Муниципальный архив документов по личному составу (часто обозначаемый как МАДЛС или архив кадровых документов), это ключевое учреждение для хранения и выдачи архивных справок, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату, награждения и иные социально-правовые факты биографии граждан, работавших на предприятиях и в организациях города Таганрога, перешедших в муниципальную собственность или ликвидированных.

Общие сведения и статус учреждения

Архив создан в соответствии с законодательством РФ в области архивного дела (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ) и решениями Администрации города Таганрога. Он является структурным подразделением (или автономным учреждением) системы управления городом, осуществляющим функции по:

• Приему на хранение документов ликвидированных и реорганизованных муниципальных организаций и предприятий;
• Формированию фондов документов по личному составу (дело № 1 — личные карточки, дело № 2 — служебные записки, приказы, листы учета рабочего времени и др.);
• Обеспечению прав граждан на получение архивных справок и выписок;
• Государственной регистрации фондов и составлению научной справочной аппаратуры (описаниям, указателям).

Важно: В Таганроге также функционирует Государственный архив Ростовской области в г. Таганроге (ГАРО в г. Таганроге), который хранит документы дореволюционного периода, советского периода (партийные, советские, народнохозяйственные органы) и личные фонды. Муниципальный архив по личному составу специализируется именно на кадровых документах муниципальных предприятий и организаций (заводы, заводы бытовой промышленности, ЖЭКи, школы, больницы муниципального подчинения и т.д.), которые не попали в государственный архив.

Реquisites и контакты (Актуальные на 2024–2026 гг.)

Поскольку контакты и адреса могут меняться при реорганизации, перед визитом обязательно уточните актуальную информацию на официальном сайте Администрации города Таганрога (taganrog.gov.ru) в разделе «Архивное дело» или по телефону справочной администрации.

Какие документы хранятся в фондах?

Фонд архива формируется за счет документов организаций, которые:

1. Были муниципальной собственности (МУП, МБУ, МКУ, Казенные учреждения).
2. Были ликвидированы, реорганизованы (слияние, присоединение, разделение, преобразование).
3. Перестали существовать как юридические лица.

Основные категории дел (по номенклатуре):

• Дела по личному составу (Фонд «Личные дела»): Анкеты, автобиографии, личные карточки учетных документов (Т-2), копии трудовой книжки, справки о зарплате, характеристики, заявления о приеме/увольнении, документы о награждении (медали «Ветеран труда», ордена, знаки отличия предприятия).
• Приказы по личному составу: О приеме, переводе, увольнении, поощрении, наложении взысканий, назначении зарплаты, предоставлении отпусков.
• Табели учета рабочего времени (Форма Т-12, Т-13): Первичные документы для подтверждения стажа и заработка за конкретные периоды.
• Ведомости начисления заработной платы: Критически важны для пересчета пенсии (особенно за советский период и 90-е годы).
• Листки учета отпусков, больничных листов (справки об нетрудоспособности) — если сохранены.
• Документы о профессиональном обучении, повышении квалификации, присвоении квалификационных разрядов/категорий.

Кому и зачем нужно обращаться в архив?

Основные категории заявителей:

• Пенсионеры и предпенсионеры: Для подтверждения стажа, заработка (для пересчета ИПК/СПК в СФР/ПФР), периода работы на вредных/тяжелых условиях (для ранней пенсии).
• Наследники: Для подтверждения трудовой деятельности умершего родственника (для пенсии по случаю потери кормильца, выплат НС).
• Текущие работники: При утере трудовой книжки, спорах с работодателем, необходимости подтвердить стаж для следующего работодателя.
• Юристы и нотариусы: По доверенности для сбора доказательной базы по гражданским и пенсионным делам.
• Генеалоги и историки: Для восстановления биографии предков (с ограничениями по закону о персональных данных, 75 лет со дня создания документа или смерть субъекта).

Процедура получения справки: Пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка документов

Вам понадобятся:

• Паспорт РФ (оригинал).
• Трудовая книжка (оригинал/копия) — для сверки данных.
• СНИЛС (копия/оригинал).
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная руководителем организации/нотариусом) — если оформляете не лично.
• Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе), если фамилия в архиве отличается от текущей.

Шаг 2. Подача заявления

Заявление пишется по форме архива (бланк выдается на месте или скачивается с сайта Администрации). В нем указываються:

• ФИО полностью (как в паспорте и как в трудовой книжке).
• Дата рождения.
• Название предприятия/организации (точное, на момент работы).
• Период работы (с … по …).
• Цель обращения (пересчет пенсии, восстановление стажа, судебное дело и т.д.).
• Какие именно данные нужно подтвердить (стаж, зарплата за конкретные годы, вредность, награждение).

Шаг 3. Сроки исполнения

Согласно ст. 43 ФЗ «Об архивном деле» и Административному регламенту:

• Стандартный срок: до 30 календарных дней с момента регистрации заявления.
• Срочный (жизненные обстоятельства): до 3 рабочих дней (требуется справка из больницы, повестка в суд и т.п.).
• Справка выдается бесплатно (для пенсионеров, ветеранов, инвалидов, всегда; для остальных — в установленном законом порядке, часто тоже бесплатно для социальных целей).

