Муниципальные архивы являются неотъемлевой частью архивного фонда Российской Федерации. Они обеспечивают сохранность и предоставление документов, отражающих историю и деятельность органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций. Деятельность этих архивов строго регламентируется законодательством и направлена на выполнение ключевых государственно-общественных функций.

Правовая основа деятельности

Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу муниципальных архивов, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Также важную роль играют:

• Конституция РФ (ст. 72 — совместное ведение РФ и субъектов по вопросам архивного дела);
• Федеральный закон № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (ст; 14, 36);
• Законы субъектов РФ об архивном деле;
• Постановления Правительства РФ (в т.ч. Положение о муниципальном архиве);
• Муниципальные правовые акты (уставы архивов, положения об архивах).

Основные функции муниципальных архивов

Согласно ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ и типовым положениям, функции муниципальных архивов можно классифицировать на несколько блоков:

Функция формирования архивных фондов (Прием и учет)

Это исходная функция, включающая в себя:

1. Прием документов от органов местного самоуправления (администраций, советов депутатов), муниципальных учреждений (школ, больниц, библиотек, ЖЭК/УК), а также от ликвидированных или реорганизованных муниципальных организаций.
2. Прием документов от граждан и некоммерческих организаций, имеющих историческое, научное или культурное значение для муниципального образования (личные фонды, фото/видеодокументы, мемуары).
3. Государственная регистрация и учет поступивших документов (формирование описей, инвентарей, внесение данных в автоматизированные информационные системы).
4. Экспертиза документов на предмет определения сроков хранения и ценности (проведение экспертизы актами экспертизы документов).

Функция обеспечения сохранности документов (Хранение и защита)

Ключевая функция, гарантирующая физическое выживание носителей информации:

• Организация условий хранения: соблюдение температурно-влажностных режимов, защита от света, пыли, биологических повреждений (грибок, насекомые, грызуны), пожаробезопасность.
• Консервация и восстановление: проведение профилактических работ, реставрация поврежденных документов, микробиологическая очистка.
• Дублирование фондов: создание копий на микропленке или в электронном виде для обеспечения сохранности информации при утрате оригинала (ст. 27 ФЗ № 125-ФЗ).
• Охрана и режим доступа: физическая охрана зданий, режим допуска сотрудников и пользователей, учет перемещения дел внутри архива.

Функция научной обработки и описания (Информационно-справочный аппарат)

Документы без описания не могут быть найдены и использованы. Функция включает:

• Составление описаний дел (фондовые, описи по годам/проблемам).
• Ведение путеводителей по фондам (обобщающих справочников).
• Создание тематических каталогов, карточек, указателей (например, по улицам, фамилиям, событиям).
• Формирование электронных баз данных и размещение описей в открытом доступе (на сайтах архивов, портале «Архивы России», в АИС «Архивное дело»).

Функция предоставления документов на использование (Информационно-справочное обслуживание)

Реализуется в соответствии со ст. 21–22 ФЗ № 125-ФЗ и Законом № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

• Выдача архивных справок гражданам (о стаже, зарплате, награждениях, проживании, репрессиях и т.д.) — самая массовая услуга.
• Выдача заверенных копий документов (выписок, дубликатов).
• Обеспечение доступа исследователей в читальные залы для работы с оригиналами или копиями.
• Дистанционное обслуживание: прием запросов через портал Госуслуг, сайты архивов, электронную почту.
• Ограничение доступа: соблюдение сроков ограничения доступа к сведениям, составляющим государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные (75 лет для персональных данных, 30 лет для иных сведений о частной жизни).

Функция государственной регистрации уникальных объектов

Муниципальные архивы участвуют в процедуре государственной регистрации архивных фондов как особо ценных объектов культурного наследия народов РФ (ст. 28 ФЗ № 125-ФЗ, ФЗ № 73-ФЗ). Это придает фондам особый правовой статус и гарантирует финансирование их сохранения за счет бюджетов соответствующего уровня.

Издательская и просветительская функция

Популяризация архивного наследия и патриотическое воспитание:

• Публикация сборников документов, путеводителей, альбомов, книг по истории города/района.
• Организация выставок (стационарных, выездных, виртуальных) к знаменательным датам.
• Проведение экскурсий, лекций, уроков мужества для школьников и студентов.
• Работа с СМИ и ведение ресурсов в социальных сетях.
• Поддержка геноалогических и краеведческих исследований.

Методологическая и контрольная функция

Муниципальные архивы (часто центральные архивы администраций) осуществляют методологическое руководство за архивами/делопроизводством муниципальных учреждений:

• Разработка и утверждение номенклатур дел и сроков хранения для структурных подразделений администрации и муниучреждений.
• Проведение проверок состояния делопроизводства у создателей документов (актами проверки, предписаниями).
• Консультирование сотрудников архивов учреждений и секретарей комиссий по экспертизе документов.
• Организация обучения кадров (семинары, вебинары).

Специфика функций в современных условиях (Цифровая трансформация)

На современном этапе функции архивов трансформируются под влиянием перехода на электронное делопроизводство:

Социальное значение функций муниципальных архивов

Выполнение указанных функций имеет прямое влияние на жизнь граждан и эффективность управления:

• Защита прав граждан: подтверждение стажа, права на жилье, пенсии, льготы, реабилитация жертв политических репрессий.
• Обеспечение законности управления: документы архива служат правовой основой для принятия решений администрацией (границы земельных участков, решения советов депутатов, указы глав администраций).
• Сохранение исторической памяти: документирование истории города/района, хранение уникальных источников для науки и образования.
• Прозрачность власти: открытый доступ к несекретным архивным документам — инструмент общественного контроля.

Организационное обеспечение функций

Для реализации функций муниципальные архивы должны иметь:

• Материально-техническую базу: специализированные хранилища (категории А, Б, В), читальные залы, реставрационные цеха, серверные комнаты для ЭА, сканирующее оборудование.
• Кадровое обеспечение: архивисты с высшим/средним профильным образованием, регулярное повышение квалификации (не реже 1 раза в 5 лет).
• Финансирование: за счет местного бюджета (субсидии из бюджета субъекта РФ на выполнение переданных государственных полномочий по регистрации особо ценных фондов).

Функции муниципальных архивов не ограничиваются пассивным хранением «бумаг». Это сложный, многоступенчатый процесс управления документооборотом на муниципальном уровне: от момента создания документа в органе власти до его вечного хранения или утилизации. В условиях цифровизации государственное архивное дело переходит от «архива-хранилища» к модели «архива-информационного ресурсного центра», обеспечивающего быстрый, правомерный и удобный доступ к архивной информации для власти, бизнеса и каждого гражданина.

Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», типового положения о муниципальном архиве (утв. Приказом Росархива) и нормативных актов субъектов РФ.