Под понятием «Московский архив личных» чаще всего подразумевается Отдел хранения документов личных собраний Москвы (ОХДЛСМ) — уникальное структурное подразделение Главного архива города Москвы (Главархива)‚ специализирующееся на сохранении документов личного происхождения. На 2026 год это крупнейший в столице репозиторий эго-документов‚ дневников‚ переписки‚ фотографий и вещественных источников‚ отражающих жизнь горожан XX–XXI веков.

Общая характеристика ОХДЛСМ

Отдел хранения документов личных собраний Москвы (ОХДЛСМ) формируется из архивов лиц‚ проживавших в Москве или связанных своей профессиональной‚ общественной‚ научной‚ культурной деятельностью со столицей. Хронологические рамки фондов охватывают период с 1917 по 2013 год‚ при этом в акватории отдела имеются отдельные документы конца XIX – начала XX веков.

Ключевая статистика фондов (по данным на 2026 год):

• Количество архивных фондов: 3 540;
• Общее число дел: 2 400 748;
• Тип документов: документы личного происхождения (автобиографии‚ дневники‚ переписка‚ рукописи мемуаров)‚ фото-‚ аудио- и видеодокументы‚ вещественные источники (награды‚ печати‚ предметы быта).

Деятельность отдела регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и нормативными актами Департамента культуры города Москвы.

Место в системе архивов Москвы: Крупнейшие федеральные хранилища

Помимо муниципального ОХДЛСМ‚ в Москве функционируют федеральные архивы‚ хранящие личные фонды общегосударственного значения. Понимание их специализации критически важно для правильного адресации запроса.

Услуги для граждан и исследователей

Главархив Москвы (включая ОХДЛСМ) предоставляет широкий спектр архивных услуг как для физических‚ так и для юридических лиц. На основании хранящихся документов выдаются:

• Архивные справки — официальные документы‚ подтверждающие факты биографии (место/дату рождения‚ брак‚ смерть‚ состав семьи‚ место работы/учебы‚ награждение).
• Архивные выписки — дословное воспроизведение текста документа (например‚ записи акта гражданского состояния).
• Архивные копии, заверенные копии документов (фото‚ сканы‚ ксерокопии) с печатью архива.
• Информационные письма — ответы на запросы‚ не требующие выдачи официального документа строгой отчетности (справочная информация).

Цифровые ресурсы:

Активно развивается проект «Московские метрические книги» и оцифровка фондов. На портале Главархива доступны электронные копии дел: на 2026 год в открытом доступе более 30 850 дел‚ 6 753 704 образа (13 384 008 страниц)‚ преимущественно метрических книг и ревизских сказок (ЦГА Москвы). Личные фонды ОХДЛСМ оцифровываются избирательно‚ чаще всего работа с ними ведется в читальном зале.

Процедура сдачи личных дел в архив (Для организаций и ведомств)

Отдельный и важный аспект — это передача личных дел сотрудников (кадровых документов) в архивы для длительного хранения. Это регламентируется законодательством и касается не ОХДЛСМ (который хранит «личные собрания» как исторические источники)‚ а специализированных архивных учреждений или архивов самих организаций.

Сроки сдачи личных дел в архив:

1. Общий случай (ТК РФ): Не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после расторжения трудового договора.
2. Государственные и муниципальные служащие: Срок хранения в организации перед сдачей в архив — 10 лет.
3. Сроки хранения в архиве: Личные дела работников хранят 75 лет (до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.) в зависимости от категории.

Этапы подготовки к сдаче (актуально для 2025–2026 гг.):

• Формирование эксперта: Проверка полноты дел (анкеты‚ приказы‚ трудовые книжки‚ справки о зарплате).
• Составление описи: По форме № 1-Арх (для бумажных дел) или в электронном виде (XML/PDF-A) для электронных архивов.
• Актуализация сроков хранения: Простановка сроков на корешки дел и в описи.
• Составление акта приема-передачи: Двусторонний акт (форма 0405060) при сдаче в государственный архив (например‚ в Архивный фонд Москвы или ведомственный архив).
• Электронное архивирование: Перевод дел в электронный вид с применением ЭП (квалифицированной электронной подписи) и передача в ЕАРХ (Единую архивную систему) при наличии аккредитованного электронного архива.

