Лист фонда – один из ключевых документов архивного учёте и хранении документальных фондов особое место занимает лист фонда – форма, фиксирующая приём и выбытие всех единиц хранения фонда в архиве организации. Ниже представлена подробная статья, в которой раскрываются нормативные основания, структура, порядок заполнения и практический пример заполненного листа фонда.
Нормативная база
- Основные правила работы архивов организаций (введены в действие в 2002 г.) – обязательны для государственных и муниципальных организаций.
- Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов».
- Для частных организаций допускается использование собственного образца, утверждённого в Инструкции по делопроизводству.
Согласно пункту 10.1.9 Основных правил, основанием для внесения данных в раздел «Учёт описанных документов» служит архивная опись, а единицей учёта – единица хранения.
Структура листа фонда
Типовой лист фонда (рекомендованный образец для архивного фонда РФ, государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и организаций РАН) включает следующие структурные элементы:
- Реквизиты фонда – номер фонда, официальное название, местонахождение (наименование организации, где хранится фонд), дата первого поступления.
- Крайние даты каждого названия фонда – период, в течение которого фонд существовал под данным наименованием.
- Учёт неописанных документов – сведения о поступлении и выбытии единиц хранения, которые ещё не описаны.
- Учёт описанных документов – данные, основанные на архивной описи; указываются номер дела, название, даты создания и крайние даты хранения.
- Подписи ответственных лиц – архивариуса, руководителя подразделения и, при необходимости, заведующего архивом.
В некоторых вариантах формы дополнительно присутствуют разделы:
- Карточки для карточного указателя к листам фондов (номер фонда, год поступления, официально принятое название фонда).
- Примечания о специальных условиях хранения (например, электронные носители, особый режим доступа).
Порядок заполнения листа фонда
- Подготовка бланка – скачайте актуальный шаблон (формат DOC, RTF или XLS) с официального сайта вашей организации или из открытых источников.
- Заполнение реквизитов фонда – введите номер фонда, его полное название, местонахождение и дату первого поступления документов.
- Указание крайних дат названий – если фонд менял наименование, укажите периоды для каждого названия.
- Раздел «Учёт неописанных документов» – фиксируйте каждую поступившую единицу хранения (номер, краткое содержание, дата поступления) и её выбытие (если имело место).
- Раздел «Учёт описанных документов» – переносите данные из архивной описи: номер дела, название, даты создания, крайние даты хранения, примечания о состоянии документа.
- Подписание – после внесения всех изменений лист подписывается ответственными лицами и ставится дата заполнения.
- Хранение – лист фонда хранится вместе с делом фонда в отделе учёта архива или в электронном архивном информационном системе (ЕАИС) в виде сканированного изображения или электронного документа.
Пример заполненного листа фонда
Ниже представлен условный пример заполнения листа фонда для вымышленного фонда «Литературное наследие С.С. Наровчатова».
| Пункт | Содержание |
|---|---|
| Номер фонда | Ф‑2025‑01 |
| Название фонда | Литературное наследие С.С. Наровчатова |
| Местонахождение | Государственный архив Московской области, отдел личных фондов |
| Дата первого поступления | |
| Крайние даты названий | – (без изменений названия) |
| Учёт неописанных документов |
|
| Учёт описанных документов |
|
| Подписи | Архивариус: ______________________ И.И. Иванов Руководитель отдела: ______________________ П.П. Петрова Дата заполнения: |
Пример демонстрирует, как вносятся данные о поступлении и выбытии единиц хранения, а также как оформляются ссылки на архивные описи.
Где скачать образцы и бланки
На нашем сайте доступны следующие материалы:
- Образец заполнения листа фонда (PDF, XLS) – демонстрирует правильное внесение данных.
- Бланк листа фонда (DOC, RTF) – готовый к заполнению шаблон, соответствующий требованиям Основных правил.
- Инструкция по заполнению (PDF) – пошаговое руководство с комментариями к каждому разделу.
Для скачивания перейдите по ссылке «Скачать образец листа фонда» (ссылка открывается в новой вкладке). После просмотра небольшой рекламы вы получите бесплатный доступ к файлам в форматах DOC и RTF, которые открываются в любых версиях Microsoft Word или Open Office.
Лист фонда – незаменимый инструмент учёта архивных фондов, обеспечивающий прозрачность и прослеживаемость движения документов. Соблюдение нормативных требований, правильное заполнение всех разделов и своевременное обновление информации позволяют организациям эффективно управлять своим архивным наследием, выполнять государственные и муниципальные обязательства, а также сохранять историческую память для будущих поколений.
Если у вас возникли вопросы по заполнению листа фонда или необходима консультация по выбору шаблона, обращайтесь к специалистам вашего архивного отдела или к нам – мы всегда готовы помочь!