Тамбовский государственный архив – один из крупнейших региональных архивов России․ Он хранит более 30 миллионов единиц архивного дела, охватывающих период от XVII века до наших дней․ Чтобы оценить эффективность работы архива, а также планировать дальнейшее развитие, регулярно собираются и анализируются различные метрики․ В статье рассмотрены основные группы показателей, их методика расчёта и практическое значение для управления архивом․

Классификация метрик

Метрики Тамбовского архива делятся на четыре основные категории:

• Количественные метрики – объём хранимых документов, количество единиц, их физический и электронный объём․
• Операционные метрики – скорость обработки запросов, время выдачи материалов, количество обслуженных пользователей․
• Качество и доступность – уровень оцифровки, процент метаданных, степень открытости доступа․
• Экономические метрики – затраты на содержание, эффективность инвестиций в цифровизацию, стоимость единицы хранения․

Количественные метрики

2․1 Общий объём фонда

Показатель измеряется в единицах архивного дела (ЭАД) и в террабайтах (ТБ) цифрового контента․

2․2 Доля оцифрованных единиц

Определяется как отношение количества оцифрованных ЭАД к общему количеству ЭАД․

• 2020 – 42 %
• 2021 – 45 %
• 2022 – 48 %
• 2023 – 52 %

Операционные метрики

3․1 Среднее время обработки запроса (СВОЗ)

Измеряется в рабочих днях с момента получения запроса до выдачи запрашиваемого материала․

1. 2020 – 7,2 дня
2. 2021 – 6,5 дня
3. 2022 – 5,8 дня
4. 2023 – 4,9 дня

3․2 Количество обслуженных запросов

Общее число запросов, выполненных в течение года, включая онлайн‑запросы и личные обращения․

• 2020 – 12 300 запросов
• 2021 – 14 850 запросов
• 2022 – 18 200 запросов
• 2023 – 22 560 запросов

Метрики качества и доступности

4․1 Процент заполненных метаданных

Включает обязательные поля (название, дата, тип, уровень доступа) и дополнительные (ключевые слова, описание)․

Текущий уровень – 87 % (по состоянию на конец 2023 года)․

4․2 Доступность онлайн‑коллекций

Показатель рассчитывается как отношение количества единиц, доступных через публичный портал, к общему количеству оцифрованных единиц․

• 2022 – 68 %
• 2023 – 74 %

Экономические метрики

5․1 Стоимость хранения одной единицы (ЭАД)

В расчёте учитываются затраты на помещение, климат-контроль, персонал и электроэнергию․

2023 г․: 0,45 USD/ЭАД/год․

5․2 Возврат инвестиций в цифровизацию (ROI)

Сравнивается экономия на физическом хранении и рост количества онлайн‑запросов․

ROI за 2023 год составил 115 %, что свидетельствует о положительном финансовом эффекте от проекта «Оцифровка Тамбовского архива»․

Как использовать метрики для стратегического планирования

Метрики служат базой для принятия решений в нескольких направлениях:

1. Приоритеты оцифровки․ На основе доли оцифрованных единиц и процента заполненных метаданных выбираются наиболее востребованные фонды․
2. Оптимизация персонала․ Показатели СВОЗ и количества запросов позволяют корректировать штат и распределять нагрузку․
3. Бюджетирование․ Стоимость хранения и ROI помогают формировать обоснованные бюджеты на модернизацию инфраструктуры․
4. Повышение открытости․ Метрика доступности онлайн‑коллекций стимулирует развитие публичных порталов и мобильных приложений․

Примеры практических улучшений, основанных на метриках

За последние четыре года Тамбовский архив реализовал несколько инициатив, которые напрямую связаны с анализом метрик:

• Внедрение автоматизированной системы обработки запросов – сократило СВОЗ с 7,2 до 4,9 дней․
• Запуск проекта «Цифровой доступ» – увеличило долю онлайн‑доступных единиц с 68 % до 74 %․
• Оптимизация метаданных – благодаря обучению сотрудников процент заполненных полей вырос до 87 %․
• Энергоэффективные решения – снижение стоимости хранения одной единицы на 12 % за счёт модернизации климат‑контроля․

Перспективы развития метрик в 2024–2026 гг․

Планируется расширить набор показателей и внедрить новые инструменты аналитики:

1. Разработка прогностической модели для оценки объёма будущих запросов и планирования ресурсов․
2. Интеграция BI‑системы (Power BI, Tableau) для визуализации данных в реальном времени․
3. Увеличение процентного соотношения открытых данных до 80 % от всех оцифрованных единиц к 2026 году․

Метрики играют ключевую роль в управлении Тамбовским архивом․ Они позволяют:

• Контролировать объём и состояние фондов;
• Оценивать эффективность работы персонала и процессов;
• Повышать доступность и качество предоставляемых услуг;
• Обосновывать финансовые вложения и планировать развитие․

Регулярный сбор, анализ и публикация метрик способствует прозрачности работы архива, повышает доверие общественности и открывает новые возможности для научных исследований․

Рекомендации для сотрудников архива

Для поддержания и улучшения текущих показателей рекомендуется:

1. Проводить ежеквартальный аудит метаданных и устранять пробелы․
2. Обучать персонал современным методикам цифровой обработки запросов․
3. Внедрять автоматизированные системы мониторинга расходов энергии․
4. Активно привлекать пользователей к обратной связи через онлайн‑опросы․

Системный подход к метрикам позволит Тамбовскому архиву оставаться одним из лидеров регионального архивного дела в России․

Дата публикации: 11 июля 2026 г․