Муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления, которое обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных материалов, относящихся к деятельности муниципального образования.

Нормативная база

Создание и деятельность муниципального архива регулируются:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановлениями глав городов и районов, утверждающими положение о муниципальном архиве (например, постановление главы города Бикина и Бикинского района от № 120);
• Уставами муниципальных учреждений, в которых архив является структурным подразделением;
• Методическими рекомендациями Федерального архивного агентства.

Основные функции

1. Хранение документов – обеспечение условий длительного сохранения бумажных и электронных носителей.
2. Комплектование – прием документов от органов местного самоуправления, предприятий, организаций и граждан.
3. Учет и описание – создание описей,’inventaire, электронных каталогов.
4. Предоставление доступа – организация работы читального зала, выдача справок, оформление запросов.
5. Использование и популяризация – подготовка выставок, публикаций, проведение научно‑практических конференций.
6. Оцифровка – внедрение систем электронного архива (ЭларСкан, АИС ЭЛАР‑Архив и др.) для обеспечения удаленного доступа.

Структура муниципального архива

Типовая структура включает следующие подразделения:

• Отдел приема и комплектования документов;
• Отдел хранения и реставрации;
• Отдел описания и каталогизации;
• Отдел обслуживания пользователей (читальный зал, справочная служба);
• Отдел оцифровки и работы с электронными документами;
• Отдел методической и научной работы.

Примеры муниципальных архивов в России

Бикинский муниципальный район

Постановлением главы города Бикина и Бикинского района от № 120 утверждено положение о муниципальном архиве города Бикина и Бикинского района. Архив является структурным подразделением администрации и занимается хранением управленческих документов местных органов власти.

Город Москва

ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы» обеспечивает постоянное хранение и учет документов Архивного фонда Москвы, входящего в состав Архивного фонда РФ. В его состав входят управленческие документы органов законодательной и исполнительной власти, суда, прокуратуры, промышленных, транспортных, строительных, научных и учебных организаций.

Город Омск

С 1 марта 2024 года официальный сайт Администрации города Омска доступен по новому адресу admomsk.gosuslugi.ru. Муниципальный архив Омска осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ и других архивных материалов.

Город Красноярск

Муниципальное казенное учреждение «Красноярский городской архив» (МКУ) является структурным подразделением администрации города и выполняет те же функции, что и другие муниципальные архивы.

Город Сургут

МКУ «Муниципальный архив города Сургута» расположен по адресу: ул. Мелик‑Карамова, д. 4/4. Телефон приёмной: 7 (3462) -22‑931. В декабре 2022 года в архив был поставлен сканер ЭларСкан А1‑600КС для масштабной оцифровки документов различного формата.

Город Ярославль

МКУ «Муниципальный архив города Ярославля» создан в соответствии с постановлением мэра города от 15 декабря 2004 года № 5088. Основная деятельность – комплектование, хранение и использование документов муниципального архивного фонда.

Город Ростов‑на‑Дону

Официальный сайт МКУ «Муниципальный архив города Ростова‑на‑Дону» предоставляет информацию об услугах архива, включая выдачу справок, проведение genealogical исследований и доступ к электронным фондам.

Техническое оснащение и цифровая трансформация

Современные муниципальные архивы активно внедряют:

• Сканеры высокой производительности (ЭларСкан, Кодак, Fujitsu) для оцифровки бумажных документов;
• Автоматизированные информационные системы (АИС ЭЛАР‑Архив, «Архив‑Онлайн») для учета, поиска и предоставления электронных копий;
• Облачные хранилища и резервные копии для обеспечения сохранности цифровых фондов;
• Системы электронной очереди и онлайн‑записи в читальный зал.

Пример: в декабре 2022 года в Муниципальный архив города Сургута поступил сканер ЭларСкан А1‑600КС, что позволило начать массовую оцифровку документов различного формата и обеспечить удаленный доступ к ним через портал госуслуг.

Услуги, предоставляемые муниципальным архивом

• Выдача справок о наличии документов;
• Подготовка копий и выписок из архивных дел;
• Оформление запросов на предоставление информации (в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
• Проведение genealogical и исторических исследований;
• Организация выставок, лекций и публикаций на основе архивных материалов;
• Консультационная помощь по работе с архивными фондами.

Проблемы и перспективы развития

Проблемы

• Недостаточное финансирование на реставрацию и хранение уникальных документов;
• Износ бумажных носителей и необходимость их оцифровки;
• Недостаток квалифицированных кадров в области архивного дела и цифровых технологий;
• Разрозненность нормативной базы на муниципальном уровне.

Перспективы

• Развитие региональных и межмуниципальных электронных архивных площадок;
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и извлечения метаданных;
• Увеличение объемов открытых данных и предоставление архивных материалов в формате открытых лицензий;
• Создание центров совместного доступа к архивным фондам нескольких муниципалитетов.

Муниципальный архив администрации города является важным элементом системы местного самоуправления, обеспечивающим сохранность исторической и управленческой памяти территории. Его эффективная работа напрямую влияет на прозрачность власти, доступ граждан к информации и сохранение культурного наследия. Современные технологии и государственная поддержка позволяют муниципальным архивам переходить на новый уровень обслуживания пользователей, делая архивные ресурсы доступными как в традиционном, так и в цифровом формате.