Поиск информации о предках, подтверждение стажа работы или восстановление утерянных документов — задачи, решение которых невозможно без обращения в архивные учреждения. В Вологодской области центральным местом хранения документов по личному составу является Государственный архив Вологодской области (ГАВО). В данной статье мы подробно разберем структуру архива, состав фондов, порядок подачи запросов и нюансы работы с «личным составом» на 2026 год.

Общие сведения об учреждении

Государственный архив Вологодской области (официальное полное наименование: Казенное архивное учреждение Вологодской области «Государственный архив Вологодской области») является главным архивным хранилищем региона. Именно здесь концентрируются документы по личному составу предприятий, учреждений и организаций, ликвидированных или реорганизованных на территории области.

Структура: Отдел по работе с документами по личному составу

Ключевым структурным подразделением для большинства гражданских запросов является Обособленное структурное подразделение фондов по личному составу (часто обозначаемое как Отдел по работе с документами по личному составу).

Заместитель директора, начальник подразделения: Потылицына Оксана Николаевна. Именно этот отдел курирует хранение, учет и выдачу сведений из трудовых книг, личных дел, служебных списков и иных документов, содержащих персональные данные граждан.

Что хранится в фондах «по личному составу»?

• Трудовые книги и вкладыши ликвидированных предприятий (заводы, фабрики, совхозы, колхозы, учебные заведения, медицинские учреждения и др.).
• Личные дела работников (анкеты, автобиографии, характеристики, приказы о приеме/увольнении, награждения).
• Служебные списки и карточки учета кадров.
• Документы по пенсионному обеспечению (для предприятий, не перешедших в Пенсионный фонд/СФР в электронном виде).
• Списки кадров, ведомости заработной платы (как подтверждение стажа и заработка).

Важно: Документы действующих предприятий и организаций в ГАВО не хранятся. Они находятся в архивах самих организаций или в территориальных органах Социального фонда России (СФР);

Категории запросов и основания для обращения

Гражданами и организациями чаще всего запрашиваются следующие виды сведений:

1. Подтверждение трудового стажа и заработка (для назначения пенсии, досрочной пенсии, социальных выплат).
2. Подтверждение факта работы/службы в конкретной организации в определенный период.
3. Копии документов из личного дела (анкета, автобиография, фото, награждения) — часто для генеалогических исследований.
4. Дубликаты трудовых книг (в случае утери оригинала, если предприятие ликвидировано).
5. Генеалогические запросы (поиск сведений о предках, работавших на территории области).

Порядок обращения в архив (2026 год)

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренним регламентам ГАВО, существуют три основных способа подачи запроса:

Способ 1: Через официальный сайт (Электронный прием) — Рекомендуемый

На сайте arhiv.vologda.ru функционирует раздел «Подать запрос через сайт» (или «Электронная приемная»).

• Необходимо заполнить электронную форму, указав ФИО (включая фамилию до брака), дату рождения, название организации, период работы.
• Прикрепить сканы документов, удостоверяющих личность (паспорт) и родственные связи (если запрос от имени родственника).
• Получить регистрационный номер для отслеживания статуса в разделе «Проверить исполнение».
• Ответ приходит на электронную почту или в личный кабинет (в виде скана официального ответа/справки).

Способ 2: Почтовое обращение

Письмо отправляется по адресу: 160001, г. Вологда, ул. Мальцева, 17, ГАВО (Отдел по личному составу).

Состав письма:

• Заявление свободной формы (ФИО заявителя, адрес для ответа, телефон, email).
• Детализируемая информация: Кто ищется (ФИО, дата рождения), где работал (название организации, примерные годы), что именно нужно подтвердить.
• Копия паспорта заявителя (развороты с фото и пропиской).
• Документы, подтверждающие родственные отношения (свидетельства о рождении/браке, изменении фамилии) — обязательно, если запрашиваете данные о другом лице (ст. 22 Закона об архивном деле, доступ к документам с персональными данными ограничен 75 годами с момента создания, доступ имеют сам гражданин или его наследники/законные представители).
• Конверт с маркированным ответным адресом (желательно заказное письмо с уведомлением).

