Цель статьи – дать подробный обзор методических рекомендаций, принятых в 2012 году, которые регламентируют процесс определения организаций‑источников комплектования архивов России, а также описать принципы, критерии, этапы работы и практические рекомендации по их применению.

Общие положения

Методические рекомендации «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов», согласованные ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г., являются нормативным документом, регулирующим:

• формирование списков организаций, от которых архивы принимают документы;
• порядок взаимодействия архивов с государственными, муниципальными и негосударственными организациями‑источниками;
• принципы дифференцированного подхода к классификации организаций‑источников.

Документ построен на основе Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и учитывает изменения, произошедшие в архивной сфере после распада СССР.

Принципы и критерии определения организаций‑источников

Основные принципы

1. Принцип законности. Определение организаций‑источников осуществляется в соответствии с федеральными законами, указами Президента РФ и нормативными актами Росархива.
2. Принцип полноты. В списки включаются все организации, чьи документы относятся к государственной или муниципальной собственности, а также негосударственные организации, если они хранят такие документы по договору.
3. Принцип дифференциации. Разделение организаций на группы в зависимости от формы и объёма передачи документов (постоянный, временный, электронный).
4. Принцип актуальности. Списки пересматриваются не реже одного раза в три года или при изменении нормативно‑правовой базы.
5. Принцип взаимодействия. Установление чётких процедур обмена информацией между архивом и организацией‑источником (договор, акт приёма‑передачи, протоколы).

Критерии включения в список

• Статус организации. Государственный орган, орган местного самоуправления, муниципальная организация, а также негосударственная организация, заключившая договор о передаче документов.
• Вид документов. Документы, относящиеся к архивному фонду РФ (документы, образующие государственную собственность) или к другим архивным документам, подлежащим передаче.
• Объём и регулярность передачи. Постоянные источники (регулярные отчёты, бухгалтерская отчётность) и единичные источники (специфические проекты, расследования).
• Форма хранения. Бумажные документы, электронные документы, микрофильмы, аудио‑ и видеоматериалы.
• Готовность организации‑источника к передаче. Наличие систем учёта, согласованного формата передачи и технической возможности (например, электронный архив).

Этапы работы по определению организаций‑источников

Процесс делится на четыре последовательных этапа:

1. Подготовительный этап.
   • Анализ нормативно‑правовой базы.
   • Формирование рабочей группы (архивариусы, юристы, ИТ‑специалисты).
   • Сбор предварительной информации о потенциальных источниках (реестры, каталоги, справочники).
2. Этап классификации и критериев.
   • Применение критериев (см. раздел 2.2) к собранным данным.
   • Разделение организаций на группы:
     1. Постоянные источники (госорганы, муниципальные органы).
     2. Временные источники (проекты, комиссии).
     3. Электронные источники (организации, передающие только электронные документы).
     4. Негосударственные источники (по договору).
3. Этап формирования и утверждения списков.
   • Составление проекта списка организаций‑источников.
   • Согласование проекта с руководством архива и, при необходимости, с региональными органами управления архивным делом.
   • Утверждение списка в установленном порядке (приказ, распоряжение).
4. Этап контроля и актуализации.
   • Ведение реестра организаций‑источников в автоматизированной системе учёта.
   • Периодический мониторинг изменений в статусе организаций (реорганизация, ликвидация, изменение формы собственности).
   • Обновление списка не реже одного раза в три года или при возникновении новых нормативных требований.

Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов

Методические рекомендации раскрывают практические аспекты применения вышеуказанных правил. Ключевые положения включают:

• Определение формы приёма. Для бумажных документов – физический приём в архивный фонд; для электронных – передача через защищённые каналы (FTP, электронный документооборот).
• Сроки временного хранения. При невозможности немедленного приёма (например, из‑за отсутствия технической инфраструктуры) допускается продление срока временного хранения в организации‑источнике до 12 мес.
• Договорные отношения. Для негосударственных организаций обязательным является заключение договора, в котором фиксируются объём, форма и сроки передачи документов.
• Контроль качества. Архив проводит проверку соответствия передаваемых документов установленным требованиям (состав, подлинность, состояние).
• Учет и регистрация. Все поступившие документы фиксируются в журнале приёма, а их метаданные заносятся в электронный каталог архива.

Классификация организаций‑источников

По статусу

По форме приёма

• Постоянный приём. Регулярные отчёты, бухгалтерская и кадровая документация.
• Временный приём. Документы, связанные с конкретным проектом или расследованием.
• Электронный приём. Документы в цифровом виде (XML, PDF/A, электронные таблицы).

Правовая база

Ключевые нормативные акты, на которые опираются методические рекомендации 2012 года:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от  № 125‑ФЗ.
2. Приказ Росархива № 71 от  г. «Об утверждении методических рекомендаций по определению организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов».
3. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены постановлением Правительства РФ от  № 1015).
4. Гражданский кодекс РФ (раздел о договорах передачи документов).
5. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (для электронных архивов).

Практические рекомендации для архивов

1. Создайте рабочую группу из специалистов разных профилей (архивариусы, юристы, ИТ‑специалисты) для обеспечения комплексного подхода.
2. Разработайте шаблоны договоров с негосударственными организациями, включающие пункты о конфиденциальности, сроках хранения и ответственности.
3. Внедрите автоматизированную систему учёта (например, «Электронный архивный реестр»), позволяющую быстро обновлять списки источников.
4. Проводите обучение персонала по работе с электронными документами и методиками проверки их подлинности.
5. Организуйте регулярный мониторинг изменений в структуре государственных и муниципальных органов (реорганизация, переименование).
6. Обеспечьте резервное копирование электронных архивных материалов в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных» и ФЗ‑149 «Об информации».

Методические рекомендации 2012 года представляют собой комплексный инструмент, позволяющий систематизировать процесс определения организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Принципы законности, полноты и дифференциации, а также чётко прописанные этапы работы обеспечивают:

• полноту и актуальность архивных фондов;
• правовую защищённость передачи документов;
• эффективное взаимодействие между архивом и организациями‑источниками;
• возможность гибкого перехода к электронному архивированию.

Соблюдение указанных рекомендаций способствует сохранению исторической памяти, повышает доступность государственных и муниципальных документов и укрепляет роль архивов в современной информационной инфраструктуре России.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.