Муниципальный архив города Томска (официальное название, Архивный отдел администрации города Томска) является ключевым институтом‚ обеспечивающим сохранение документального наследия местного самоуправления и доступ к архивной информации для граждан и организаций. Данная статья подробно рассматривает правовой статус‚ структуру фондов‚ предоставляемые услуги и способы обращения в архив на актуальной на информации.

Правовой статус и подчиненность

Архивный отдел является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа муниципального образования, Администрации города Томска. В соответствии с типовой структурой органов местного самоуправления‚ архивный отдел‚ как правило‚ входит в состав Комитета по общим вопросам (или Управления делами) Администрации.

• Правовая основа: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Устав города Томска‚ административные регламенты.
• Тип учреждения: Структурное подразделение органа местного самоуправления (не отдельное юридическое лицо‚ в отличие от государственных архивов‚ организованных в виде казенных учреждений).
• Надзор: Архивная служба Томской области (территориальный орган Росархива) осуществляет государственный контроль за соблюдением архивного законодательства.

Основные функции и полномочия

Деятельность Муниципального архива г. Томска регулируется законодательством и административными регламентами (в т.ч. проектами на 2024 год и последующие периоды). К ключевым задачам относятся:

1. Комплектование фондов: Прием на хранение документов организаций‚ входящих в перечень источников комплектования муниципального архива (утверждается администрацией города).
2. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность)‚ оформление дел в описи‚ инвентаризация.
3. Государственная регистрация и учет: Ведение государственных архивных фондов муниципального уровня.
4. Информационное обслуживание: Выдача справок‚ копий документов‚ проведение научных и тематических запросов.
5. Методическое руководство: Контроль за состоянием делопроизводства и архивных дел в структурных подразделениях Администрации и муниципальных учреждениях города.

Состав и структура архивных фондов

Фонд Муниципального архива формируется за счет документов органов местного самоуправления и организаций‚ подведомственных Администрации города Томска. Согласно опубликованному на официальном сайте «Перечню организаций‚ документы которых хранятся в архивном отделе администрации г. Томска (муниципальном архиве г. Томска)»‚ фонды включают дела:

• Органов власти и управления: Администрации города Томска (в т.ч. бывших исполкомов Soviets)‚ Думы города Томска‚ районных администраций в составе города.
• Муниципальных учреждений: Образовательных (школы‚ детские сады)‚ здравоохранения (поликлиники‚ больницы)‚ культуры (библиотеки‚ музеи‚ клубы)‚ спорта‚ социального обслуживания населения.
• Муниципальных унитарных предприятий (МУП) и компаний: Коммунального хозяйства‚ транспортные‚ строительные и иные предприятия‚ находящиеся в собственности города.
• Ликвидированных/реорганизованных организаций: Документы правопреемников или ликвидированных субъектов‚ переданные в архив в порядке законодательства.

Важно: В Муниципальный архив НЕ поступают документы ведомств федерального уровня (МВД‚ ФСИН‚ суды‚ прокуратура)‚ органов власти Томской области (Губернатор‚ Областная Дума‚ министерства) — они хранятся в Государственном архиве Томской области (ОГКУ ГАТО) (ул. Водяная‚ 78). Также существует отдельный Архивный отдел Администрации Томского района (отдельное МО).

Услуги для граждан и организаций

Предоставление муниципальных услуг в электронном виде

Современная практика работы архива ориентирована на цифровизацию. На официальном сайте Администрации города Томска функционирует раздел «Заявления в органы администрации Города на предоставление муниципальных услуг в электронном виде». Это позволяет:

• Подать запрос на выдачу архивной справки (о стаже‚ зарплате‚ присвоении квалификации и т.д.) через ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги) или портал Администрации;
• Отслеживать статус рассмотрения обращения.
• Получить готовый результат в личном кабинете или по почте.

Виды выдаваемых документов

• Архивные справки (пensionные‚ стажевые‚ о заработной плате‚ о награждении‚ об образовании и т.д.).
• Копии документов (заверенные печатью архива) для судов‚ нотариусов‚ личного пользования.
• Ответы на тематические/научные запросы (история города‚ родословные‚ изучение фондов).

Административные регламенты

Порядок предоставления услуг‚ сроки (обычно до 30 календарных дней для сложных запросов)‚ основания для отказа и порядок обжалования закреплены в Административных регламентах‚ актуализируемых ежегодно (доступны в разделе «Проекты административных регламентов 2024» и действующие версии на сайте Администрации).

