Лист фонда — это основной учётный документ, в котором фиксируются сведения о составе, хранении и движении архивного фонда организации. Его оформление регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (утв. решением коллегии Росархива от 06‑02‑2002, действующие с 2002 г.).

Нормативная база

• Основные правила работы архивов организаций (2002 г.) – обязательны для государственных и муниципальных организаций.
• Частные организации могут разрабатывать собственный образец листа фонда, утверждая его в Инструкции по делопроизводству.
• Методические рекомендации по составлению сдаточной описи (Приложение 1) и примеры заполнения листа фонда (Приложения 7‑9, 24).

Структура листа фонда

Согласно нормативным документам лист фонда состоит из трёх основных разделов:

1. Общая характеристика материалов – содержит:
   • название фонда и крайние даты каждого названия;
   • дату первого поступления документов фонда;
   • местонахождение фонда (название государственного архива или организации‑хранителя);
   • номер фонда;
   • дату посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению;
   • прежний номер фонда (если имеется);
   • примечания.
2. Учёт неописанных документов – сведения о документах, которые ещё не прошли опись, но уже поступили в фонд.
3. Учёт описанных документов – данные, взятые из архивной описи (единица учёта – единица хранения).

Как заполнять лист фонда: пошаговая инструкция

1. Подготовка исходных данных:
   • Соберите все сведения о фонде: официальное название, даты создания/изменения названия, номер фонда в архиве организации.
   • Определите место хранения (название архива, отдел, стеллаж, полку).
2. Заполнение раздела «Общая характеристика материалов»:
   • В поле «Название фонда» укажите полное официальное название.
   • В поле «Крайние даты каждого названия» запишите период, в течение которого фонд носил данное название (например,  – ).
   • Укажите дату первого поступления документов фонда.
   • Внесите местонахождение фонда (название архива и его подразделения).
   • Укажите номер фонда в организации.
   • Если фонд ранее имел другой номер – заполните поле «Прежний номер фонда».
   • При необходимости добавьте примечания (например, сведения о реорганизации фонда).
3. Раздел «Учёт неописанных документов»:
   • Перечислите группы документов, которые ещё не прошли опись (например, «Фотоматериалы 1940‑1950 гг.»).
   • Укажите количество единиц хранения и дату их поступления.
4. Раздел «Учёт описанных документов»:
   • Ссылайтесь на архивную опись (номер описи, лист, номер дела).
   • Запишите количество описанных единиц хранения и их краткое содержание.
5. Контроль и подпись:
   • Проверьте полноту и достоверность внесённых данных.
   • Подпись ответственного сотрудника и дата заполнения.

Пример заполненного листа фонда (образец)

Ниже представлен типовой пример заполнения листа фонда, основанный на Приложении 7 к Методическим рекомендациям.

Примечание: в реальном документе вместо таблицы используются печатные формы, но содержание полей остаётся тем же.

Где получить бланк и образец

• На официальном сайте Росархива в разделе «Нормативные документы» доступны шаблоны листа фонда в форматах DOC и PDF.
• Многие архивные учреждения размещают готовые образцы на своих порталах (например, Архив Москвы, Архив Санкт‑Петербурга).
• При необходимости можно адаптировать бланк под внутренние требования организации, утвердив его в локальной инструкции по делопроизводству.

Полезные советы по работе с листом фонда

• Всегда сверяйте данные с первичными документами (приходно‑расходные ведомости, акты приёма‑передачи).
• При изменении названия фонда создавайте новую строку в разделе «Общая характеристика материалов», сохраняя предыдущие записи для исторической преемственности.
• Ведите электронную копию листа фонда в системе электронного документооборота (ЭДО) для быстрого доступа и резервного копирования.
• Регулярно (не реже одного раза в год) проводите проверку актуальности сведений о местонахождении и состоянии фонда.

Лист фонда — неотъемлемая часть архивного учёта, обеспечивающая прозрачность и надёжность хранения документального наследия. Соблюдение установленных правил и использование утверждённого образца позволяют организациям выполнять свои архивные обязанности в полном объёме, а также облегчают взаимодействие с вышестоящими архивными органами.

Если вам необходим готовый бланк листа фонда или пример заполненного документа, скачайте его с сайта Росархива или обратитесь к своему архивному отделу за методической поддержкой.