Лист фонда – один из ключевых учетных документов архивной организации․ Он фиксирует сведения о составе, количестве и характеристиках материалов, находящихся в конкретном архивном фонде (или коллекции)․ Правильное заполнение листа фонда гарантирует:
- соответствие требованиям Основных правил работы архивов организаций (введённых в действие в 2002 г․);
- точный учёт поступления и выбытия документов;
- упрощённый поиск и описание материалов;
- правильное формирование списка фондов и реестра описей дел․
Правовая основа
Государственные и муниципальные организации обязаны оформлять листы фонда по форме, оговоренной Основными правилами работы архивов организаций․ Частные организации могут использовать собственный образец, но только после его утверждения в Инструкции по делопроизводству․
На официальных сайтах архивов часто размещаются:
- Образец листа фонда (приложение 6);
- Бланк для скачивания и печати;
- Пример заполнения (приложение 7)․
Эти документы являются обязательными справочными материалами при работе с архивными фондами․
Структура листа фонда
Лист фонда делится на три основных раздела:
- Общая характеристика материалов – название фонда, даты, место хранения, номер фонда и пр․
- Учёт количества и состава – сведения о количестве единиц, их типах, объёмах (листы, документы, микрофильмы и т․д․)․
- Примечания и подписи – информация о передаче, изменениях, подписи ответственных лиц․
Ниже – подробный разбор каждого пункта․
Общая характеристика
| Поле | Что указывается | Пример |
|---|---|---|
| Крайние даты каждого названия фонда | Первый и последний год охватываемого периода․ | – |
| Название фонда | Полное официальное название․ | Наровчатов Сергей Сергеевич – поэт |
| Дата первого поступления фонда | Дата, когда в архив поступил первый документ․ | |
| Местонахождение фонда (название архива) | Полное название архивного учреждения․ | Государственный архив Псковской области |
| Номер фонда | Уникальный идентификационный номер (по списку фондов)․ | Ф-0123 |
| Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению | Если фонд передаётся в другой архив․ | |
| Прежний номер фонда | Если номер менялся․ | Ф-0011 (до 2010 г․) |
Учёт количества и состава
В этом разделе фиксируются количественные показатели:
- Общее количество единиц (листов, файлов, микрофильмов)․
- Разделение по типам: документы, фотографии, аудио‑ и видеоматериалы, электронные файлы․
- Объём в метрах линейных (для бумажных документов) и в гигабайтах (для электронных)․
Пример таблицы:
| Тип материала | Кол‑во единиц | Объём (м․ л․) / (ГБ) |
|---|---|---|
| Документы (листовые) | 12 340 | 45,2 м․ л․ |
| Фотографии | 3 210 | — |
| Аудио‑кассеты | 150 | — |
| Электронные файлы | 2 500 | 1 200 ГБ |
Примечания и подписи
В конце листа указываются:
- Краткие комментарии (особенности хранения, состояние материалов)․
- Подпись ответственного архивариуса․
- Подпись руководителя подразделения․
- Дата заполнения листа․
Пошаговый процесс заполнения листа фонда
- Подготовка исходных данных
- Получить список фондов (приложение 25) – в нём уже проставлены номера и даты создания фондов․
- Собрать акт приёма‑передачи документов, если фонд только поступил․
- Определить типы материалов и их объём․
- Заполнение раздела «Общая характеристика»
- Внести крайние даты, название, номер и место хранения․
- Если фонд ранее находился в другом архиве – указать прежний номер и дату передачи․
- Заполнение раздела «Учёт количества и состава»
- Подсчитать количество листов, файлов, микрофильмов и т․д․
- Для электронных документов использовать форму (приложение 4) – указывается количество файлов и их суммарный размер․
- Заполнение раздела «Примечания и подписи»
- Отметить особенности (например, «фонд частично оцифрован», «нужна реставрация»)․
- Подписать лист фонда․
- Контроль качества
- Проверить соответствие заполненных полей образцу (приложение 7)․
- Убедиться, что все цифры согласованы с актом приёма‑передачи․
- Внесение в архивный реестр
- Лист фонда помещается в папку фонда, нумеруется в последовательности (лист‑1, лист‑2 …)․