Порядок обращения в архив

Способ 1: Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый)

1. Авторизоваться на gosuslugi.ru.
2. Найти услугу: «Предоставление архивной справки (копии документа) из муниципального архива города Томска» (раздел: Образование‚ работа‚ пенсии → Пенсионное обеспечение / Работа).
3. Заполнить электронную форму‚ прикрепить сканы документов‚ подтверждающих личность и права на получение информации (доверенность‚ свидетельство о рождении детей и т.д.).
4. Подписать заявление ЭЦП/СМС-кодом.

Способ 2: Через официальный сайт Администрации города Томска

Раздел: «Муниципальные услуги» → «Архивный отдел» или прямая ссылка на форму электронного обращения.

Способ 3: Личный визит / Почтовое обращение

Для работы в читальне или подачи бумажного запроса необходимо уточнить адрес местонахождения Архивного отдела и режим работы читальни на официальном сайте Администрации города Томска (раздел «Структура» → «Комитет по общим вопросам» / «Управление делами» → «Архивный отдел») или на Портале «Архивы России» (раздел: Архивная сеть РФ → Томская область → Муниципальные архивы).

Важные различия: Муниципальный архив vs Государственный архив Томской области

Частая ошибка граждан — обращение не в тот архив. Ниже приведена сравнительная таблица для ориентации:

Нормативная база и прозрачность деятельности

Деятельность архива строится на принципе открытости. В открытом доступе на сайте Администрации города Томска публикуются:

• Административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг (утвержденные‚ проекты на обсуждении).
• Перечень организаций-источников комплектования (какие именно учреждения сдают дела в архив).
• Отчеты о деятельности Архивного отдела за отчетные периоды.
• Планы приема граждан руководителем и специалистами отдела.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Мне нужна справка о зарплате за 1995 год для пенсии. Куда обращаться?

Ответ: Если вы работали в муниципальном учреждении города Томска (школа‚ детский сад‚ поликлиника‚ управление ЖКХ и т.д.), в Муниципальный архив г. Томска. Если работали на предприятии областного подчинения‚ ведомстве (МВД‚ ЖД‚ Обл. больница) — в Государственный архив Томской области (ГАТО).

Вопрос: Можно ли получить справку удаленно‚ не приезжая в Томск?

Ответ: Да‚ через портал Госуслуг (ЕПГУ) или форму на сайте Администрации города Томска. Готовую справку можно получить по почте (Почта России) или в электронном виде (если предусмотрено регламентом).

Вопрос: Сколько стоит архивная справка?

Ответ: Для пенсионного обеспечения и социальных выплат — бесплатно (за счет бюджета). Для иных целей (суд‚ нотариус‚ личное дело) — за плату по тарифам‚ утвержденным Администрацией (оплата квитанцией/на карту казначейства).

Вопрос: Хранят ли в Муниципальном архиве метрические книги (рождение/свадьба/смерть)?

Ответ: Нет. Фонды ЗАГС (метрические книги до 1917 г. и 1917–1920 гг.) хранятся в Государственном архиве Томской области (ГАТО). Современные записи ЗАГС (после 1920 г.) находятся в самих органах ЗАГС.

Полезные ссылки и контакты (на )

• Официальный сайт Администрации города Томска: Раздел «Структура органов администрации» → Комитет по общим вопросам / Управление делами → Архивный отдел. (Здесь актуальные регламенты‚ перечни фондов‚ контакты).
• Портал «Госуслуги» (ЕПГУ): Каталог услуг → Предоставление архивной справки (Муниципальный архив г. Томска).
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Карта архивов → Томская область → Муниципальные архивы → Архивный отдел Администрации города Томска. (Общая справочная информация‚ реквизиты).
• Электронный каталог ГАТО (Государственный архив): Для поиска документов регионального уровня.

Муниципальный архив города Томска, это не просто склад старых бумаг‚ а современный информационный ресурс‚ гарантирующий права граждан на доступ к сведениям о своей биографии‚ трудовой деятельности и истории города. Благодаря внедрению электронных сервисов (Госуслуги‚ сайт Администрации) получение архивных справок стало максимально доступным и прозрачным. Ключевой момент при обращении — правильно определить ведомственную принадлежность организации‚ в которой вы работали или учились‚ чтобы сразу обратиться в Муниципальный архив (городской уровень) или в Государственный архив Томской области (региональный уровень).

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Администрации города Томска‚ Портала «Архивы России» и действующего архивного законодательства РФ. Актуальность сведений: октябрь 2026 г. Перед посещением или подачей запроса рекомендуется верифицировать контакты и регламенты на официальных ресурсах.