Лист фонда — это основной учетный документ архива, который открывается на каждый формируемый фонд и служит для регистрации сведений о его составе, истории формирования, хранении и использовании; Правильное заполнение листа фонда является обязательным требованием архивного законодательства и методических рекомендаций Федерального архивного агентства (Росархива). В данной статье подробно разбираются структура, правила заполнения, нормативная база и примеры оформления листа фонда на 2024–2025 годы.
Нормативная правовая основа
Заполнение листа фонда регламентируется рядом ключевых документов. Необходимо руководствоваться актуальными редакциями:
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (с изменениями). Приложение № 8 к данным Правилам устанавливает единую форму Листа фонда № 1.
- Приказ Росархива от № 316 «Об утверждении Методических рекомендаций по применению Правил… в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Приложение № 24 к данным Рекомендациям содержит рекомендуемый образец Листа фонда для архивов организаций.
- Методические рекомендации ВНИИДАД (2013) по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов. Важно: при поступлении электронных документов в архив организации Лист фонда дополняется Разделом 3 «Лист учета электронных документов фонда» (Приложение 4 к рекомендациям).
- Основные правила работы архивов организаций (утв. Росавиацией/Росархивом, 2002 г.) — базовый документ для корпоративных архивов.
Важно: Государственные и муниципальные организации обязаны использовать утвержденные федеральным уровнем формы (Приложение № 8 к Приказу № 236 или Приложение № 24 к Приказу № 316). Частные организации имеют право разработать и утвердить собственный образец Листа фонда в своей Инструкции по делопроизводству, но структура должна соответствовать общепринятым архивным стандартам.
Структура Листа фонда (классическая схема)
Согласно учебной литературе (например, «Архивоведение. Учебное пособие») и типовым формам, Лист фонда состоит из трех основных разделов:
Раздел 1. Общая характеристика материалов (Паспорт фонда)
Заполняется один раз при формировании фонда; Содержит постоянные идентифицирующие сведения:
- Местонахождение фонда: полное наименование организации (архива), где хранится фонд.
- Дата первого поступления документов фонда: день, месяц, год приема первых документов на хранение.
- Крайние даты каждого названия фонда: хронологические границы документов, относящихся к каждому историческому названию образующего лица.
- Название фонда: официальное наименование образующего лица (организации, учреждения, физлица) на каждый период его существования (в хронологическом порядке).
- Номер фонда: порядковый номер, присваиваемый в архиве-хранителе.
- Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению: для государственных архивов, дата отчетности в вышестоящую инстанцию (Росархив/областной архив).
- Прежний номер фонда: если фонд перенумеровывался или поступал из другого архива.
- Примечания: сведения о правовом статусе, особенностях доступа, консервации и т.д.
Раздел 2. Учет описанных и неописанных документов (Движение дел)
Данный раздел ведется постоянно (текучее). Отражает динамику количественных показателей фонда. Обычно оформляется в виде таблицы со следующими графами:
- Учет неописанных документов: поступило дел/единиц хранения за отчетный период, выбыло (передано в опись, утилизировано, передано другому архиву), остаток на конец года.
- Учет описанных документов: количество описей, дел (единиц хранения) в каждой описи, листов (страниц) — по состоянию на конец отчетного года.
Строки заполняются по итогам каждого календарного года (или иного отчетного периода).
Раздел 3. Лист учета электронных документов фонда (При необходимости)
Вводится в действие с момента поступления в архив первых электронных документов (согласно ВНИИДАД, 2013). Содержит графы:
- Номер описи электронных документов.
- Название описи.
- Крайние даты.
- Количество файлов (единиц хранения).
- Объем данных (Мб/Гб).
- Форматы файлов / Программное обеспечение.
- Место хранения (носитель, сервер, путь к каталогу).
- Примечания (наличие ЭЦП, шифрование, контрольные суммы).
Пошаговая инструкция по заполнению (на примере Приложения № 24 к Приказу № 316)
Шаг 1: Заполнение шапки (Реквизиты фонда)
ЛИСТ ФОНДА № ___ Местонахождение фонда: ООО «Ромашка», г. Москва, ул. Примерная, д. 1 (архив организации) Дата первого поступления документов фонда: Крайние даты каждого названия фонда Название фонда – ООО «Ромашка» (до переименования) – по наст. время ООО «Ромашка-Плюс» Номер фонда: 42 Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению: — (для архивов организаций, не входящих в гос. систему, ставится тире или «Не подлежит») Прежний номер фонда: —
Шаг 2: Заполнение Раздела 1 «Учет неописанных документов» (по годам)
Пример заполнения за 2023 год:
| Год | Поступило за год (делов) | Выбыло за год (делов) | Остаток на конец года (делов) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 2023 | 150 | 120 (передано в опись № 5) | 30 | Документы 2022 г. в обработке |
Шаг 3: Заполнение Раздела 2 «Учет описанных документов» (сводная таблица)
Заполняется по итогам каждого года после завершения описи.
