Документ предназначен для работников государственных архивов, архивных органов и муниципальных архивных учреждений, осуществляющих оформление и выдачу справок, выписок и копий документов, необходимых гражданам для получения социальных льгот, компенсаций и иных гарантий государственной защиты.

Нормативная база

• Конституция Российской Федерации (ст. 7, 33) – право на получение информации;
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ от (с изменениями на );
• Постановление Правительства РФ от № 290 «О Федеральном архивном агентстве (Росархив)»;
• Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» № 210‑ФЗ от (с изменениями на );
• Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан…» (приказ Минкультуры РФ от № 271).

Понятие и виды запросов социально‑правового характера

Запросы социально‑правового характера – это обращения граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, а также организаций, направленные на получение сведений, подтверждающих право на:

• пенсионное обеспечение;
• льготы и компенсации;
• социальные выплаты и пособия;
• подтверждение трудового стажа, заработной платы, несчастных случаев на производстве;
• подтверждение образования, гражданского состояния, участия в боевых действиях и др.

Организация работы по исполнению запросов

Приём и регистрация запросов

Запрос принимается в письменной форме (почта, электронная почта, личный приём) и регистрируется в журнале учёта incoming‑запросов с указанием:

• даты получения;
• ФИО заявителя (или наименования организации);
• контактных данных;
• тематики запроса;
• срока исполнения (не более 30 рабочих дней, если иное не установлено законом).

Распределение по исполнителям

После регистрации запрос направляется соответствующему отделу (отдел по личному составу, отдел по военной истории, отдел по документам образования и т.д.) в зависимости от тематики.

Поиск и отбор документов

Исполнитель осуществляет:

1. предварительный анализ содержания запроса;
2. определение фондов и дел, где может находиться необходимая информация;
3. поиск в электронных каталогах, картотеках и печатных описях;
4. отбор документов, содержащих персонифицированные сведения (акты гражданского состояния, трудовые книжки, diplomas, военные билеты и др.).

Подготовка ответа

В зависимости от результата поиска формируется один из следующих видов ответов:

• Архивная справка – подтверждает наличие искомого документа и извлекает из него необходимые сведения;
• Архивная выписка – содержит точную копию фрагмента документа с указанием реквизитов;
• Архивная копия – полная воспроизведённая копия документа (при невозможности извлечения отдельных сведений);

Оформление ответа осуществляется согласно шаблону, утверждённому Росархивом, и включает:

• шапку с реквизитами архива;
• название документа («Справка», «Выписка», «Копия»);
• данные заявителя;
• содержательную часть (извлечённые сведения, ссылки на дела, листы, номера);
• подпись ответственного исполнителя и печать архива.

Особенности исполнения отдельных тематических групп запросов

Запросы о гражданском состоянии

Используются метрические книги, акты ЗАГС, записи о рождении, браке, разводе, смерти. При отсутствии записей в архиве запрос направляется в органы ЗАГС с указанием причины невозможности предоставления информации.

Ответственность за качество и сроки исполнения

Согласно пункту 4.2 Положения о Федеральном архивном агентстве, работники архива несут дисциплинарную ответственность за:

• нарушение установленных сроков ответа;
• неполное или неверное извлечение сведений;
• нарушение конфиденциальности персональных данных;
• ошибки в оформлении справок и выписок.

При выявлении нарушений возможно применение замечания, выговора или иных мер disciplinary воздействия, предусмотренных внутренними нормативными актами архива.

Примеры оформления типовых ответов

Справка о трудовом стаже

Государственный архив [наименование субъекта РФ]
СПРАВКА
№ ______ от «__» __________ 202__ г.

Выдана гражданину ______________________ (паспорт № _______, выдан ___.__.____)
в подтверждение факта трудовой деятельности в организации ______________________
с «__» __________ 19__ г. по «__» __________ 19__ г.
Общий трудовой стаж составляет ____ лет ____ месяцев.

Сведения взяты из личного дела № _______, фонд ____, опись ____, дело ____, лист ____.

Директор архива ___________________ /подпись/
М.П.

Выписка из акта о рождении

Государственный архив [наименование субъекта РФ]
ВЫПИСКА
№ ______ от «__» __________ 202__ г.

Выдана гражданину ______________________ (паспорт № _______, выдан ___.__.____)
в подтверждение факта рождения.

Согласно акту о рождении № _______, запись сделанная в метрической книге
отдела ЗАГС г. ___________ за ___.__.____ г.:
ФИО ребёнка: ______________________
Дата рождения: __.__.____ г.
Место рождения: ______________________
Родители: ______________________ и ______________________

Сведения взяты из фонда ____, опись ____, дело ____, лист ____.
Директор архива ___________________ /подпись/
М.П.

Методические рекомендации по исполнению запросов социально‑правового характера представляют собой комплексный нормативно‑методический документ, обеспечивающий:

• единообразный подход к обработке запросов;
• соблюдение законодательных требований о бесплатном предоставлении информации;
• высокое качество и своевременность выдачи архивных справок, выписок и копий;
• защиту прав граждан на получение социальных гарантий.

Применение данных рекомендаций способствует повышению доверия граждан к архивным учреждениям и укреплению роли архива как важного элемента государственной системы социальной защиты.