Как получить доступ к личным фондам ОХДЛСМ

Работа с личными фондами (ф. 3540) имеет свою специфику из-за закона о персональных данных (152-ФЗ) и авторском праве.

Порядок действий:

1. Поиск в открытых указателях/путеводителях: На сайте Главархива (glavarhiv.mos.ru) опубликованы описи по фондам. Можно поискать по фамилии лица-производителя.
2. Оформление читательского билета: В читальном зале Главархива (ул. Профсоюзная‚ 80) по паспорту РФ.
3. Заказ дел: Через автоматизированную систему заказа (АСЗ) в читальном зале или удаленно (личный кабинет читателя).
4. Сроки выдачи: Обычно 1–3 рабочих дня (при удаленном заказе может быть дольше).
5. Ограничения доступа: Дела‚ содержащие сведения‚ составляющие тайну частной жизни (письма‚ дневники‚ мед. документы)‚ выдаются только с письменного согласия лица-производителя или его наследников‚ либо по истечении 75 лет со дня создания документа (ст. 7 ФЗ «Об архивном деле»).

Контакты и реквизиты

Главный архив города Москвы (Главархив), родительская организация ОХДЛСМ:

• Адрес: 117393‚ г. Москва‚ ул. Профсоюзная‚ д. 80
• Телефон справки/читального зала: +7 (495) -88-44-88 (уточняйте на сайте)
• Официальный сайт: glavarhiv.mos.ru
• Портал услуг: mos.ru (раздел «Архивные справки»)

РГАСПИ (для фондов партийной номенклатуры и общественных деятелей):

• Адрес: 125009‚ г. Москва‚ ул. Большая Дмитровка‚ д. 15
• Телефон: +7 (495) -94-51-12
• Факс: +7 (495) -92-90-17
• Email: rgaspi@inbox.ru

Частые ошибки и советы исследователям

• Не путают «Личное дело» (кадровый документ) и «Личный фонд/Собрание» (исторический источник). Первое ищете в архиве организации или в Главархиве (фонды предприятий)‚ второе — в ОХДЛСМ или федеральных архивах (РГАСПИ‚ ГАРФ).
• Проверяйте фамилию в разных вариантах: девичная/замужняя‚ псевдонимы‚ опечатки в описях 70-80-х гг.
• Заказывайте копии заранее: Фотосъемка в читальном зале часто запрещена для личных фондов (авторское право)‚ копии делает только архив за плату.
• Генеалогика: Для родословных старше 1917 г. обращайтесь в ЦГА Москвы (метрические книги‚ исповедальные росписи‚ ревизские сказки). Для советского периода — в ЗАГС (с 1917 г.) или в ОХДЛСМ/фонды предприятий (анкеты‚ автобиографии).

Московская архивная сфера личных документов представлена мощной двухъярусной системой: федеральными архивами (РГАСПИ‚ ГАРФ‚ РГАДА) для элитных и дореволюционных фондов и муниципальным Главархивом (ОХДЛСМ) для документирования истории «обычных» и выдающихся московцев XX–XXI веков. Понимание структуры фондов (3540 фондов‚ 2‚4 млн дел)‚ процедур доступа (152-ФЗ‚ 75-летнее правило) и каналов получения справок (Госуслуги‚ портал Главархива) позволяет эффективно решать как научные‚ так и правовые и генеалогические задачи в 2026 году.

Статья подготовлена на основе открытых данных Главархива Москвы‚ сайтов федеральных архивов (РГАСПИ‚ ГАРФ‚ РГАДА) и актуального архивного законодательства РФ по состоянию на .