ьный лист – это первый документ в официальном перечне архивных фондов‚ который
содержит сведения о наименовании архива‚ периоде охвата‚ количестве фондов и иной
информации‚ необходимой для их идентификации и учёта. Правильное оформление ьного листа
является обязательным требованием нормативных актов (Приказ Росархива № 77 от ‚
ГОСТ Р7.0.11‑2011) и гарантирует юридическую силу списка фондов.
Нормативно‑правовая база
- Приказ Росархива от № 77 – «Об утверждении Правил организации
хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации». В пункте 3 указано‚ что каждый фонд при первом включении в
список получает порядковый номер и оформляется ьный лист. - ГОСТ Р7.0.11‑2011 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и
издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие
требования и правила оформления». Данный ГОСТ регламентирует оформление ьных листов
официальных документов‚ в т.ч. списков фондов. - Методические рекомендации Росархива (раздел II‚ подраздел 1.5) – порядок
предварительной экспертизы ценности и формирования сдаточной описи.
Требования к оформлению (по ГОСТ Р7.0.11‑2011)
- Шрифт – Times New Roman‚ размер 14–16 пт (обычно 14 пт).
- Межстрочный интервал – одинарный.
- Поля – левое 30 мм‚ правое 15 мм‚ верхнее 20 мм‚ нижнее 20 мм.
- Выравнивание – центрирование для большинства строк; реквизиты
(дата‚ подпись) – по правому краю. - Язык – русский‚ без орфографических и пунктуационных ошибок.
- Нумерация – каждый фонд получает уникальный порядковый номер‚
записываемый арабскими цифрами.
Структура ьного листа списка фондов
ьный лист обычно состоит из следующих строк (в порядке их размещения):
| Позиция | Содержание |
|---|---|
| 1 | Наименование архива (полное официальное название‚ например: «Государственный архив Российской Федерации») |
| 2 | Орган‚ в котором находится архив (министерство‚ ведомство‚ муниципальное образование) |
| 3 | Тип документа – «Список фондов архива» |
| 4 | Период охвата – «с 01.01.____ по 31.12.____» |
| 5 | Общее количество фондов (цифрами и прописью) |
| 6 | Количество фондов‚ содержащих особо ценные документы (цифрами и прописью) |
| 7 | Дата составления списка (например‚ «Дата составления: ») |
| 8 | Подпись ответственного лица (должность‚ ФИО‚ подпись) |
Все строки располагаются по центру страницы‚ за исключением даты и подписи‚
которые размещаются в правом нижнем углу.
Как оформить ьный лист в Microsoft Word
Ниже – пошаговая инструкция‚ позволяющая быстро создать ьный лист‚ соответствующий
требованиям ГОСТ и Приказа Росархива.
- Создайте новый документ в Word (Файл → Новый → Пустой документ).
- Установите шрифт Times New Roman‚ размер 14 пт (Главная → Шрифт).
- Задайте поля: Разметка → Параметры страницы → Поля → Пользовательские
(30 мм ← лево‚ 15 мм ← право‚ 20 мм ← верх‚ 20 мм ← низ). - Включите одинарный межстрочный интервал: Главная → Абзац → Межстрочный
интервал → 1.0. - Вставьте текст согласно структуре из раздела 3. Для центрирования
используйте кнопку «Центрировать» (Главная → Абзац). - Для даты и подписи разместите курсор в правом нижнем углу (вставка → Разрыв
страницы → «Текущий раздел»‚ затем выравнивание по правому краю). - Сохраните документ в двух форматах: DOCX (для дальнейшего редактирования)
и PDF (для официальной подачи). Файл → Сохранить как → PDF.
Шаблоны и готовые образцы
Скачать официальные шаблоны можно бесплатно:
- Шаблон «Форма списка фондов» (DOCX)
- Шаблон «Форма списка фондов» (PDF)
В шаблонах уже предусмотрены все необходимые поля‚ а также стили‚ отвечающие
требованиям ГОСТ Р7.0.11‑2011. Достаточно лишь заменить примерные данные на свои.
Частые ошибки при оформлении
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Неправильный шрифт (Arial‚ Calibri и т.п.) | Документ считается несоответствующим требованиям ГОСТ | Установите Times New Roman‚ размер 14 пт |
| Двойной межстрочный интервал | Увеличивает объём листа‚ нарушает визуальную однородность | Выберите «1.0» в настройках абзаца |
| Отсутствие подписи ответственного лица | Документ не может быть утверждён руководством архива | Обязательно добавляйте строку «Подпись‚ ФИО‚ должность» |
| Неправильный порядок строк (например‚ дата вверху листа) | Снижается читаемость‚ возможна возвратка на доработку | Следуйте шаблону из раздела 3 |
ьный лист списка фондов архива – это не просто «красивый» ‚ а
неотъемлемая часть документооборота‚ фиксирующая юридический статус каждого фонда.
Соблюдение требований Приказа Росархива и ГОСТ Р7.0.11‑2011 гарантирует‚ что список
будет признан официальным‚ а архивные фонды – надёжно учтёнными.
Помните:
- Всегда используйте официальный шаблон.
- Проверяйте соответствие шрифта‚ размера и межстрочного интервала.
- Заполняйте все реквизиты точно и без ошибок.
- Сохраняйте готовый документ в PDF‑формате для передачи в архивный отдел.
При соблюдении всех рекомендаций ваш ьный лист будет соответствовать
требованиям законодательства и упростит процесс учёта и хранения архивных фондов.