Лист фонда архива организации (далее – лист фонда) – это учётный документ, в котором фиксируются сведения о составе, структуре и состоянии архивного фонда предприятия, учреждения или иной организации. Он служит основным инструментом для учёта архивных дел, планирования их комплектования, хранения и использования.

Назначение листа фонда

• Обеспечение полноты и достоверности учёта архивных документов.
• Контроль за своевременным поступлением дел в архив и их выбытием.
• Формирование базы для составления описей, справочников и аналитических справок.
• Подготовка материалов для аттестации и экспертизы архивного фонда;
• Обеспечение соблюдения нормативных требований законодательства РФ в области архивного дела.

Структура листа фонда

Типовой лист фонда включает следующие реквизиты:

1. Наименование организации – полное официальное название.
2. Подразделение, ответственное за ведение архива (архивный отдел, сектор и т.д.).
3. Номер и дата составления листа фонда.
4. Сведения о фонде:
   • Наименование фонда (например, «Фонд приказов по личному составу»).
   • Код фонда по единой классификации архивных документов (ЕКД).
   • Период охвата документов (начальная и конечная даты).
   • Объём фонда в единицах хранения (дела, тома, листы).
5. Сведения о комплектовании:
   • Количество поступивших дел за отчётный период.
   • Количество выбывших дел (по актам передачи, уничтожению и т.п.).
   • Наличие lacun (пропусков) в нумерации дел.
6. Состояние сохранности:
   • Процент документов, требующих реставрации или переплёта;
   • Наличие повреждений (вода, огонь, механические).
   • Меры по обеспечению сохранности (климатические условия, противопожарная защита).
7. Использование фонда:
   • Количество запросов на предоставление документов за период.
   • Сведения о выданных копиях и электронных копиях.
8. Примечания – любые дополнительные сведения (изменения в структуре фонда, планируемые мероприятия и т.д.).

Порядок заполнения листа фонда

1. Сбор исходных данных – из описей, актов приёма‑передачи, журналов учёта, реестров дел.
2. Проверка актуальности – сверка с фактическим наличием дел в хранилище.
3. Заполнение реквизитов – внесение данных в печатную или электронную форму листа фонда.
4. Подписание – листок подписывает ответственный за архив (начальник архивного отдела) и утверждается руководителем организации.
5. Регистрация – лист фонда вносится в журнал учёта архивных фондов организации.
6. Хранение – оригинал хранится в архиве организации, копия – в отделе делопроизводства или у ответственного за архив.

Пример заполнения листа фонда (фрагмент)

Наименование организации: ООО «СтройИнвест»
Подразделение: Архивный отдел
Номер листа: АФ‑2026/07
Дата составления: 

Фонд: Приказы по личному составу
Код фонда (ЕКД): 01.02.03
Период охвата: – 
Объём: 1245 дел (в среднем 150 листов каждое)

Комплектование за 2025 год:

 
Поступило: 87 дел
 
Выбыло: 12 дел (по актам передачи в государственный архив)

Состояние сохранности: 96% документов в хорошем состоянии, 4% требуют реставрации (повреждения от влаги).
Использование: За 2025 год получено 342 запроса, выдано 210 копий (в т.ч. 45 электронных).
Примечания: В 2026 году планируется оцифровка фонда «Приказы по личному составу» в рамках проекта цифровой трансформации.
Ответственный за архив: И.И. Иванов (подпись)
Утверждает: Генеральный директор ООО «СтройИнвест» П.П. Петров (подпись)

Нормативные требования

Заполнение и ведение листа фонда регламентируются следующими документами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 15‑16);
• Приказ Минкультуры России № 558 от «Об утверждении Типовой инструкции по ведению учёта архивных документов».
• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Система стандартов по информационной, библиотечной и издательской деятельности. Архивное дело. Термины и определения».
• Внутренние нормативные акты организации (Положение об архиве, Инструкция по работе с архивными документами).

Рекомендации по эффективному ведению листа фонда

1. Использовать электронные формы листа фонда с возможностью автоматического подсчёта показателей (поступление, выбытие, состояние сохранности).
2. Проводить сверку данных не реже одного раза в квартал.
3. Ведите журнал изменений листа фонда, фиксируя дату, причину и ответственного за внесение правок.
4. Обеспечьте резервное копирование электронных версий листа фонда на корпоративном сервере и в облачном хранилище.
5. Обучайте сотрудников архивного отдела правилам заполнения листа фонда и работе с нормативными документами.

Лист фонда архива организации является ключевым элементом системы учёта и управления архивными ресурсами. Его правильное ведение обеспечивает прозрачность, доступность и сохранность документального наследия предприятия, а также помогает организации выполнять обязательства перед государственными архивными органами и внутренними пользователями. Соблюдение установленного порядка заполнения, регулярная актуализация данных и использование современных IT‑решений делают лист фонда надёжным инструментом в работе архивного подразделения.