Литерные номера листов – это специальные обозначения, которые применяются в делопроизводстве и архивном деле для учета листов, не попавших в обычную последовательную нумерацию. Такие номера позволяют фиксировать добавленные позже листы, исправления ошибок нумерации и пропущенные листы без нарушения целостности нумерационного ряда.
Зачем нужны литерные номера?
В процессе формирования дел часто возникают ситуации, когда:
- незначительный лист был пропущен при первичной нумерации;
- в дело добавляют листы после того, как нумерация уже завершена;
- нужна фиксация листов, которые находятся в подшивке, но не входят в основной нумерационный ряд.
Литерные номера позволяют отразить такие особенности без необходимости полностью перенумеровывать дело, что экономит время и сохраняет документальную целостность.
Правовая основа
Унифицированный порядок оформления листа‑заверителя, в т.ч. указание литерных номеров, закреплён в Приложении 8 к Правилам архивного дела (утверждённые приказом Минкультуры РФ от № 526). В этом документе указано, что в лист‑заверитель необходимо вносить:
- Общее количество листов (цифрами и прописью);
- Количество листов внутренней описи;
- Данные о наличии литерных номеров листов;
- Перечень пропущенных номеров (если они есть).
Как оформлять лист‑заверитель с литерными номерами
Основные сведения
В верхней части листа‑заверителя указываются:
- Наименование дела;
- Номер дела;
- Дата формирования;
- Ответственное лицо.
Указание количества листов
Общее количество листов считается по факту – включая как пронумерованные, так и литерные листы, но за вычетом пропущенных номеров.
Пример: в деле пронумеровано листов 1‑250, к ним добавлены литерные листы 17а и 157а, а лист № 240 пропущен. Тогда:
- Пронумерованных листов: 250;
- Литерных листов: 2;
- Пропущенных листов: 1;
- Общее количество листов = 250 + 2 – 1 = 251 лист.
Оформление раздела «Литерные номера листов»
В лист‑заверителе создаёться отдельный пункт, где перечисляются все литерные номера. Их записывают в порядке возрастания, используя латинскую букву а, б, в … (в русскоязычной практике часто используют «а», «б», «в», но в официальных образцах допускается и латинская «a», «b»).
Пример записи:
Литерные номера листов: 17а, 157а, 34б, 45в.
Оформление раздела «Пропущенные номера листов»
Если в процессе нумерации обнаружены пропуски, их фиксируют в отдельном пункте. Пропущенный номер указывается без каких‑либо букв.
Пример:
Пропущенные номера листов: 240, 647.
Подпись и дата
В конце листа‑заверителя ставятся подпись ответственного лица и дата составления. Это подтверждает достоверность указанных сведений.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не учитывать литерные листы в общем количестве | Неправильный подсчёт количества листов, что может привести к отказу в приёме дела в архив | Всегда добавляйте количество литерных листов к числу пронумерованных, а затем вычитайте пропущенные номера |
| Перепутать порядок букв (а, б, в) с цифрами | Смутность в индексации, затруднение поиска конкретного листа | Соблюдайте единый стиль: цифра + маленькая латинская/русская буква без пробела (например, 25а) |
| Не фиксировать пропущенные номера | Отсутствие полной картины нумерации, возможные вопросы со стороны архивных органов | В лист‑заверителе обязательно указывайте все пропущенные номера |
Пример заполненного листа‑заверителя
-------------------------------------------------------------------- ЛИСТ‑ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА -------------------------------------------------------------------- Наименование дела: "Отчёт о проведении аттестации 2025" Номер дела: 12/2025 Дата формирования: Ответственное лицо: Иванов И.И. Число пронумерованных листов: 250 (двести пятьдесят) листов. Число листов внутренней описи: 5 листов. Литерные номера листов: 17а, 157а, 34б, 45в. Пропущенные номера листов: 240, 647. Общее количество листов (включая литерные, без пропусков): 251 лист. Подпись: ______________________ Дата: --------------------------------------------------------------------
Практические рекомендации
- Проверяйте нумерацию сразу после её завершения. Чем раньше обнаружен пропуск, тем проще его зафиксировать.
- Не меняйте уже присвоенные номера. Если обнаружена ошибка, используйте литерный номер вместо полной перенумерации.
- Ведите журнал нумерации. Записывайте, какие листы были добавлены позже, и кем.
- Согласовывайте крупные отклонения с архивом. При наличии более 5 литерных листов или более 10 пропущенных номеров рекомендуется обсудить ситуацию с архивным отделом.
- Храните оригиналы листа‑заверителя вместе с делом. Он является официальным документом, подтверждающим целостность и полноту дела.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Если в деле изначально было 100 листов, а потом добавились два литерных (1А и 11А), как указывать количество листов?
В лист‑заверителе указывается общее количество листов, включая литерные: 102 листа. При этом в разделе «Литерные номера листов» перечисляются 1А и 11А.
Вопрос 2. Что делать, если обнаружен пропуск в середине нумерации (например, отсутствует лист № 45)?
Пропуск фиксируется в отдельном пункте «Пропущенные номера листов». При подсчёте общего количества листов пропущенный номер вычитается.
Вопрос 3. Можно ли использовать несколько букв (а, б, в) для одного номера?
Да. Если к одному числу добавляются несколько листов, используют последовательные литеры: 25а, 25б, 25в и т.д.
Вопрос 4. Нужно ли указывать литерные номера в электронных архивах?
Да. При сканировании дел в электронный архив литерные номера указываются в метаданных или в описании файла, чтобы обеспечить полноту цифровой копии.
Литерные номера листов – это удобный и законодательно закреплённый способ фиксировать отклонения от обычной нумерации в делах. Правильное их использование упрощает работу архивистов, обеспечивает достоверность учёта и помогает избежать лишних задержек при передаче дел в архив.
Помните: лист‑заверитель – главный документ, подтверждающий количество и порядок листов в деле. Тщательно проверяйте каждую запись, фиксируйте все литерные и пропущенные номера, и ваш архивный процесс будет безупречным.