В делопроизводстве и архивном деле часто встречается термин «литерный лист». Это особый способ нумерации листов, который позволяет фиксировать добавленные, недостающие или исправленные страницы без нарушения основной последовательности числовой нумерации. В статье рассмотрим, что такое литерные номера листов, зачем они нужны, какие нормативные документы их регулируют и как правильно оформлять лист‑заверитель с учётом литерных и пропущенных номеров.
Что такое литерные номера листов?
Литерный лист – это лист, номер которого состоит из обычного порядкового числа и добавочной буквы (а, б, в, г …). Такой номер используется в тех случаях, когда после завершения нумерации обнаруживается необходимость добавить один или несколько листов между уже пронумерованными страницами.
- Пример: 17а, 25б, 100а.
- Буква ставится после числа без пробела.
- Если необходимо добавить несколько листов в одну позицию, используют последовательные литеры: 34, 34, 34
и т.д.
Нормативно‑правовая база
Оформление литерных номеров листов регулируется следующими документами:
- Правила архивного дела (утверждены приказом Минкультуры РФ от № 526). В Приложении 8 к этим правилам содержится унифицированный образец листа‑заверителя, где указываются:
- Число пронумерованных листов (цифрами и прописью);
- Количество листов внутренней описи;
- Наличие литерных листов;
- Пропущенные номера листов.
- Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ) – определяет обязательность указания всех особенностей формирования дела, включая литерные номера;
- Приказы и методические рекомендации государственных архивов (например, Приказ Минкультуры РФ от № 526, Положения о передаче дел в государственное хранение).
Зачем нужны литерные номера?
Литерные номера позволяют:
- Сохранить целостность нумерации – не требуется пере‑нумеровывать весь документ.
- Отразить добавленные листы (дополнительные справки, протоколы, исправления), которые появились после завершения основной нумерации.
- Указать пропущенные номера (ошибки, утерянные листы) без искажения общего количества листов.
- Обеспечить однозначную идентификацию листов при поиске и выдаче документов из архива.
Как оформлять лист‑заверитель с учётом литерных и пропущенных листов
Лист‑заверитель – отдельный лист, который фиксирует особенности формирования дела. Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения.
Основные поля листа‑заверителя
- Наименование дела (полное название, номер дела, дата).
- Общее количество листов – указывается цифрами и прописью. В расчёт берутся все листы: обычные, литерные и пропущенные (если они учитываются в общем числе).
- Число пронумерованных листов (без литерных).
- Литерные листы – перечисляются через запятую (например, 17а, 157а, 25б).
- Пропущенные номера – указываются отдельно (например, 240, 647).
- Подпись ответственного лица и дата составления.
Пример заполнения
Лист‑заверитель дела № 123/2026
Общее количество листов: 102 листа (сто два листа)
Число пронумерованных листов: 100 листов
Литерные листы: 1а, 11а
Пропущенные номера: — (отсутствуют)
Ответственный: Иванов И.И. Дата:
В этом примере изначально было пронумеровано 100 листов, затем добавлены два литерных (1а и 11а). Общее количество листов указано как 102, т.к. литерные листы включаются в общий счёт.
Правила нумерации и обработка пропусков
Добавление литерных листов
- Если после листа № N обнаружено, что нужен дополнительный лист, ему присваивается номер Nа.
- Если требуется ещё один лист между Nа и N+1, используется Nб, и т.д.
- Литерные номера не влияют на последовательность чисел: после Nа следует N+1, а не N+2;
Пропущенные номера
Пропуск может возникнуть по нескольким причинам: утеря листа, ошибка в нумерации, намеренное исключение. При оформлении листа‑заверителя:
- Указывают «пропущенный номер» в отдельном поле.
- Не «перенумеровывают» последующие листы, если это не предписано архивом.
- В расчёте общего количества листов пропущенный номер не учитывается (т.к. листа физически нет).
Пример расчёта общего количества листов
Допустим, в деле последний лист имеет номер 264, но в подшивке есть литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист № 647.
Число обычных листов: 264
Литерные листы: 2 (34а, 34б)
Пропущенный лист: 1 (№ 647) – не учитывается в общем счёте.
Общее количество листов = 264 + 2 = 266 листов;
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли указывать литерные листы в реестре дел?
Да. В реестре (внутренняя опись) указывается наличие литерных листов, иначе при поиске может возникнуть путаница. - Можно ли использовать несколько литерных листов после одного номера?
Допустимо; Последовательность будет: 25а, 25б, 25в и т.д. Главное – сохранять порядок букв в алфавите. - Как оформлять лист‑заверитель, если в деле есть как литерные, так и пропущенные номера?
Указываются оба типа в отдельных строках: «Литерные листы: …», «Пропущенные номера: …». Общее количество листов считается без пропущенных, но с литерными. - Можно ли «перенумеровать» весь документ вместо использования литерных листов?
Теоретически можно, но это противоречит правилам архивного дела, так как меняется оригинальная нумерация документа. Перенумерацию допускают только при согласовании с архивом и в исключительных случаях. - Как вести учёт литерных листов в электронных системах?
В электронных архивах литерные номера фиксируются в поле «Номер листа» в виде строки (например, «17а»). При поиске система должна поддерживать поиск по шаблону «число + буква».
Литерные номера листов – важный инструмент делопроизводства, позволяющий гибко реагировать на изменения в составе документов без нарушения их оригинальной нумерации. Правильное оформление листа‑заверителя, учитывающее как литерные, так и пропущенные номера, гарантирует точность учёта, упрощает поиск и соответствует требованиям законодательства.
Помните, что:
- Общее количество листов считается с учётом всех литерных листов;
- Пропущенные номера фиксируются отдельно и не влияют на итоговый счёт;
- Все сведения о литерных листах обязаны быть отражены в листе‑заверителе и внутренней описи дела.
Соблюдая эти правила, вы обеспечите корректную подготовку дел к передаче в архив и упростите их последующее использование.