- Создаётся реестр описей дел, где указывается ссылка на лист фонда․
Практические рекомендации
- Используйте электронный шаблон – большинство архивов предоставляют Word или Excel версии листа фонда․ Это уменьшает риск ошибок при расчёте объёмов․
- Проверяйте даты – крайние даты названия фонда должны соответствовать диапазону, указанному в списке фондов․
- Не забывайте о электронных документах – отдельный лист учёта электронных документов (приложение 4) считается дополнением к листу фонда․
- Соблюдайте нумерацию листов – листы фонда нумеруются последовательно, а в конце формируется лист‑заверитель, который подписывается руководителем архива․
- Ежегодный итог – 1 января составляется итоговая запись о количестве поступивших и выбывших фондов за год․ Эта запись вносится в список фондов и фиксируется в твердой обложке․
Пример заполнения (по приложению 7)
Ниже – упрощённый вариант листа фонда, заполненный для вымышленного фонда «Наровчатов Сергей Сергеевич – поэт»․
| ЛИСТ ФОНДА | ||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Крайние даты каждого названия фонда | – | |||||||||||||||
| Название фонда | Наровчатов Сергей Сергеевич – поэт | |||||||||||||||
| Дата первого поступления фонда | ||||||||||||||||
| Местонахождение фонда (название архива) | Государственный архив Псковской области | |||||||||||||||
| Номер фонда | Ф‑0123 | |||||||||||||||
| Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению | — (не применимо) | |||||||||||||||
| Прежний номер фонда | Ф‑0011 (до 2010 г․) | |||||||||||||||
| Учёт количества и состава | ||||||||||||||||
| ||||||||||||||||
| Примечания | Фонд частично оцифрован (электронные файлы – 2023 г․)․ Требуется реставрация повреждённых листов 1970‑1975 гг․ | |||||||||||||||
| Ответственный за заполнение | Иванова А․ В․ / подпись | |||||||||||||||
| Руководитель подразделения | Петров С․ М․ / подпись | |||||||||||||||
| Дата заполнения листа | ||||||||||||||||
Связанные документы
- Список фондов (приложение 25) – реестр всех фондов, находящихся на хранении, с присвоенными номерами․
- Лист‑заверитель – документ, подтверждающий, что листы фонда собраны и подписаны․
- Реестр описей дел – таблица, где указывается ссылка на лист фонда и краткое содержание дел․
- Лист учёта электронных документов (приложение 4) – отдельный документ для цифровых материалов․
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заполнять лист фонда для небольших частных архивов?
Для частных организаций формально нет обязательного образца, но рекомендуется использовать тот же шаблон, что и в государственных архивах․ Это упрощает последующую передачу фонда в государственный архив, если возникнет такая необходимость․
Как учитывать документы, находящиеся в нескольких местах (например, часть в архиве, часть в филиале)?
В разделе «Местонахождение фонда» указывают основной архив, а в примечаниях фиксируют дополнительные места хранения․ При необходимости создают отдельный лист‑заверитель для каждого места․
Что делать, если фонд уже частично оцифрован?
Оцифрованные части фиксируются в отдельном листе учёта электронных документов (приложение 4) и в основном листе фонда указываются ссылки на электронный реестр․
Как оформить выбывание фонда?
При выбывании (перенос в другое учреждение, уничтожение, передача в музей) оформляется акт выбытия, в листе фонда ставится отметка «Выбыл» с указанием даты и причины․ В список фондов вносятся соответствующие изменения․
Заполнение листа фонда – это не просто формальность, а важный элемент системного учёта архивных материалов․ Тщательное соблюдение структуры, правильное отражение количественных показателей и своевременное подписание документа позволяют:
- обеспечить надёжность хранения;
- упростить процесс поиска и выдачи документов;
- соблюсти законодательные требования․
Скачайте готовый бланк листа фонда со страницы вашего архива, изучите пример заполнения (приложение 7) и начните вести учёт уже сегодня – это залог эффективной работы вашего архивного подразделения․
Автор статьи: Ваш помощник по архивному делу․
Дата публикации: