Методика комплектования – это совокупность принципов, критериев и практических рекомендаций, направленных на формирование и поддержание Архивного фонда Российской Федерации (АРФ РФ) в государственных и муниципальных архивах. Данные рекомендации разработаны в целях информационного сопровождения и методического обеспечения внедрения в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – Правила).

Правовая основа

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах»;
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов (утверждены Федеральной архивной службой России);
• Методические рекомендации, подготовленные Росархивом и ВНИИДАД, которые уточняют порядок применения Правил.

Все перечисленные нормативные акты образуют единую нормативно-правовую базу для работы архивных учреждений России.

Основные понятия

Источники комплектования

Источниками комплектования являются учреждения, организации и физические лица, которые непосредственно передают документы в государственные или муниципальные архивы. К ним относятся:

1. Государственные органы и их подразделения;
2. Муниципальные органы власти;
3. Органы исполнительной власти субъектов РФ;
4. Научные, культурные и образовательные учреждения;
5. Физические лица, чьи документы относятся к личному происхождению (в т.ч. электронные).

Документы личного происхождения

Это документы, созданные в результате личной деятельности гражданина (корреспонденция, личные записи, фотографии и т.п.), а также их электронные аналоги. Их комплектование регулируется отдельными пунктами Методических рекомендаций.

Принципы и критерии определения источников комплектования

Для формирования списка организаций‑источников комплектования применяются следующие принципы:

• Принцип полноты – в список включаются все организации, создающие документы, подлежащие архивному хранению;
• Принцип актуальности – список регулярно обновляется в соответствии с изменениями в структуре органов и их функциях;
• Принцип законности – учитываются только те организации, которые имеют право передавать документы в архив в соответствии с законодательством;
• Принцип системности – источники комплектования классифицируются по типу документа, уровню управления и сфере деятельности.

Критерии отбора

1. Наличие у организации документального производства (создание, обработка, хранение документов);
2. Степень значимости создаваемых документов для исторической, научной, правовой и культурной сферы;
3. Продолжительность срока хранения (документы, подлежащие постоянному хранению, имеют приоритет);
4. Наличие право́ на депозитарное хранение (для организаций, передающих документы сверх установленного срока).

Этапы работы по определению и учёту источников комплектования

Процесс формирования и ведения списка источников комплектования состоит из пяти основных этапов:

1. Идентификация потенциальных источников – сбор информации о всех государственных, муниципальных и иных организациях, создающих документы.
2. Анализ документального потока – определение объёма и типа создаваемых документов, их правовой и исторической ценности.
3. Классификация и группировка – построение классификационной схемы (по уровню управления, отраслевой принадлежности, типу документов).
4. Формирование официального списка – оформление списка в соответствии с образцом, утверждённым Федеральной архивной службой.
5. Учёт и контроль – ведение учётных регистров, периодическое обновление данных, контроль за соблюдением сроков передачи.

Пример формы списка организаций‑источников

Классификационная схема построения списка

Для удобства работы с источниками комплектования рекомендуется использовать следующую иерархическую схему:

• Уровень 1 – По уровню управления
  • Федеральные органы
  • Региональные (субъекты РФ)
  • Муниципальные органы
• Уровень 2 – По отраслевой принадлежности
  • Образование и наука
  • Культура и искусство
  • Экономика и финансы
  • Социальная сфера
  • Военные и правоохранительные органы
• Уровень 3 – По типу документов
  • Документы личного происхождения
  • Документы административного характера
  • Электронные документы
  • Фотоматериалы, аудио‑ и видеозаписи

Такая схема позволяет быстро находить нужный источник, определять сроки передачи и контролировать процесс комплектования.

Учёт организаций‑источников, имеющих право депозитарного хранения

Согласно пункту 6.1.4 Правил, организации‑источники, которым предоставлено право депозитарного хранения архивных документов сверх установленного срока, учитываются в отдельном реестре. Порядок ведения этого реестра устанавливается Федеральной архивной службой России и включает:

1. Наименование организации‑источника;
2. Основание предоставления права (приказ, распоряжение);
3. Срок действия права (начало и окончание);
4. Перечень передаваемых документов и их объём;
5. Ответственное лицо за передачу.

Регулярный контроль за соблюдением условий депозитарного хранения позволяет избежать потери ценных архивных материалов и обеспечивает их долгосрочную сохранность.

Практические рекомендации архивных работников

• Регулярно обновляйте список источников – минимум раз в год проводите ревизию и вносите изменения.
• Внедряйте электронный учёт – используйте специализированные системы (например, «Электронный архивный реестр») для автоматизации процессов.
• Обучайте персонал – проводите семинары по методике комплектования, особенностям работы с электронными документами.
• Сотрудничайте с юридическим отделом – проверяйте правовые основания передачи документов, особенно в случае депозитарного хранения.
• Документируйте каждый этап – фиксируйте даты, ответственных лиц и объёмы передаваемых материалов в акте приёма‑передачи.

Методика комплектования государственных архивов – это фундаментальный инструмент, обеспечивающий полноту, достоверность и системность Архивного фонда РФ. Применение разработанных в рамках Методических рекомендаций принципов, критериев и классификационных схем позволяет:

• Гарантировать законность и прозрачность процесса передачи документов;
• Оптимизировать работу архивных учреждений за счёт стандартизации процессов;
• Сохранить историческую и культурную ценность документов для будущих поколений.

Следуя изложенной в статье методике, архивисты смогут эффективно выполнять свои профессиональные обязанности, а государственные и муниципальные архивы – поддерживать высокий уровень качества и доступности архивных фондов.

Дата последнего обновления: