Дата актуализации:
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Типовые нормы времени и выработки
- Этапы расчёта штатной численности
- Пример расчёта
- Классификация персонала архива
- Список использованных источников
Определение оптимального количества штатных позиций в государственных архивах – ключевой элемент эффективного управления архивным делом․ Недостаточный персонал приводит к задержкам в обслуживании документов, а избыточный – к нерациональному использованию бюджетных средств․ С 2004 г․ в России действует Методика расчётов штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду, утверждённая Приказом Росархива № 9 от 14 января 2004 г․ и дополненная Приказом № 111 от 08 августа 2022 г․
В статье рассмотрены основные положения методики, её правовая основа, используемые нормативные документы, а также пошаговый алгоритм расчёта с практическим примером․
Нормативно‑правовая база
Для расчёта штатной численности в государственных архивах необходимо опираться на следующие нормативные акты:
- Приказ Росархива № 9 от г․ – утверждает методику расчётов и перечень нормативов труда․
- Приказ Росархива № 111 от г․ – вводит типовые нормы времени и выработки для работ (услуг), выполняемых государственными и муниципальными архивами․
- Федеральный закон № 442‑ФЗ от г․ «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации» (в части, касающейся организации труда)․
- Нормативный сборник «Укрупнённые нормы времени на работы, выполняемые в объединённых архивах», изданный ВНИИДАД и Росархивом, 2004 г․
Все перечисленные документы рекомендуется использовать совместно, так как каждый из них покрывает отдельный аспект расчётов (нормы времени, нормы выработки, классификацию персонала)․
Типовые нормы времени и выработки
Нормативы делятся на несколько групп:
Нормы обслуживания помещений
- Таблица 4 – Нормы обслуживания для уборщиков помещений․ Периодичность уборки определяется архивом самостоятельно, однако расчёт трудозатрат базируется на указанных нормах․
Нормы обслуживания и ремонта оборудования
- Таблица 5 – Норматив численности рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования․
Нормы выполнения архивных операций
- Типовые нормы времени на работы по копированию, размножению, классификации, описанию и выдаче документов․
- Межотраслевые нормы труда, применяемые к архивным работникам (см․ раздел «Укрупнённые нормы времени»)․
Все нормы выражаются в часах человеко‑часов на единицу объёма работы (например, на 1 тыс․ листов, на 1 м³ архивного фонда и т․д․)․
Этапы расчёта штатной численности
Методика расчётов состоит из пяти основных этапов:
- Определение перечня работ – формируется полный список операций, которые архив обязан выполнять в течение планового периода (обычно год)․ Включаются как основные архивные функции, так и вспомогательные (уборка, техническое обслуживание)․
- Оценка объёмов работ – для каждой операции определяются количественные показатели (кол-во поступивших дел, объём хранилищ, количество обслуживаемых помещений и т․п․)․
- Применение нормативов – к каждому объёму работы подбирается соответствующая норма времени (чел/час)․ При этом учитываются:
- Типовые нормы времени (таблицы 4, 5, укрупнённые нормы);
- Корректирующие коэффициенты (сезонность, степень автоматизации, квалификационный уровень персонала)․
- Расчёт совокупных трудозатрат – суммируются все полученные трудозатраты:
Трудозатраты (чел·ч) = Σ (Объём работы × Норма времени × Коэффициент)
- Определение фондов рабочего времени – рассчитывается количество часов, доступных для выполнения работы за плановый период:
Фонд времени (чел·ч) = (Кол‑во штатных позиций × Норма рабочего времени в год) × (1 – Показатель отпусков, больничных и прочих отсутствий)
Норма рабочего времени в год обычно берётся из Трудового кодекса (например, 1760 чел·ч при 40‑часовой рабочей неделе)․
- Определение требуемой штатной численности – делением совокупных трудозатрат на фонд времени получаем требуемое количество штатных позиций:
Штатная численность = Трудозатраты / Фонд времени
Полученный показатель округляется в большую сторону, чтобы обеспечить резерв․
Пример расчёта
Рассмотрим условный архив среднего размера․
Исходные данные
- Объём поступающих дел за год – 12 000 дел․
- Средний объём описания одного дела – 2 чел·ч (по нормативу)․
- Уборка помещений: 3 помещения, уборка 2 раза в неделю, норма – 0,5 чел·ч за уборку․
- Техническое обслуживание оборудования – 1 чел·ч в месяц (норма из таблицы 5)․
- Норма рабочего времени в год – 1760 чел·ч․
- Показатель отсутствий (отпуск, больничный) – 10 %․
Шаг 1․ Трудозатраты на архивные операции
Трудозатраты на описание дел:
ТЗ_описание = 12 000 дел × 2 чел·ч/дело = 24 000 чел·ч
Шаг 2․ Трудозатраты на уборку
Уборка 2 раза в неделю → 104 раз в год․
ТЗ_уборка = 3 помещения × 104 раз × 0,5 чел·ч = 156 чел·ч
Шаг 3․ Трудозатраты на обслуживание оборудования
ТЗ_оборуд = 1 чел·ч/мес × 12 мес = 12 чел·ч
Шаг 4․ Совокупные трудозатраты
ТЗ_общ = 24 000 + 156 + 12 = 24 168 чел·ч
Шаг 5․ Фонд рабочего времени
Корректируем фонд на показатель отсутствий:
Фонд = 1760 чел·ч × (1 – 0,10) = 1584 чел·ч на одного штатного сотрудника․
Шаг 6․ Требуемая штатная численность
Штат = 24 168 / 1584 ≈ 15,26 → 16 штатных позиций (округляем в большую сторону)․
Таким образом, для обеспечения полного цикла архивных работ в данном примере необходимо 16 штатных сотрудников, из которых:
- 12 – архивисты (описание, классификация, выдача документов);
- 2 – технические специалисты (обслуживание оборудования);
- 2 – обслуживающий персонал (уборка, мелкий ремонт)․
Классификация персонала архива
В соответствии с методикой персонал делится на три группы:
Основной (профессиональный) персонал
- Архивисты (специалисты по приёмке, описанию, хранению, выдаче документов);
- Научные сотрудники (исследователи, историки);
- Курирующие (руководители отделов, заместители директора)․
Технический персонал
- Специалисты по обслуживанию и ремонту архивного оборудования (сканеры, микрофильмы, климатические системы);
- Инженеры‑технологи․
Обслуживающий персонал
- Уборщики, охранники, водители, вспомогательный персонал․
Для каждой группы применяются свои нормативы (таблицы 4 и 5), а также корректирующие коэффициенты, учитывающие уровень автоматизации и специфические условия эксплуатации․
Методика расчётов штатной численности государственных архивов, основанная на нормативных документах по труду, позволяет:
- Объективно оценить потребность в персонале, исходя из реального объёма архивных работ;
- Сократить избыточные затраты бюджета за счёт точного планирования кадров;
- Обеспечить соблюдение требований законодательства о трудовых ресурсах;
- Создать основу для дальнейшего автоматизированного планирования (внедрение ERP‑систем в архивном управлении)․
Регулярное обновление нормативов (например, в соответствии с Приказом Росархива № 111 от 2022 г․) и корректировка коэффициентов в зависимости от уровня цифровизации позволяют поддерживать расчёты в актуальном состоянии․
Список использованных источников
- Приказ Росархива № 9 от г․ «Об утверждении методики расчёта штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду»․
- Приказ Росархива № 111 от г․ «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые государственными и муниципальными архивами»․
- ВНИИДАД, Росархив․ Укрупнённые нормы времени на работы, выполняемые в объединённых архивах․ Москва, 2004․
- КонсультантПлюс․ «Методика расчёта необходимой штатной численности рабочих и младшего обслуживающего персонала архива»․
- Федеральный закон № 442‑ФЗ от г․ «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации»․
- Портал «Архивы России»․ Методика расчёта штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду․ М․: Росархив, ВНИИДАД, 2004․