Способ 3: Личный визит в читальный зал

• Адрес читального зала: тот же (ул. Мальцева, 17).
• Режим работы: Обязательно уточняйте на сайте или по телефону 72-36-45 перед визитом (часто читальный зал работает по предварительной записи, в определенные дни/часы).
• Необходимо иметь при себе паспорт. При работе с чужыми данными — полный пакет документов, подтверждающих родство/полномочия.
• В читальном зале можно ознакомиться с описями фондов самостоятельно (при наличии навыков работы с архивными указателями) или оформить заказ дел через архивариуса.

Сроки исполнения и стоимость

Генеалогические исследования: Особенности поиска

Многие обращаются в ГАВО за историей семьи. Работа с фондами по личному составу для генеалогии имеет свою специфику:

Что нужно знать перед запросом:

• Точное название организации. «Завод в Череповце», недостаточно. Нужно: «Череповецкий металлургический завод», «Совхоз «Вологодский» и т.д. Названия менялись, архивариусы ищут по фондам (номера фондов соответствуют организациям).
• Период работы. Хотя бы приблизительные годы (например, 1930–1950 гг.).
• ФИО и дата рождения искомого. Омонимии (тезки) в архивах очень часты.

Альтернативные источники в ГАВО (для периода до 1917 г. и 1920-х гг.):

Если предки жили до революции, документы по личному составу предприятий могут отсутствовать. В ГАВО хранятся фонды:

• Метрические книги (рождение, брак, смерть) — оцифрованы и доступны на сайте архива в разделе «Список электронных копий дел с метрическими книгами и ревизскими сказками».
• Ревизские сказки (переписи налогооблагаемого населения XVIII–XIX вв.).
• Приходские росписи, исповедальные росписи.
• Документы земских управлений, уездных управлений, волостных правлений (служебные списки чиновников, списки купечества, мещанства).

Совет: Начните с изучения путеводителя по фондам ГАВО (доступен на сайте или в читальном зале), чтобы определить номера фондов нужных организаций. Это ускорит работу архивариусов и снизит риск отказа в поиске.

Типичные ошибки и причины отказов

1. Запрос в не тот архив. Если предприятие действует, пишите в его архив или в СФР. Если предприятие переехало в другой регион — дело может быть там.
2. Неполный пакет документов о родстве. Без свидетельства о браке/рождении (подтверждающих смену фамилии) доступ к чужому личному делу закрыт законом (75-летнее ограничение доступа).
3. Слишком неточные входные данные. «Иванов Иван, работал где-то в 1960-х на стройке», архивариус не сможет найти без названия траста/управления/объекта.
4. Утеря фонда. К сожалению, часть документов за военное время (1941–1945) или в период реорганизаций 90-х годов могла быть утеряна или не сдана в архив. В этом случае выдается официальный ответ об отсутствии сведений, который можно использовать в суде для установления факта трудового стажа.

Полезные ссылки и ресурсы для подготовки запроса

• Сайт ГАВО: http://arhiv.vologda.ru, раздел «Для граждан» / «Запросы», «Фонды» / «Путеводитель», «Электронные копии дел (Метрические книги)».
• Единый портал государственных услуг (Госуслуги): Услуга «Предоставление сведений из архивных документов» (переадресует в региональный архив).
• Сайт СФР (Вологодское отделение): Для справок по стажу с 2002 года (индивидуальный лицевой счет) и действующих организаций.
• Федеральный архивный агентство (Росархив): Реестр архивов — для поиска, в каком архиве лежат фонды конкретной ликвидированной организации.

Резюме: Алгоритм действий

1. Соберите входные данные: ФИО (все варианты фамилий), дата рождения, название организации (точное или возможные варианты), годы работы.
2. Подготовьте документы-основания: Паспорт + документы о родстве (если не ).
3. Выберите способ: Лучше всего — электронная форма на сайте ГАВО (быстрее, есть трекинг, не нужна почта).
4. Оплатите услугу после получения уведомления о готовности (реквизиты обычно приходят в письме-ответе или в ЛК).
5. Получите результат: Скан на почте/в ЛК или оригинал почтой/на руках.

Дата актуализации статьи: 10 июля 2026 г.
Источник справочной информации: Официальные данные Государственного архива Вологодской области, Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Внимание: Режим работы, тарифы и реквизиты для оплаты могут меняться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте arhiv.vologda.ru или по телефону +7 (8172) -2-36-45 перед отправкой запроса.