| Номер описи | Название описи | Крайние даты | Кол-во дел (ед. хр.) | Кол-во листов | Год окончания описи | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приказы по основной деятельности | 2010–2015 | 50 | 1200 | 2016 | |
| 2 | Договоры и соглашения | 2010–2018 | 120 | 3500 | 2019 | |
| … | ИТОГО по фонду на : 5 описей, 420 дел, 15 400 листов | |||||
Шаг 4: Заполнение Раздела 3 (если есть электронные документы)
Аналогично описям на бумаге, но с указанием IT-параметров.
Типичные ошибки при заполнении
- Отсутствие хронологии названий: название фонда должно меняться в строгом соответствии с историей образующего лица (переименования, реорганизации). Нельзя писать только текущее название.
- Несвоевременное заполнение: Лист фонда — это «живой» документ. Раздел 2 должен обновляться ежегодно, а не раз в 5 лет перед проверкой.
- Расхождение с описями: суммарное количество дел и листов в Листе фонда должно в точности совпадать с данными в описях (форма № 2) и Книгой учета поступления и выбытия дел (форма № 9).
- Игнорирование электронных документов: если в архиве есть «цифра», Раздел 3 обязателен. Его отсутствие, грубое нарушение Методических рекомендаций ВНИИДАД.
- Неверный реквизит «Дата посылки карточки»: для архивов организаций (не гос. архивов) часто ставят прочерк или «Не подлежит», но в гос. архивах дата должна быть реальной.
Хранение и ответственность
- Хранится: в архиве-хранителе (в отделе учета и описи / в кабинете архивариуса).
- Срок хранения: постоянно (пока существует фонд). После ликвидации фонда (передачи в гос. архив) Лист фонда передается вместе с фондом.
- Ответственный: архивариус (начальник отдела учета), заведующий архивом. Подпись ответственного лица ставится на титульном листе или в конце последней заполненной строки за отчетный год.
Пример оформления «Книги учета поступления и выбытия дел» (связанный документ)
Вместе с Листом фонда (Приложение № 8/24) обязательно ведется Книга учета поступления и выбытия дел (Приложение № 9). Лист фонда — это сводная аналитическая ведомость, а Книга, хронологический журнал первичного учета каждого дела.
Связь: Данные о поступлении дел в Книге (колонки «Поступило») в конце года переносятся в Раздел 1 Листа фонда («Учет неописанных документов»). Данные о передаче в опись — в графу «Выбыло».
Где скачать бланк (шаблон) на 2024–2025 год?
Актуальные бланки в формате .docx (Word) и .xlsx (Excel) можно найти в открытых правовых системах и на профильных ресурсах:
- Официальный сайт Росархива (rosarhiv.gov.ru) — раздел «Нормативные акты» -> «Методические рекомендации» -> Приложения к Приказу № 316.
- Правовые системы: КонсультантПлюс (Приложение 24 к Приказу № 316, Приложение 8 к Приказу № 236), Гарант.
- Сайт ВНИИДАД (vniidad.ru), для бланков учета электронных документов (Приложение 4 к Рекомендациям 2013 г.).
- Специализированные архивные порталы (например, arhivist.ru, archivistics.ru), часто выкладывают удобные Excel-шаблоны с формулами для автоподсчета итогов.
Резюме
Лист фонда — это «паспорт» и главная контрольная ведомость архива. Его грамотное ведение:
- Обеспечивает соблюдение законодательства (ФЗ-125, Приказы Росархива).
- Гарантирует достоверность отчетности перед вышестоящими органами (Росархив, Минкульт, учредители).
- Позволяет в любой момент определить состав, объем и состояние фонда без полной пересчетки дел.
- Является основой для составления Сдаточной описи при передаче фонда в государственный архив (согласно Методическим рекомендациям по документам личного происхождения и фондам организаций).
Рекомендуется вести Лист фонда в электронном виде (Excel/1С:Архив/Спец. ПО) с параллельным ежегодным распечатанием и сшиванием «жесткой копии» для архивного дела по учету фондов. Это исключает потерю данных при сбое ПО и соответствует принципам надежного архивного учета.
Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива (Приказы № 236, № 316), Методических рекомендаций ВНИИДАД и учебной литературы по архивоведению. Актуально на .