Муниципальный архив Администрации города Губкинского (официально часто обозначаемый как Архивный сектор или Управление архивного дела) является ключевым учреждением, обеспечивающим сохранность документального наследия города. Он выполняет функции государственного архива на муниципальном уровне, являясь центром документации по истории, социально-экономическому и культурному развитию Губкинского Ямало-Ненецкого автономного округа.

Общие сведения и статус

Архивный сектор является структурным подразделением Администрации города Губкинского. Его деятельность регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом ЯНАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе»;
• Положением о Архивном секторе (Муниципальном архиве), утвержденным Администрацией города.

Главная миссия: обеспечение сохранности и документально-информационного обеспечения органов местного самоуправления, организаций, а также граждан Российской Федерации.

Реквизиты и контакты

Фонды и состав документов

На года (ориентировочные данные) архив хранит более 50 000 единиц хранения. Фонды архива формируются за счет документов:

Основные категории фондов:

1. Фонды органов местного самоуправления: решения Думы, распоряжения главы администрации, протоколы заседаний, отчеты о социально-экономическом развитии.
2. Фонды ликвидированных и реорганизованных предприятий: документы бывших советских исполкомов, райисполкомов, городских управлений ЖЭК, БТИ, коммунальных служб.
3. Персональные фонды: документы почетных граждан города, ветеранов труда и войны, выдающихся нефтянников, внёсших вклад в развитие города.
4. Коллекции: фотодокументы, фотонегативы, кинодокументы, фоно документы, картографические материалы, печатная продукция (газеты «Нефтяник Севера», «Губкинский рабочий» и др.).

Хронологические рамки:

Документы охватывают период с 1970-х годов (основание поселка/города в связи с разработкой месторождений) по настоящее время. Особую ценность представляют документы периода строительства города и становления нефтянной отрасли на севере Заполярья.

Основные направления деятельности

Работа Архивного сектора структурирована по нескольким ключевым векторам:

Прием, учет и хранение документов

• Прием документов от структурных подразделений Администрации, муниципальных учреждений и организаций по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
• Экспертиза ценности документов (отбор к хранению или утилизации).
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, противопожарная безопасность, антибиокоррозийная защита).

Научно-справочная работа и обслуживание пользователей

Это самая востребованная функция для граждан. Архив выдает:

• Справки о стаже, заработной плате, награждениях (для назначения пенсий, льгот, судебных разбирательств).
• Справки о проживании, составе семьи (для юрлиц, нотариусов, судов, МФЦ).
• Копии документов (решений, приказов, протоколов) для юридических нужд.
• Историко-справочная информация для СМИ, писателей, ученых, школьников (краеведение).

Цифровизация и электронное документообороте

• Сканирование наиболее востребованных и ценных фондов (партизационные списки, личные дела, фотофонды).
• Ведение электронных баз данных (Электронный архив, АИС «Архив»).
• Интеграция с региональной системой «Архивы Ямала» и федеральными ресурсами.
• Прием обращений через портал Госуслуг (МФЦ) и официальный сайт Администрации.

Издательская и просветительская деятельность

• Подготовка выставок к Дню города, Дню нефтянника, Победе в ВОВ.
• Публикация документов в газете «Нефтяник Севера», в соцсетях Администрации.
• Проведение уроков мужества, архивных уроков для школьников.

Порядок обращения в архив (Инструкция для граждан)

Для получения справки или копии документа необходимо:

Способ 1: Личный визит (Читальный зал)

1. Принести паспорт гражданина РФ (или документ, его заменяющий).
2. Если обращаетесь по доверенности — нотариальную доверенность и свой паспорт.
3. Заполнить заявление по форме (выдается в архиве или скачивается с сайта).
4. Указать точные реквизиты искомого документа (название организации, год, ФИО).

Способ 2: Через МФЦ (Мои Документы)

Многие типовые справки (о стаже до 1991 г., о зарплате) можно заказать в любом МФЦ ЯНАО. Срок готовности — до 10–15 рабочих дней. Это удобнее, так как не требует поездки в архив.

