Государственный архив Республики Казахстан (ГА РК) – это ключевое учреждение, отвечающее за комплектование, хранение и использование документального наследия страны. Эффективная работа архива невозможна без квалифицированного личного состава, который обеспечивает выполнение всех функций, предусмотренных уставом и законодательством.

Общие сведения о личном составе ГА РК

Личный состав государственного архива включает в себя:

• руководящий аппарат (директор, заместители директора, chief‑officers);
• специалистов по комплектованию и обработке документов;
• реставраторов и консерваторов;
• каталогизаторов и библиографов;
• IT‑специалистов, отвечающих за электронные архивы и цифровизацию;
• работников обслуживающего персонала (секретари, бухгалтеры, технический персонал).

Согласно Типовым штатам государственных архивов (Приказ и.о. Министра культуры и спорта РК от 9 августа 2018 г. № 203), штатная численность архива определяется в зависимости от его уровня (республиканский, областной, городской, районный) и объёма хранящихся фондов.

Руководящий аппарат

Директор архива

Директор – высшее должностное лицо, отвечающее за стратегическое планирование, взаимодействие с государственными органами, привлечение финансирования и обеспечение соблюдения законодательства в области архивного дела. Назначается приказом уполномоченного органа (Министерства культуры и информации РК) после конкурсного отбора.

Заместители директора

Обычно в структуре ГА РК предусмотрены следующие заместители:

1. Заместитель по комплектованию и научной работе;
2. Заместитель по хранению и реставрации;
3. Заместитель по информационным технологиям и цифровизации;
4. Заместитель по административному и финансовому обеспечению.

Специалисты по комплектованию и обработке документов

Эта группа сотрудников отвечает за:

• приём и первичную обработку поступающих документов (бумажных, фото-, кино‑, аудио‑ и видеоматериалов);
• определение их архивной ценности и включение в Национальный архивный фонд;
• составление описей, создание метаданных и внесение в электронные каталоги;
• работа с физическими и юридическими лицами‑источниками комплектования.

Для работы в этом подразделении требуется высшее образование в области истории, архивного дела, документоведения или смежных дисциплин, а также знание нормативной базы РК в сфере архивного законодательства.

Реставраторы и консерваторы

Сохранность документов – одна из основных задач архива. Реставраторы занимаются:

• механической и химической очисткой документов;
• укреплением бумажных основ, восстановлением красочных слоёв;
• консервацией фото‑, кино‑ и видеоматериалов (стабилизация emulsions, удаление плесени и т.д.);
• созданием условий оптимального микроклимата в хранилищах (температура 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %).

Контроль качества реставрационных работ осуществляется через экспертно‑проверочную комиссию (ЭПК), созданную в 1982 году в Центральном государственном архиве РК.

Каталогизаторы и библиографы

Эти специалисты формируют научно‑справочный аппарат архива:

• составляют тематические, именные, хронологические каталоги;
• разрабатывают аннотированные справочники и путеводители;
• подготавливают bibliographic записи для электронных баз данных (например, в системе АБС «Архив»).

Для успешной работы необходимы навыки работы с классификационными схемами (УДК, ББК), знание стандартов описания архивных документов (ISAD(G), ISAAR(CPF)) и владение специализированным программным обеспечением (АРМ‑Архив, AtoM, Archivematica).

IT‑специалисты и специалисты по цифровизации

С развитием электронного документооборота в архиве появилось отдельное направление – цифровое архивное дело. В его задачи входят:

• сканирование и цифровая обработка бумажных документов;
• цифровизация аудио‑, видео‑ и киноматериалов;
• создание и поддержка электронных архивов и систем управления документами (ЭАД);
• обеспечение долгосрочного хранения цифровых объектов (стратегии миграции, контроль целостности через контрольные суммы);
• разработку веб‑порталов для доступа исследователей к электронным фондам.

Требования: высшее образование в области информационных технологий, библиотек и информационных систем, знание стандартов OAIS, METS, PREMIS, опыт работы с системами цифрового хранения (например, Preservica, Rosetta).

Обслуживающий персонал

К обслуживающему персоналу относятся:

• секретари и офис‑менеджеры, обеспечивающие документооборот и взаимодействие с внешними организациями;
• бухгалтеры, отвечающие за финансово‑экономическую деятельность архива;
• технический персонал (электрики, сантехники, уборщики), обеспечивающий надлежащие условия работы и хранения;
• охрана и служба пропускного режима, safeguarding физической безопасности фондов.

Подбор, обучение и повышение квалификации личного состава

Набор сотрудников

Вакансии объявляются на официальном сайте архива и в государственных кадровых порталах. Отбор проводится на основе конкурса, включающего:

1. оценку профессионального образования и опыта работы;
2. тестирование по знанию архивного законодательства и нормативных актов;
3. практическое задание (например, составление описи или оценка состояния документа);
4. интервью с руководителем подразделения.

Повышение квалификации

Архив регулярно организует:

• внутриведомственные семинары по новым методам реставрации и цифровизации;
• участие в международных конференциях (ICA, SEARCH) и вебинарах;
• курсы повышения квалификации в академических институтах (КазНУ им. аль‑Фараби, Kazakh‑British Technical University) и в рамках программ ЮНЕСКО по сохранению документального наследия.

Согласно уставу, каждый сотрудник обязан проходить аттестацию не реже одного раза в три года, что подтверждает соответствие его квалификации занимаемой должности.

Роль личного состава в выполнении миссии архива

Миссия Государственного архива РК – комплектование кинофотофонодокументов, видеофонограмм (аудиовизуальных документов) Национального архивного фонда Республики Казахстан, обеспечение их сохранности, учёта и использования в интересах государства и общества. Личный состав является непосредственным исполнителем этой миссии:

• Комплектовщики определяют, какие документы имеют архивную ценность и включают их в фонд;
• Реставраторы гарантируют физическую целостность документов на протяжении десятилетий;
• Каталогизаторы и библиографы делают информацию доступной для исследователей;
• IT‑специалисты обеспечивают долговременную доступность цифровых копий;
• Руководящий аппарат координирует деятельность всех подразделений, распределяет ресурсы и взаимодействует с государственными органами и общественностью.

Перспективы развития личного состава

С учётом растущего объёма электронных документов и необходимости соблюдения международных стандартов цифрового архивного дела, планируется:

• расширение штата IT‑специалистов и внедрение позиций «цифрового архивариуса»;
• введение обязательных курсов по управлению метаданными и семантическим веб‑описанию;
• развитие системы наставничества, где опытные реставраторы и каталогизаторы обучают newly hired сотрудников;
• привлечение молодых специалистов через программы стажировок и гранты для магистрантов и аспирантов, обучающихся по направлениям «Архивоведение», «Информационные системы», «Реставрация и консервация культурного наследия».

Личный состав Государственного архива Республики Казахстан – это сложная, многопрофильная команда, где каждое звено выполняет свою специфическую функцию, но все вместе они обеспечивают выполнение главной задачи архива: сохранение и использование документального наследия страны для нынешних и будущих поколений. Инвестиции в подбор, обучение и профессиональное развитие сотрудников напрямую влияют на качество работы архива, его соответствие международным стандартам и способность эффективно служить государству и обществу.