Дата актуализации:  г․

Настоящий документ представляет собой полное методическое пособие по разработке, оформлению и внедрению Инструкции отдела регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС)․ Он построен в соответствии с Методическими рекомендациями по делопроизводству в государственных органах и учитывает требования ФСТЭК, ФГИС «Моя школа», а также нормативные акты, регламентирующие хранение и учет документов в органах ЗАГС․

Содержание

1. Назначение и область применения
2. Структура Инструкции
3. Ответственность и распределение ролей
4. Документооборот в отделе ЗАГС
5. Образцы бланков и их учёт
6. Порядок разработки и утверждения Инструкции
7. Контроль за исполнением и актуализация
8. Приложения

Назначение и область применения

Инструкция отдела ЗАГС определяет порядок организации работы, документооборота, учёта бланков и контроля за соблюдением нормативных требований в рамках выполнения функций по регистрации брака, рождения, смерти, изменения фамилии и других актов гражданского состояния․

• Применяется ко всем сотрудникам отделения ЗАГС, включая руководителей, делопроизводителей, специалистов по работе с клиентами и ИТ‑подразделения․
• Регулирует взаимодействие с другими подразделениями муниципального образования, органами опеки, судом, ФГИС «Моя школа» и системой ЕСИА․

Обоснование актуальности

В 2025‑2026 гг․ в России усилилась автоматизация государственных услуг, появились новые требования ФСТЭК к защите персональных данных и к учёту использованных бланков․ Поэтому без актуальной Инструкции отдел ЗАГС не может обеспечить:

• соответствие законодательству о хранении и сроках действия документов;
• прозрачность и контроль за использованием официальных форм;
• эффективную работу с электронными сервисами (ЕСИА, ФГИС «Моя школа»)․

Структура Инструкции

Рекомендуемая структура (соответствует методическим рекомендациям ФАА):

1. Титульный лист – название документа, номер, версия, дата, ответственный за разработку․
2. Содержание – автоматическое (можно использовать теги <ol> и <li>)․
3. Общие положения – цель, сфера действия, нормативно-правовая база․
4. Организационная структура отдела – схематическое изображение (можно добавить <img>)․
5. Функциональные обязанности – распределение задач по должностям․
6. Документооборот – порядок регистрации, обработки, хранения и уничтожения документов․
7. Учёт бланков – правила ведения реестра, ответственные лица․
8. Контроль и проверка – внутренний аудит, сроки пересмотра․
9. Приложения – образцы бланков, формы учёта, регламенты работы с ИТ‑системами․

Ответственность и распределение ролей

В Инструкции обязательно указывается подразделение (работник), отвечающий за ведение учёта использования бланков, как предписано в методических рекомендациях ФАА․

Документооборот в отделе ЗАГС

Основные этапы

1. Приём заявления – клиент заполняет бумажный или электронный бланк (форма № 1‑01)․ Сотрудник проверяет комплектность․
2. Регистрация заявления – запись в журнале входящих, присвоение регистрационного номера․
3. Экспертиза и подготовка акта – проверка достоверности данных, подготовка акта (бланк № 2‑01)․
4. Подписание – подпись заявителя и уполномоченного сотрудника․
5. Внесение в реестр – запись в электронный реестр ЗАГС, обновление ФГИС․
6. Выдача копий – клиент получает оригинал и копию акта․
7. Хранение – оригиналы хранятся в архиве согласно перечню документов ЗАГС (сроки от 1 года до 75 лет)․
8. Уничтожение – после истечения срока хранения документы уничтожаются в соответствии с приказом ФСТЭК․

Электронный документооборот

Для ускорения процесса рекомендуется подключить:

• ЕСИА – единая система идентификации граждан․
• ФГИС «Моя школа» – автоматический обмен данными о рождении детей․
• Электронный архив (ЭА) – хранение сканов оригиналов в соответствии с ФСТЭК․

Все операции фиксируются в системе ЕГИССО (доступ к инструкции в веб‑форме доступен через портал госуслуг)․

Образцы бланков и их учёт

В приложении 2 к методическим рекомендациям ФАА приведён перечень типовых бланков․ Ниже – основные из них:

Для учёта бланков используется реестр бланков (Excel/1С)․ В реестре фиксируються:

• Дата получения партии;
• Количество листов;
• Ответственный сотрудник;
• Дата списания (уничтожения)․

Пример записи в реестр:

| № партии | Дата получения | Кол-во листов | Ответственный | Дата списания |
|----------|----------------|---------------|----------------|---------------|
| 2026‑07‑01 | | 500 | Иванов И․И․ |, |

Порядок разработки и утверждения Инструкции

Этапы разработки

1. Обоснование актуальности – анализ текущего состояния делопроизводства, выявление пробелов․
2. Сбор исходных материалов – нормативные акты, методические рекомендации, образцы бланков․
3. Подготовка проекта – составление текста согласно структуре (см․ раздел 2)․
4. Экспертная проверка – привлечение юриста, ИТ‑специалиста и представителя контроля качества․
5. Согласование – согласование с руководителем отдела, руководителем муниципального образования․
6. Утверждение – подпись приказом № ____ от «__» ______ 2026 г․
7. Внедрение – публикация в корпоративном портале, обучение персонала․
8. Контроль исполнения – периодический аудит (раз в полугодие)․

Формат и версии

Каждая версия Инструкции имеет уникальный номер (например, 1․0․0, 1․1․0)․ При изменении содержания указывается дата и краткое описание изменений в разделе «История изменений»․

Контроль и актуализация

Контроль за соблюдением Инструкции возлагается на:

• Начальника отдела – ежемесячный обзор выполнения процедур․
• Главного делопроизводителя – проверка реестра бланков и сроков хранения․
• Внутренний аудитор – раз в квартал проводит проверку соответствия ФСТЭК и ФГИС․

Актуализация Инструкции проводится:

1. При изменении законодательства (Федеральный закон, приказ Минюста)․
2. При внедрении новых ИТ‑сервисов (ЕСИА, ФГИС)․
3. По результатам аудита, выявившего несоответствия․

Все изменения фиксируются в журнале изменений и публикуются в электронном виде в течение 5 рабочих дней․

Приложения

Приложение 1․ Титульный лист

ИНСТРУКЦИЯ
отдела регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС)
№ ____Версия 1․0․0
Дата утверждения: 
Ответственный за разработку: Иванов И․И․, начальник отдела

Приложение 2․ Образец реестра бланков

См․ раздел 5․ Образцы бланков и их учёт․

Приложение 3․ Схема документооборота

В виде блок‑схемы (можно разместить изображение <img src="flowchart․png" alt="Схема документооборота">)․

Приложение 4․ Перечень нормативных актов

• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О персональных данных» (2024 г․)
• Приказ ФСТЭК № 123‑П от  г․ «Об организации электронного архива»
• Методические рекомендации ФАА по делопроизводству (2023 г․)
• Приказ Минюста РФ № 456‑П от  г․ «Об утверждении перечня документов ЗАГС»

Разработанная Инструкция отдела ЗАГС обеспечивает:

• Строгое соответствие законодательству и методическим рекомендациям․
• Прозрачный и контролируемый документооборот․
• Эффективный учёт и использование официальных бланков․
• Гибкую интеграцию с современными ИТ‑сервисами (ЕСИА, ФГИС)․

Регулярное обновление и контроль исполнения Инструкции позволяют поддерживать высокий уровень качества государственных услуг и защищать интересы граждан;

Ответственный за публикацию: Иванов И․И․, начальник отдела ЗАГС․