Дата подготовки: 22:43:07 ()

Архивная деятельность является важной составляющей информационной политики государства и организаций. Правильное ведение архивов обеспечивает сохранность документального наследия, гарантирует доступ к информации и поддерживает правопорядок. Настоящее методическое руководство предназначено для архивариусов, руководителей архивных отделов и всех специалистов, чья работа связана с обработкой, хранением и использованием документов.

Нормативная база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ;
• Постановление Правительства РФ от № 2102 «Об утверждении Положения о государственном архивном фонде»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документооборот; Архивное дело. Общие положения»;
• Методические рекомендации Росархива по электронному документообороту и цифровому архивированию (2023‑2025 гг.).

Организационная структура архива

Основные подразделения

1. Отдел приёма и учёта документов – регистрация поступления, первичная обработка, формирование описей.
2. Отдел хранения и реставрации – обеспечение условий хранения, проведение реставрационных работ, контроль микроклимата.
3. Отдел справочно‑библиографической работы – составление справочников, помощь пользователям, организация доступа к фондам.
4. Отдел электронных архивов и цифровизации – сканирование, метаданные, долгосрочное хранение электронных документов.
5. Отдел кадров и обучения – подбор персонала, повышение квалификации, внутреннее обучение.

Взаимодействие с другими подразделениями организации

Архив тесно взаимодействует с бухгалтерией, юридическим отделом, отделом кадров и IT‑службой. Для эффективного взаимодействия рекомендуется:

• Утвердить регламент обмена документами между подразделениями;
• Внедрить единую электронную систему документооборота (ЭСДО);
• Проводить регулярные совещания по вопросам архивного обеспечения.

Основные функции архива

• Приём и учёт документов – проверка комплектности, присвоение индексов, внесение в реестр поступления.
• Классификация и систематизация – разработка номенклатуры дел, составление описей и каталогов.
• Хранение и сохранность – соблюдение температурно‑влажностного режима, защита от света, пожаров и биологических угроз.
• Предоставление информации – организация читального зала, выдача копий, работа с электронными запросами.
• Утилизация и уничтожение – проведение экспертизы ценности, оформление актов об уничтожении документов, имеющих временную ценность.

Методические рекомендации по работе с документами

Приём документов

1. Проверка сопроводительных писем и актов приёма‑передачи.
2. Визуальный осмотр на наличие повреждений, плесени, насекомых.
3. Регистрация в журнале приёма с указанием даты, номера дела, источника поступления.
4. Присвоение уникального индекса согласно утверждённой номенклатуре дел.

Обработка и описание

• Создание описи дела: краткое содержание, даты, ответственные лица, количество листов.
• Внесение данных в электронный каталог (например, АИС «Архив»).
• При необходимости – выполнение реставрации или консервации повреждённых листов.

Хранение

• Размещение документов на стеллажах с учётом их формата и плотности.
• Обеспечение температуры 18±2 °C и относительной влажности 45±5 %.
• Использование кислотно‑нейтральных папок и коробов.
• Регулярный контроль состояния фондов (визуальный осмотр, микроклимат).

Электронные архивы и цифровизация

Переход к электронному документообороту требует соблюдения следующих принципов:

1. Создание метаданных – стандартные наборы (заголовок, автор, дата, тип документа, ключевые слова).
2. Выбор формата хранения – предпочтительно PDF/A, TIFF, JPEG2000 для изображений; XML/JSON для структурированных данных.
3. Контроль целостности – использование контрольных сумм (MD5, SHA‑256) и регулярная проверка.
4. Резервное копирование – минимум три копии на разных носителях (локальный сервер, удалённый дата‑центр, облачное хранилище).
5. Безопасность – шифрование данных при передаче и хранении, контроль доступа на основе ролей (RBAC).

Обеспечение сохранности и доступности

Физическая защита

• Установка систем пожарной сигнализации и автоматического пожаротушения (газовое или водяное).
• Контроль доступа через электронные пропускные системы и видеонаблюдение.
• Регулярная дератизация и дезинфекция помещений.

Информационная доступность

• Создание электронного каталога с возможностью поиска по полям метаданных.
• Обеспечение удалённого доступа через защищённый веб‑портал (HTTPS, двухфакторная аутентификация).
• Предоставление услуг копирования и сканирования по запросу пользователей.
• Ведение статистики использования фондов для планирования приобретения нового оборудования.

Обучение и повышение квалификации сотрудников

Квалифицированный персонал – залог эффективной архивной работы. Рекомендуется:

• Проводить вводный инструктаж для newly hired сотрудников (первый месяц работы).
• Организовывать ежегодные семинары по изменениям в законодательстве и новым технологиям (например, блокчейн для подтверждения подлинности документов).
• Поддерживать участие в профессиональных конференциях и вебинарах (Росархив, Международный совет по архивам).
• Внедрять систему наставничества: опытный архивариус курирует новичка в течение испытательного срока.

Методическое руководство по деятельности архивов представляет собой комплексный набор правил и рекомендаций, направленных на обеспечение надёжного хранения, эффективного использования и долгосрочной сохранности документального наследия. Соблюдение изложенных положений позволит архивным учреждениям выполнять свои функции на высоком профессиональном уровне, отвечать требованиям законодательства и удовлетворять потребности пользователей в информации.

Авторские права © 2026. Все права защищены.