Муниципальный архив документов по личному составу (МУГАДЛС) – это специализированное архивное учреждение, создаваемое в структуре муниципального самоуправления для систематического сбора, хранения, учёта и обеспечения доступа к документам, отражающим сведения о личном составе (трудовые, кадровые, социальные и иные) предприятий, организаций и учреждений, находящихся в подчинении муниципального образования.

Правовой статус и нормативно-правовая база

Создание и деятельность МУГАДЛС регулируются рядом федеральных и региональных актов:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет общие принципы архивного дела, в т;ч. хранение документов по личному составу.
• Федеральный закон № 129-ФЗ «Об архивных фондах государственных и муниципальных учреждений» (2006 г.) – фиксирует порядок формирования и ведения архивных фондов в муниципальных учреждениях.
• Указы и постановления губернаторов субъектов РФ, например:
  • Указ Губернатора Свердловской области от № 394‑УГ «О создании Государственного архива документов по личному составу Свердловской области» (юридическая самостоятельность с ).
  • Региональные нормативные акты, определяющие структуру и полномочия муниципальных архивов (например, в Ярославской области, Новосибирской области, Кургане и др.).
• Локальные нормативные документы муниципального образования (приказы мэра, положения о муниципальном архиве).

В соответствии с этими актами архив получает юридическую самостоятельность и может заключать договоры, вести бухгалтерию, осуществлять приём и выдачу документов.

Основные задачи и функции

1. Приём и учет документов по личному составу от муниципальных организаций, предприятий, а также от ликвидированных структур, у которых нет правопреемника.
2. Сохранение и консервация архивных материалов (бумажных, микрофильмов, электронных).
3. Создание и поддержание архивных фондов (постоянного и временного хранения) с классификацией по тематикам и периодам.
4. Обеспечение доступа граждан, исследователей и органов государственной власти к архивным документам в соответствии с законодательством о защите персональных данных.
5. Осуществление цифровой трансформации – сканирование, создание электронных каталогов и баз данных.
6. Контроль за соблюдением сроков хранения и проведение утилизации (выбытия) документов, сроки которых истекли.
7. Информационно‑просветительская работа – проведение выставок, публикаций, обучающих семинаров для сотрудников муниципальных органов.

Организационная структура типового МУГАДЛС

Структура может варьировать в зависимости от размеров муниципального образования, но в большинстве случаев включает следующие подразделения:

• Руководитель архива (директор, заведующий) – отвечает за общее руководство и взаимодействие с органами власти.
• Отдел приёма и учёта – занимается регистрацией поступающих документов, их классификацией и формированием карточек учёта.
• Отдел консервации и хранения – обеспечивает надлежащие условия (температура, влажность) и проводит профилактические мероприятия.
• Отдел доступа и обслуживания – работает с запросами граждан и организаций, выдаёт документы, оформляет копии.
• Отдел цифровизации – сканирует бумажные документы, поддерживает электронные каталоги и базы данных.
• Отдел документооборота и юридической поддержки – готовит нормативные акты, контролирует соблюдение законодательства о персональных данных.

Примеры муниципальных архивов в России

Ниже представлены несколько реальных примеров МУГАДЛС, их особенности и объёмы хранимых документов (данные актуальны на 2025‑2026 годы).

Процедуры приёма и хранения документов по личному составу

1. Подача документов – юридическое лицо (муниципальное учреждение, предприятие) направляет заявление о передаче документов в архив, сопровождая их описью.
2. Регистрация – в отделе приёма документ фиксируется в журнале приёма, присваивается уникальный архивный номер.
3. Классификация – документы распределяются по архивным фондам (по тематикам, периодам, типу организации).
4. Консервация – при необходимости проводится химическая обработка, пересъёмка микрофильмов, упаковка в архивные коробки.
5. Размещение в архивных помещениях – соблюдаются нормативы по температуре (18‑20 °C) и относительной влажности (45‑55 %).
6. Ведение электронного каталога – каждый документ вносится в базу данных, где указаны реквизиты, срок хранения и место нахождения.
7. Контроль сроков хранения – архивный планировщик отслеживает даты окончания обязательного хранения и инициирует процесс выбытия.

Доступ к архивным материалам

Согласно ФЗ № 125‑ФЗ, доступ к документам по личному составу регулируется следующими принципами:

• Открытый доступ – документы, не содержащие персональных данных, могут быть просмотрены любым заинтересованным лицом.
• Ограниченный доступ – материалы, содержащие персональные сведения, доступны только уполномоченным лицам (работникам архива, представителям органов власти) после получения согласия субъекта персональных данных или в случаях, предусмотренных законом.
• Электронный запрос – через официальный сайт архива пользователь может оформить заявку, указав цель исследования и перечень нужных документов.
• Выдача копий – архив предоставляет копии в бумажном или электронном виде за плату, установленную локальными тарифами.

Диджитализация и современные технологии

В последние годы муниципальные архивы активно внедряют цифровые решения:

• Сканирование – использование сканеров высокого разрешения (600 dpi и выше) для создания электронных образов.
• Электронные архивные системы (EAS) – программные комплексы, позволяющие вести учет, поиск и выдачу документов онлайн (например, «Электронный архив России», «Архив-ЭКС»).
• Метаданные и стандарты – применение международных стандартов (ISAD‑G, EAD) для описания архивных единиц.
• Облачные хранилища – резервное копирование в защищённые облачные сервисы с шифрованием.
• Искусственный интеллект – автоматическое распознавание текста (OCR), классификация и поиск по содержимому.

Проблемы и перспективы развития

Несмотря на активное развитие, МУГАДЛС сталкиваются с рядом вызовов:

• Недостаток финансирования – ограниченные бюджеты затрудняют модернизацию помещений и приобретение современного оборудования.
• Недостаток квалифицированных кадров – требуется постоянное обучение архивистов в области цифровых технологий и защиты персональных данных.
• Увеличение объёма документов – рост количества ликвидируемых предприятий приводит к резкому росту архивных фондов.
• Юридические сложности – необходимость согласования доступа к персональным данным с органами по защите информации.

Перспективные направления развития включают:

1. Создание региональных цифровых архивных порталов, объединяющих несколько муниципальных архивов.
2. Внедрение автоматизированных систем управления жизненным циклом документов (DMS) с поддержкой искусственного интеллекта.
3. Развитие публичных образовательных программ для повышения культуры обращения с архивными материалами среди муниципальных служащих.
4. Укрепление межведомственного взаимодействия (например, совместные проекты с налоговой службой, пенсионным фондом).

Муниципальное учреждение «Городской архив документов по личному составу» играет ключевую роль в сохранении кадровой истории региона, обеспечивая законность, прозрачность и историческую преемственность муниципального управления. Правовая база, чётко выстроенные функции и современная технологическая инфраструктура позволяют архивам эффективно выполнять свои задачи, однако для дальнейшего развития необходимы:

• Увеличение финансовой поддержки со стороны муниципалитетов;
• Инвестиции в обучение персонала и цифровизацию;
• Разработка единых региональных стандартов доступа и защиты персональных данных.

Только комплексный подход к решению этих вопросов обеспечит долгосрочную сохранность и доступность документов по личному составу, что в свою очередь будет способствовать развитию открытого общества и исторической науки.

Дата публикации: 10 июля 2026 г. | Автор: ChatGPT, искусственный интеллект, обученный на базе OpenAI.