Способ 3: Электронное обращение (Госуслуги / Сайт Администрации)

• На портале Госуслуг (раздел «Обращения в госорганы» -> Администрация города Губкинского -> Архивный сектор).
• Через форму обратной связи на сайте admgub.ru.
• На электронную почту архива (уточняется на сайте).

Особенности фондов Губкинского: что искать и где

Специфика города (молодой нефтяной центр) накладывает отпечаток на архивные фонды:

Трудовая биография нефтянников

Основной массив запросов, подтверждение стажа работы на ДП «Ямбургнефть», АО «Новатэк-Ямбургнефть», СМУ-1, СМУ-2, Губкинское НПУ, АВТОКОЛОННА и др. Личные дела и табеля учета рабочего времени этих организаций централизованы в Муниципальном архиве после ликвидации/реорганизации структур.

Жилищно-коммунальное хозяйство

Документы бывших ЖЭК, УК, БТИ, Горисполкома по вопросам предоставления жилья, порядка очередей, приватизации (фонды 1980–2000-х гг.).

Социальная защита и награждения

Списки к юбилейным медалям, орденам, знакам «Отличник нефтянки», почётным грамотам городского уровня. Это критически важно для восстановления прав на ветеранские льготы.

Проблемы и перспективы развития

Как и многие муниципальные архивы региона, сектор сталкивается с вызовами:

• Дефицит площадей хранения: прирост фондов (лет 2–3 тыс. ед. хранения в год) требует новых стеллажей и помещений.
• Цифровизация массива: необходимость массового сканирования фондов «риска» (кислотная бумага 80-90-х, фотопленка).
• Кадровый голод: потребность в квалифицированных архивистах, владеющих современными АИС и методами реставрации.
• Перевод на электронное документообороте: работа с «рожденными цифровыми» документами органов власти (ЭДО, АИС «Управление»).

Планы: внедрение системы удаленного доступа к описям (путёвкам) для пользователей, создание виртуальной выставки «История города в документах», завершение описи фондов ликвидированных предприятий 90-х.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Могу ли я получить справку о зарплате родителя за 1985 год для суда?

О: Да, если организация (предприятие) ликвидирована и её документы переданы в архив. Нужно знать точное название организации и период работы. Срок готовности — до 10 дней.

В: Нужен ли мне приезд в Губкинский, если я живу в другом регионе?

О: Не обязательно. Оформите запрос через МФЦ по месту жительства или через Госуслуги. Ответ придет почтой или в личный кабинет.

В: Хранятся ли в архиве метрические книги (ЗАГС)?

О: Нет. Акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть) хранятся в ЗАГСе города Губкинского (передаются в архив только по истечении 100 лет с момента составления). В Муниципальный архив они не поступают.

В: Как найти фото города 1990 года?

О: Обратитесь в читальный зал с запросом на поиск по фотофонду (коллекция Ф). Возможен заказ сканирования (платная услуга).

В: Является ли услуга платной?

О: Выдача справок гражданам на социально-правовые основания (пенсия, льготы, суд) — бесплатно. Ксерокопия, сканирование, заверка копий, справки для коммерческих целей, платно (тарифы утверждены Администрацией).

Архивный сектор Администрации города Губкинского — это не просто склад старых бумаг, а современный информационно-справочный центр. Он играет критически важную роль в защите прав граждан (пенсионное, жилищное, трудовое право) и в сохранении исторической памяти «нефтяной столицы» Ямала. Переход на электронные технологии и взаимодействие с МФЦ/Госуслугами делает архивные услуги максимально доступными для каждого жителя округа, независимо от места жительства.

Рекомендуется перед визитом или отправкой запроса уточнить актуальные контакты, реквизиты для оплаты и состав необходимых документов на официальном сайте admgub.ru или по телефону справочной службы Администрации.