Шаг 4. Получение результата

• Готовую справку можно забрать лично (по паспорту), доверенному лицу или заказать почтовым отправлением (ценным письмом с уведомлением) — укажите это в заявлении и предоставьте конверт с марками/оплатой.
• Справка подписывается руководителем архива, заверяется печатью организации (МП) и stitching (переплетом/нумерацией листов, если их несколько).

Особенности и частые проблемы

Проблема 1: «Предприятие не найдено в фондах»

Многие таганрогские заводы (например, Таганрогский автозавод (ТАЗ), Красный Котelshchik, Завод «Красный Гидропресс», Таганрогский машиностроительный завод, Берег, Прибой и др.) были федерального/ведомственного подчинения (Минпроммаш, Миноборонпром и т.д.). Их кадровые архивы могут находится:

• В Государственном архиве Ростовской области (г. Ростов-на-Дону) — фонды предприятий обл./краевого/фед. подчинения.
• В Центральном государственном архиве ВПК (г. Подольск, МО) — для оборонных предприятий.
• В архивах правопреемников (если предприятие реорганизовалось в АО/ООО и сохраняет архив у себя).

Совет: Уточните у архивиста Таганрога, в чей ведомственности было предприятие. Если оно федеральное — пишите запрос в ГАРО (Ростов) или ЦГА ВПК (Подольск);

Проблема 2: Отсутствие табелей/ведомостей за 1990–2000-е годы

В хаотичный период реформ многие мелкие МУП/ЖЭК/Комбинаты питания не сдали табели учета рабочего времени в архив (сдали только приказы и личные дела). Без табелей СФР может не засчитать стаж или зарплату.

Решение: Искать дубликаты в СФР (бывший ПФР) — там часто остались индивидуальные лицевые счета (ЛС) с данными, переданными предприятиями ежегодно. Запросите «Справку о заработке и стаже» в МФЦ/СФР параллельно с запросом в архив.

Проблема 3: Ошибки в документах (опечатки в ФИО, датах)

Архив не имеет права исправлять первичные документы (приказы, табели). Справка выдается «как в документе».

Решение: Получаете справку с ошибкой → идете в суд (особое производство) по месту жительства с заявлением «Об установлении факта, имеющего юридическое значение» (ст. 264 ГПК РФ). Прикладываете справку из архива, трудовую книжку, паспорт, свидетельства ЗАГС. Суд устанавливает факт, решение суда принимает СФР.

Электронные сервисы и дистанционное взаимодействие

На 2024–2026 годы внедряются следующие форматы:

• Госуслуги (Портал Госуслуг / Региональный портал Ростовской области): Услуга «Предоставление архивной справки из муниципального архива». Позволяет подать заявку онлайн, прикрепить сканы документов, получить готовую справку по почте или в МФЦ.
• Электронная почта / Личный кабинет на сайте Администрации: Прием сканов заявлений (но оригинал паспорта/доверенности все равно могут потребовать при получении или для нотариального заверения копии).
• МФЦ «Мои Документы» в Таганроге: Прием заявлений и выдача готовых справок по межведомственному взаимодействию (срок увеличивается на 3–5 дней на логистику).

Полезные советы от архивистов (Листов

1. Знайте точное название предприятия. «Завод на Петровской» — не название. Нужно: «МУП «Таганрогский ремонтно-механический завод»» или «Таганрогское производственное объединение «Прибой»».
2. Укажите табельный номер (если помните или есть в трудовой книжке/справках) — это ускоряет поиск в 10 раз.
3. Запрашивайте «Справку по форме СФР» (для пересчета пенсии). Архивисты знают требования Пенсионного фонда (наличие печати МП, stitching, реквизитов архива, подписи руководителя). Обычная справка «по форме архива» СФР может не принять.
4. Сохраняйте квитанцию/номер регистрации заявления. По нему можно отследить статус по телефону или на портале.
5. Если предприятие работает — идите к нему. Архив хранит только ликвидированных/реорганизованных. Действующие организации хранят кадры у себя (срок хранения 75 лет для личных дел, 50 лет для табелей/приказов).

Нормативная правовая база

При обращении полезно ссылаться на:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22, 36, 43).
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 6, 10 — доступ к своим данным).
• Постановление Правительства РФ от № 1367 «Об утверждении Правил предоставления архивных документов для пользования» (новые правила с 2024 г.).
• Приказ Минкультуры России от № 2765 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по предоставлению архивных документов.;.».
• Решения Администрации города Таганрога об организации архивного дела на территории города.

Муниципальный архив документов по личному составу Таганрога — это «хранилище социальной памяти» тысяч таганрогцев, чей трудовой путь прошел через муниципальные предприятия. Грамотное обращение (знание точного названия организации, периода работы, цели справки) и использование электронных сервисов (Госуслуги) позволяют получить необходимые документы за минимальное время и без лишних визитов.

Помните: Архивисты — ваши союзники. Четкое техническое задание в заявлении («Нужна справка о заработке за 1998–2002 гг. для предприятия Х для СФР по форме Приказа Минтруда…») сэкономит и ваше, и их время.

Статья подготовлена на основе общедоступных сведений о структуре архивных учреждений г. Таганрога и действующем законодательстве РФ. Для получения актуальных адресов, телефонов и режима работы обращайтесь на официальный портал taganrog.gov.ru или в МФЦ г. Таганрога.