Дата публикации:

Архивное дело в Российской Федерации представляет собой сложную, многоуровневую систему, обеспечивающую сохранение документированной памяти общества и государства․ В этой системе муниципальные архивы занимают особое место, являясь ближайшим к населению и органам местного самоуправления (ОМСУ) звеном по сохранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов․

Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — ФЗ-125), архивная сфера РФ состоит из государственных архивов, муниципальных архивов, архивов общественных и религиозных организаций, а также архивов негосударственных организаций и граждан․ Муниципальные архивы формируют муниципальную архивную сеть, неотъемлемую часть единой архивной системы страны․

Правовое регулирование деятельности муниципальных архивов

Деятельность муниципальных архивов строится на конституционных началах и регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Конституция РФ (ст․ 72 — совместное ведение РФ и субъектов по охране историко-культурных наследий; ст․ 130–133 — основы местного самоуправления)․
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий правовой статус, задачи, права и обязанности муниципальных архивов․
• Федеральный закон № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» — устанавливает, что создание архивов относится к вопросам местного значения (ст․ 14, ч․ 1)․
• Законы субъектов РФ об архивном деле — детализируют федеральное законодательство с учетом региональной специфики․
• Постановление Правительства РФ от № 1410 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах» — ключевой подзаконный акт, регламентирующий технологические процессы․
• Локальные нормативные акты (уставы архивов, положения об архивах, решения глав администраций/городских глав)․

Правовой статус и формы организации

Кто создает муниципальные архивы?

В соответствии со ст․ 19 ФЗ-125 и ст․ 14 ФЗ-131, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования архивных документов․

Организационно-правовые формы

Муниципальные архивы могут создаваться в следующих организационно-правовых формах (ст․ 19 ФЗ-125):

1. Муниципальные казенные учреждения (наиболее распространенная форма)․
2. Муниципальные бюджетные учреждения․
3. Муниципальные автономные учреждения․
4. Структурные подразделения органов местного самоуправления (архивные отделы, управления, сектора) — при условии, что объем архивных фондов и поток документов не оправдывают создания отдельного юрлица․

Важно: Независимо от формы, муниципальный архив является юридическим лицом (кроме структурного подразделения) и действует на основании Устава, утверждаемого учредителем (ОМСУ)․

Функции и полномочия муниципальных архивов

Согласно ст․ 20 ФЗ-125 и Типовым положениям, к основным функциям муниципальных архивов относятся:

Прием и комплектование фондов

• Прием на хранение архивных документов, образующихся в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и организациях․
• Прием документов от ликвидированных/реорганизованных муниципальных организаций․
• Комплектование фондов документами частного происхождения (личные фонды жителей, документы общественных организаций, действующих на территории муниципального образования) — на правах хранения или собственности․
• Обеспечение перевода документов в архив в установленные сроки (как правило, по истечении 10 лет хранения в ведомстве-образователе, если иное не установлено перечнями сроков хранения)․

Учет и научная обработка

• Государственная регистрация архивных фондов (внесение в Единый государственный реестр архивных фондов)․
• Ведение фондовых и описных учетных документов (описания, указатели, картотеки)․
• Составление справочных приборов (путеводителей, обзоров фондов)․
• Постановка на учет и снятие с учета архивных документов при их приеме, выбытии, а также по результатам выверки учетных документов и проверки наличия и состояния фондов․

Хранение и обеспечение сохранности

• Организация хранения в соответствии с Правилами (Пост․ № 1410): обеспечение микроклиматических параметров, пожаробезопасности, антибиологической защиты, физической безопасности․
• Реставрация, консервация, оцифровка документов․
• Подготовка дел (бумажных и электронных) к передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение)․

Использование и информационное обслуживание

• Выдача архивных справок, выписок, копий гражданам и организациям (социально-правовое, справочно-правовое, генеалогическое обслуживание)․
• Обеспечение доступа к архивным документам с учетом ограничений доступа (Гос․ тайна, Перс․ данные, Ком․ тайна и др․ — ст․ 11, 12 ФЗ-125)․
• Публикация документов, проведение выставок, экскурсий, образовательных мероприятий․
• Создание электронных архивов и предоставление дистанционного доступа через официальные сайты/порталы (например, «Архивы России», региональные порталы)․

Специфика формирования дел в муниципальных организациях

Особенностью муниципального звена является то, что в муниципальных и негосударственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с локальными нормативными актами, разработанными на основе типовых инструкций (например, Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства․․․»), но утвержденными руководителем конкретной организации․

Это накладывает на муниципальный архив повышенную ответственность за методологическое руководство (надзор) за состоянием делопроизводства в организациях-образователях фондов: согласование номенклатур дел, перечней сроков хранения, проведение экспертизы ценности документов, инструктажи архивистов организаций․

