сохранность исторически ценных материалов, а также их доступность для исследователей.
Нормативно‑правовая база
Организация хранения, комплектования, учёта и использования документов личного происхождения регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет общие принципы формирования и пополнения архивных фондов.
- Приказ Федерального архивного агентства от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках».
- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах – содержат единый подход к работе с личными фондами, в т.ч. с электронными документами.
Понятие личного фонда
Личный фонд (иногда называют фондом личного происхождения) включает в себя:
- документы личного характера (корреспонденция, дневники, фотографии, рукописи);
- документы профессионального характера (служебные записки, научные отчёты, патенты);
- семейные документы (акты рождения, брака, свидетельства о смерти, семейные альбомы);
- электронные материалы (электронные письма, файлы, базы данных).
Этапы комплектования личных фондов
Идентификация и привлечение фондодержателя
На этом этапе архивный сотрудник (специалист по комплектованию) устанавливает контакт с потенциальным фондодержателем, разъясняет правовые аспекты передачи документов и формирует договор о передаче (или акт).
Оценка ценности документов (экспертиза)
По результатам экспертизы формируются:
- Опись дел постоянного хранения (приложение 1);
- Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2);
- Опись по личному составу (приложение 3);
- Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).
Приёмка документов
Документальное оформление приёмки включает:
- Расписку – подписывается начальником (специалистом) отдела комплектования с расшифровкой ФИО фондодержателя.
- Акт приема‑передачи – подписывается двумя сторонами (архивом и фондосдатчиком) в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Описание (опись) и оформление справочного аппарата
Титульный лист описи дел по личному составу обязателен. Он содержит:
- Полное название архива‑источника;
- Наименование фонда;
- Номер и название описи;
- Крайние даты охватываемых документов.
Учёт и регистрация
После описания документы вносятся в:
- Единый реестр архивных фондов;
- Электронную базу учёта (система «ГАРАНТ» или аналогичные).
Хранение и обеспечение доступа
Документы размещаются в соответствии с их классификацией:
- Постоянное хранение – в условиях, обеспечивающих сохранность (контроль температуры, влажности, защита от света);
- Временное хранение – в специальных отделах с ограниченным сроком доступа.
Классификационная схема и система описания
Для построения списка организаций‑источников применяется примерная классификационная схема, разработанная в соответствии с Федеральным законом 125‑ФЗ. Основные уровни классификации:
- Сфера деятельности (государственная, муниципальная, научно‑техническая, культурная и т.д.);
- Тип организации (министерство, вуз, научный институт, общественное объединение);
- Подразделение (отдел, лаборатория, кафедра);
- Фонд (личный, семейный, профессиональный).
Для описания документов применяется ГОСТ 7;12‑93 «Система описания архивных документов», а при работе с электронными материалами – ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
Особенности работы с электронными документами личного происхождения
Электронные документы включаются в личный фонд наравне с бумажными, однако требуют дополнительных мер:
- Создание метаданных (формат, размер, дата создания, контрольная сумма);
- Обеспечение технической целостности (регулярные проверки контрольных сумм);
- Хранение в сертифицированных цифровых хранилищах с резервным копированием;
- Оформление электронного акта приема‑передачи в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивном деле».
Проблемы и пути их решения
Правовые вопросы
Не подлежат выделению документы общественных объединений и негосударственных организаций, если они находятся в фондах личного происхождения их руководителей. Решение – оформление отдельного согласия на передачу и уточнение прав собственности.
Недостаточная информированность фондодержателей
Для повышения готовности к комплектованию проводят информационные кампании, семинары и разрабатывают публичные методические рекомендации (в виде буклетов и онлайн‑курсов).
Технические ограничения при работе с электронными материалами
Решения:
- Внедрение стандартизированных форматов (PDF/A, TIFF, XML);
- Создание единой цифровой платформы «ГАРАНТ‑Электрон», интегрированной с архивными системами учёта.
Практические рекомендации для архивных сотрудников
- Подготовка к работе с фондодержателем: собрать информацию о типе и объёме документов, уточнить юридический статус.
- Проведение экспертизы ценности: привлечь специалистов‑историков, консерваторов и, при необходимости, юристов.
- Оформление актов и расписок: использовать типовые формы, проверять подписи и расшифровки ФИО.
- Создание описи: следовать ГОСТ 7.12‑93, включать полные сведения о каждом документе (название, дата, автор, физическое/электронное местоположение).
- Регистрация в реестре: ввести данные в электронную систему учёта, привязать к уникальному идентификатору фонда.
- Организация хранения: распределить документы по зонам постоянного и временного хранения, обеспечить контроль доступа.
- Обеспечение доступа исследователям: разработать правила выдачи, вести журнал выдач, предоставлять копии в соответствии с законодательством о доступе к архивным материалам.
Комплектование личных фондов в архивах – сложный, но жизненно важный процесс, требующий строгого соблюдения правовых норм, методических рекомендаций и технических стандартов. Правильная организация всех этапов – от привлечения фондодержателя до обеспечения долгосрочного хранения – позволяет сохранить уникальные свидетельства личной и общественной истории для будущих поколений.