Важность темы. В условиях стремительного цифрового преобразования государственных и муниципальных архивов России, вопросы создания, хранения, учёта и использования электронных документов выходят на первый план. Именно поэтому Всероссийский научно‑исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал Методические рекомендации «Электронный фонд пользования», одобренные Комиссией по НИМР при Росархиве.

Что такое ВНИИДАД?

ВНИИДАД – федеральное бюджетное учреждение, занимающееся научными исследованиями в области документооборота, архивоведения и информационных технологий. Институт разрабатывает нормативно‑правовые акты, методические рекомендации и формы, которые становятся основой практики архивных учреждений России.

Ключевые документы, опубликованные в 2023 г.

1. Методические рекомендации «Электронный фонд пользования: создание, хранение, учет и использование» (25 августа 2023).
2. Методические рекомендации по подготовке электронных публикаций архивных документов.
3. Методические рекомендации по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов архивного фонда РФ.

Все указанные документы разработаны ВНИИДАД и находятся в открытом доступе на портале «Архивы России».

Содержание методических рекомендаций «Электронный фонд пользования»

Общие положения

• Определения терминов: ЭНТД (электронный носитель цифровой информации), Электронный архивный документ (ЭАД), архивный формат и др.
• Принципы обеспечения сохранности электронных документов: целостность, подлинность, доступность, конфиденциальность.
• Требования к инфраструктуре: серверные помещения, системы резервного копирования, средства контроля доступа.

Создание электронного архива

1. Подготовка исходных материалов – сканирование бумажных документов, миграция существующих электронных файлов.
2. Выбор формата – предпочтительно использовать открытые, долгосрочные форматы (PDF/A, TIFF, XML).
3. Метаданные – обязательное заполнение полей согласно Росархив (дата создания, автор, классификация, права доступа).
4. Контроль качества – проверка читабельности, целостности файлов, соответствия метаданных.

Хранение и обеспечение сохранности

• Дублирование: минимум три копии – две в разных географических зонах, одна в офлайн‑хранилище.
• Регулярные проверки целостности (контрольные суммы, хеш‑функции).
• Обновление носителей: миграция с устаревших носителей (ленточные, оптические) на современные (SSD, облачные хранилища).
• Политика доступа: разграничение прав пользователей, журналирование всех действий.

Учёт и классификация

Для учёта электронных документов применяется Электронный реестр документов (ЭРД), который интегрирован с автоматизированными системами управления архивным фондом (АСУФ). Основные элементы учёта:

• Уникальный идентификатор (UID) для каждого ЭАД.
• Связи с оригинальными бумажными описами (если они существуют).
• Статус обработки (в работе, проверено, архивировано).

Использование и предоставление доступа

Рекомендации предусматривают два основных режима доступа:

1. Внутренний – доступ только для сотрудников архивного учреждения.
2. Внешний – предоставление копий пользователям (гражданам, исследователям) через электронные порталы с учётом прав доступа.

Для внешнего доступа рекомендуется использовать веб‑интерфейсы с поддержкой протоколов OAI‑PMH и API для интеграции с другими информационными системами.

Практические рекомендации для архивных учреждений

Планирование проекта

• Сформировать команду проекта (архивисты, ИТ‑специалисты, юристы).
• Разработать техническое задание с учётом требований ВНИИДАД.
• Определить бюджет и сроки (поэтапный переход: пилот → масштабирование).

Пилотный запуск

1. Выбрать ограниченный набор документов (например, 5 % фонда).
2. Провести миграцию, заполнить метаданные, протестировать систему резервного копирования.
3. Оценить результаты, собрать обратную связь, скорректировать процесс.

Масштабирование

• Постепенно включать новые подразделения и типы документов.
• Внедрять автоматизированные инструменты классификации (машинное обучение) для ускорения метаданных.
• Обеспечить постоянный мониторинг состояния хранилища (дашборды, алерты).

Обучение персонала

Регулярные семинары и вебинары по темам:

• Работа с электронными форматами и метаданными.
• Кибербезопасность и защита архивных данных.
• Требования законодательства (ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивном деле»).

Как внедрять рекомендации ВНИИДАД в муниципальном архиве

Перспективы развития электронных архивов в России

С учётом рекомендаций ВНИИДАД, в ближайшие годы ожидается:

• Увеличение доли электронных фондов до 70‑80 % от общего объёма архивных материалов.
• Широкое внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста (OCR);
• Создание единого национального портала доступа к электронным архивным документам с поддержкой единой системы аутентификации.
• Развитие облачных решений в рамках государственной программы «Цифровая экономика», что позволит снизить затраты на инфраструктуру.

Методические рекомендации ВНИИДАД «Электронный фонд пользования» представляют собой комплексный набор правил, который учитывает как технические, так и организационные аспекты работы с электронными архивными документами. Их внедрение позволяет:

• Гарантировать долгосрочное сохранение цифровых материалов.
• Обеспечить прозрачный и удобный учёт архивных единиц.
• Расширить возможности доступа для исследователей и граждан.
• Снизить риски потери информации и повысить эффективность работы архивных учреждений.

Следуя рекомендациям ВНИИДАД, государственные и муниципальные архивы России смогут успешно пройти путь цифровой трансформации, сохранив при этом историческую ценность и достоверность своих фондов.

Дата публикации: 11 июля 2026 г. | Источник: портал «Архивы России», методические рекомендации ВНИИДАД, одобренные Комиссией по НИМР при Росархиве.