Минский городской архив — это важнейшее государственное учреждение, играющее ключевую роль в сохранении документального наследия и защите социально-правовых интересов граждан. В данной статье мы подробно рассмотрим, какие документы принимает и хранит этот архив, как правильно оформить передачу дел при ликвидации организаций, а также как физическим и юридическим лицам получить необходимые архивные справки.
Общая информация об учреждении
Государственное учреждение «Минский городской архив» было создано решением Минского городского исполнительного комитета от № 1792. Главная задача архива, обеспечение сохранности документов ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций.
Особое внимание архив уделяет документам по личному составу, которые подтверждают трудовой стаж и заработную плату работников. Эти документы жизненно необходимы для назначения пенсий, подтверждения стажа работы и решения других социально-правовых вопросов граждан.
Структура и адреса архива
В состав Минского городского архива входят два основных структурных подразделения:
- Отдел делопроизводства и формирования архивного фонда. В функции этого отдела входит прием деловых бумаг на хранение, консультационная работа с организациями и техническая обработка поступающего материала.
- Отдел учета и выдачи документов. Отвечает за систематизацию, хранение и выдачу архивных справок, копий и выписок заинтересованным лицам.
Основной юридический и почтовый адрес архива:
220059, г. Минск, ул. Скрипникова, 10-90.
УНП учреждения: 190409323.
Также в каталогах упоминается дополнительный адрес, связанный с архивами города Минска: ул. Кирилла и Мефодия, 4 (220030, г. Минск), где могут располагаться профильные отделы, например, архив департамента образования.
Передача документов при ликвидации организаций
Одной из главных функций Минского городского архива является прием документов от субъектов хозяйствования, которые находятся в стадии ликвидации или банкротства. Для того чтобы исключить организацию из Единого государственного регистра (ЕГР), учредители или ликвидаторы обязаны сдать документы на государственное хранение.
Правила оформления дел
Просто привезти коробки с бумагами в архив недостаточно. Документы должны быть строго упорядочены и технически обработаны. Требования к сдаче дел включают:
- Документы должны быть сложены в архивные коробки.
- Дела необходимо прошить в картонную твердую папку (обложка дела без скоросшивателя).
- Все листы внутри дела должны быть пронумерованы.
- Обязательно составление и оформление обложек дел по установленному образцу.
- В конце каждого дела подшивается лист-заверитель.
- На сданные документы должны быть оформлены описи дел.
Особенно строго проверяется наличие и состояние документов по личному составу (приказы, личные карточки, лицевые счета по зарплате), так как именно они обеспечивают законные права и интересы граждан социально-правового характера.
Услуги архива: как получить справку
Минский городской архив предоставляет ряд услуг как на бесплатной основе (в рамках административных процедур), так и платных. Код услуги архива в реестре — 5299141.
Архив осуществляет подготовку и выдачу следующих документов:
- Архивная справка — официальный документ, содержащий информацию из архивных фондов, подтверждающий факты биографии, стаж работы, размер заработной платы и т.д.
- Архивная выписка, дословное копирование части текста документа, имеющего отношение к запросу.
- Копия документа — воспроизведение текста документа.
- Информационное письмо — документ, информирующий заявителя о наличии или отсутствии в архиве сведений по интересующему вопросу.
Перечень документов для личного обращения
Если гражданин обращается в архив лично за получением архивной справки, копии, выписки или информационного письма, при себе необходимо иметь следующий пакет документов:
- Удостоверение личности (паспорт гражданина Республики Беларусь или иной документ, его заменяющий).
- Трудовая книжка или её заверенная копия (для подтверждения факта работы в конкретной организации).
- Удостоверения к наградам (если запрос касается подтверждения факта награждения).
- Доверенность — обязательна в случае, если обращение происходит в интересах другого заинтересованного лица.
Минский городской архив выполняет важнейшую функцию по сохранению исторической памяти и защите прав граждан. Правильное оформление документов при ликвидации предприятий и своевременное обращение за архивными справками позволяют избежать множества бюрократических проблем при оформлении пенсий, подтверждении стажа и получении различных льгот. Соблюдение установленных правил архивного делопроизводства, это залог быстрого и качественного обслуживания в данном государственном учреждении.