Томский муниципальный архив – это совокупность архивных подразделений, находящихся в системе органов местного самоуправления Томской области. Он обеспечивает сохранение, систематизацию и предоставление доступа к документам, отражающим историю муниципального управления, социально‑экономическое развитие и культурное наследие регионов Томской области.

Содержание статьи

1. Общее описание и задачи архива
2. Структура муниципальных архивов Томской области
3. Услуги и виды запросов
4. Как обратиться в архив и получить документы
5. Электронный каталог и оцифровка
6. Правовая база
7. Контактные данные

Общее описание и задачи архива

Муниципальные архивы Томской области хранят документы, относящиеся к деятельности органов местного самоуправления, а также к жизни населения в муниципальных образованиях. Основные задачи:

• Сохранение оригинальных документов и их копий в надёжных условиях.
• Создание и поддержка описей, фондов и единиц хранения.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для граждан, исследователей и органов власти.
• Осуществление архивных исследований, подготовка справок и экспертных заключений.
• Участие в процессах оцифровки и создания электронных каталогов.

Структура муниципальных архивов Томской области

В рамках муниципального архивного комплекса в Томской области функционируют более 20 подразделений, каждое из которых обслуживает отдельный район или город. Ниже – основные из них:

Кроме муниципальных подразделений, в регионе работают:

• Государственный архив Томской области (ГАТО) – центральный архив, расположенный по адресу: ул. Водяная, 78, 634009, г. Томск.
• Центр документации новейшей истории Томской области (ОГКУ ЦДНИ ТО) – специализируется на материалах послеперестроечного периода.

Услуги и виды запросов

Все муниципальные архивы предоставляют следующие услуги:

• Выдача справок – подтверждение наличия или отсутствие документов в фондах.
• Копирование документов – фотокопии, сканирование, печать.
• Исследовательская помощь – подбор материалов по запросу, консультации по использованию архивных описей.
• Исполнение запросов граждан – в соответствии с Законом Томской области «Об обращениях граждан в органы государственной власти и местного самоуправления» (ст. 8). Срок рассмотрения – до 1 месяца, при необходимости – до 2 месяцев с уведомлением заявителя.
• Доступ к электронному каталогу – через сайт archtomsk.tomica.ru (только для ГАТО, но многие муниципальные архивы используют аналогичные решения).

Как обратиться в архив и получить документы

Процедура обращения в муниципальный архив типична для всех подразделений:

1. Определите нужный архив – исходя из места расположения интересующего вас муниципального образования.
2. Подготовьте запрос – в письменной форме (электронной почте или на бумаге). В запросе укажите:
   • ФИО заявителя и контактные данные;
   • Точное наименование документа (если известно) или описание темы;
   • Период, в который документ был создан;
   • Цель использования (исследование, публикация и т.д.).
3. Отправьте запрос:
   • Электронной почтой (см; раздел Контакты);
   • Лично в архивный отдел (необходимо взять с собой паспорт).
4. Ожидайте ответа – в течение 30 дней (или 60 дней при необходимости дополнительной проверки). Архив обязан уведомить вас о продлении срока.
5. Получите документы – в читальном зале (при личном обращении) или в виде копий, отправленных по почте/электронной почте.

Важно помнить, что раскрытие сведений о личной жизни заявителя без его согласия запрещено законом.

Электронный каталог и оцифровка

Государственный архив Томской области (ГАТО) поддерживает электронный каталог, где доступны:

• Описания фондов, описей и единиц хранения;
• Поиск по шифрам дел, названиям предметов, ключевым словам (включая варианты написания, например «исламская школа», «мусульманская мечеть» и т.п.).
• Информацию о проблемных записях и возможность их исправления через электронную почту gatotomsk@gov70.ru.

На данный момент удалённый доступ к оцифрованным образам документов не предоставляется; Для просмотра оригиналов необходимо:

1. Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте архива.
2. Подать письменный запрос в читальный зал (при себе паспорт).
3. При необходимости оформить копии в архивном отделе.

Многие муниципальные архивы также планируют внедрение цифровых решений, однако пока основной упор делается на традиционный документооборот.

Правовая база

Деятельность муниципальных архивов регулируется рядом нормативных актов:

• Закон Томской области «Об обращениях граждан в органы государственной власти и местного самоуправления» (в ред. от № 2‑ОЗ, от № 117‑ОЗ). Статья 8 определяет сроки рассмотрения обращений – до 1 месяца, с возможным продлением до 2 месяцев.
• Федеральный закон «Об архивных делах в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) – устанавливает общие требования к хранению и использованию архивных документов.
• Региональные нормативные акты, регламентирующие порядок формирования, описания и использования муниципальных архивных фондов.

Контактные данные

Ниже указаны основные контакты центральных архивных учреждений, а также примеры контактов муниципальных отделов.

Государственный архив Томской области (ГАТО)

• Адрес: 634009, г. Томск, ул. Водяная, 78
• Телефон: (3822) -0‑79‑13
• Факс: (3822) -0‑23‑24
• E‑mail: gatotomsk@gov70.ru

Центр документации новейшей истории Томской области (ОГКУ ЦДНИ ТО)

• Адрес: 634050, г. Томск, ул. Источная, 2а; ул. К. Маркса, 26
• Телефон: 51‑13‑83; 51‑30‑25

Архивный отдел администрации города Томска

• Адрес: пр. Ленина, 73, 634050, г. Томск
• Телефон: (382) -9‑13‑44

Пример: Муниципальный архив администрации Асиновского района

• Адрес: г. Асино, ул. Ленина, 40, 636800
• Телефон: (38241) -‑38‑89
• E‑mail: (уточняйте на официальном сайте района)

Для уточнения контактных данных конкретного муниципального архива рекомендуется посетить официальный сайт соответствующего муниципального образования или позвонить по указанному телефону.

Томский муниципальный архив – важный хранитель регионального исторического наследия. Он обеспечивает доступ к документам, которые позволяют исследовать развитие муниципального управления, социально‑экономические процессы и культурную жизнь Томской области. Пользуясь официальными каналами связи, соблюдая требования законодательства и правила подачи запросов, каждый желающий может получить нужную информацию и внести свой вклад в изучение истории региона.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в ближайший муниципальный архив или в Государственный архив Томской области – специалисты помогут оформить запрос и подскажут, как лучше всего работать с архивными материалами.