Финансирование и материально-техническая база

Финансирование муниципальных архивов осуществляется за счет бюджетов соответствующих муниципальных образований․ Расходы включают:

• Содержание помещений (аренда, капитальный ремонт, коммунальные услуги)․
• Обеспечение специальных условий хранения (климатическая техника, пожароподавление, стеллажирование)․
• Закупку оборудования для оцифровки, реставрации, ИТ-инфраструктуры․
• Фонд оплаты труда специалистов (архивистов, реставраторов, ИТ-специалистов)․

Проблемой остается недостаточная материально-техническая база во многих муниципальных архивах (несоответствие площадей хранения объемам фондов, износ оборудования), что решается через региональные целевые программы и субсидии из бюджетов субъектов РФ․

Взаимодействие в системе архивных учреждений

Муниципальные архивы не изолированы; они встроены в вертикаль взаимодействия:

Вертикальная подчиненность/координация

• Федеральный уровень (Росархив): определяет государственную политику, утверждает типовые акты, ведет Единый госреестр архивных фондов, осуществляет лицензирование отдельных видов деятельности (реставрация уникальных документов)․
• Региональный уровень (Главные архивные управления/министерства культуры/архивных дел субъектов РФ): осуществляют методологическое руководство, контроль за соблюдением законодательства, координируют работу муниципальных архивов, организуют обучение кадров, формируют региональные архивные информационные системы․
• Местный уровень (ОМСУ): учредитель, обеспечивающий финансирование и контроль за целевым использованием имущества․

Горизонтальные связи

• Взаимодействие с государственными архивами субъекта РФ (передача особо ценных фондов, совместные выставки, обмен опытом)․
• Работа с архивами ведомственных организаций (МВД, МЧС, суды, ЗАГС на территории МО — передача фондов по истечении сроков ведомственного хранения)․
• Сотрудничество с музеями, библиотеками, учебными заведениями, общественными организациями (краеведение, патриотическое воспитание)․

Цифровая трансформация муниципальных архивов

На современном этапе (2026 год) приоритетом является переход на цифровое архивирование:

• Создание электронных архивов для хранения нативных электронных документов и цифровых копий бумажных оригиналов․
• Внедрение Автоматизированных систем архивного дела (АСАД) для учета, описания и выдачи документов․
• Интеграция в Единую архивную информационную систему (ЕАИС) и региональные порталы для обеспечения удаленного доступа пользователей к описям и оцифрованным документам․
• Обеспечение подлинности и целостности электронных документов с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и штампов времени․

Основные проблемы и перспективы развития

Проблемы:

1. Нормативные коллизии: размытость границ полномочий между ОМСУ и органами государственной власти субъекта при финансировании и контролем․
2. Кадровый голод: низкая престижность и заработная плата архивистов в муниципалитетах, отток молодежи․
3. Объемы фондов vs Площади: экспоненциальный рост документооборота (в т․ч․ электронного) при ограниченных площадях хранилищ․
4. Электронные документы: сложность обеспечения долгосрочного хранения и читаемости электронных архивов (проблема форматов, носителей, миграции данных)․

Перспективы:

• Развитие межмуниципальных архивов (объединение ресурсов нескольких МО для создания современного центра хранения), практика, поощряемая Росархивом․
• Полный переход на беспорядковое делопроизводство и формирование электронных архивов в организациях-образователях для исключения этапа «бумажного» хранения․
• Расширение спектра платных архивных услуг (ци (цифровые копии, тематические подборки) для дополнительного финансирования․
• Активное использование ИИ-технологий для распознавания текстов (OCR/HTR), автоматической классификации и анонимизации персональных данных при открытии доступа․

Муниципальные архивы являются фундаментом архивной системы России, обеспечивающим сохранность документального наследия на уровне базовой административно-территориальной единицы․ Их роль выходит далеко за рамки простого хранения бумаг: это центры предоставления архивных услуг населению, гаранты правовой защищенности граждан (справки о стаже, зарплате, праве на жилье), хранилища местной истории и идентичности․

Дальнейшее развитие муниципальной архивной сети невозможно без системного решения вопросов финансирования, кадрового обеспечения и полноценной цифровизации процессов․ Только при условии интеграции в единое цифровое пространство «Электронных архивов России» муниципальные архивы смогут эффективно выполнять свою миссию — передачу документированной информации от поколения к поколению в формате, доступном для современного общества․

Ключевые нормативные акты для углубленного изучения:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред․ на 2026 г․)․
• ФЗ от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»․
• Постановление Правительства РФ от № 1410 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах»․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в государственных органах, местных самоуправлении и организациях»․
• Закон вашего субъекта РФ «Об архивном деле в [Название субъекта]»․