Муниципальный архив является неотъемлемым элементом системы местного самоуправления, обеспечивающим сохранность документационного наследия территории, прозрачность власти и доступность информации для граждан. На 10 июля 2026 года ведение муниципальных архивов строго регламентируется федеральным законодательством, актуализированными правилами Росархива и методическими рекомендациями. Данная статья систематизирует ключевые аспекты организации архивного дела на муниципальном уровне.

Нормативно-правовая основа

Деятельность муниципального архива строится на иерархии нормативных правовых актов. Главным документом остается Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от ), который определяет правовые, организационные и экономические основы архивного дела.

Ключевые подзаконные акты (актуальные на 2026 год):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (утв. Приказом Росархива от № 77, вступили в силу с ). Это основной регламент, распространяющийся на государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и научные организации.
• Методические рекомендации к Правилам (утв. и последующие редакции) — разъясняют методику применения положений Правил на практике.
• Методические рекомендации по определению организаций-источников комплектования — регламентируют работу по выявлению учреждений, обязанных передавать документы в муниципальный архив.
• Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения, важны для комплектования архива фондами частных лиц, живших/деявших на территории муниципалитета.
• Местные нормативные акты (например, Положение об архиве администрации муниципального образования, утверждаемое распоряжением главы администрации).

Организационная структура и штатное обеспечение

Согласно ФЗ № 125-ФЗ и типовым положениям, муниципальный архив может быть оформлен как:

1. Структурное подразделение администрации (отдел, сектор, группа архива).
2. Отдельное учреждение (МУ «Архив администрации…» или аналогичное).

Ключевые требования к кадрам:

• Наличие руководителя архива (или лица, ответственного за ведение архива, закрепленного приказом/распоряжением).
• Архивисты должны иметь соответствующую квалификацию (профессиональное образование в области архивного дела или документационного обеспечения).
• Обязательное повышение квалификации не реже 1 раза в 5 лет (программы Росархива).

Важно: В распоряжении об архиве муниципального округа (пример — Алтуфьевский) прямо указывается, что ответственный служащий руководствуется ФЗ № 125-ФЗ, законами РФ, нормативными актами Росархива и локальными актами администрации.

Основные процессы архивной работы (согласно Правилам № 77)

Деятельность архива строится вокруг четырех ключевых процессов: комплектование, учет, хранение, использование.

Комплектование фондов

Муниципальный архив формируется за счет документов:

• Органов местного самоуправления (администрации, представительных органов).
• Муниципальных учреждений (школы, больницы, дома культуры, ЖЭК/УК и др.) — организаций-источников.
• Личного происхождения (документы выдающихся жителей, ветеранов, семейных архивов).

Работа по определению организаций-источников должна вестись системно на всех этапах (Методические рекомендации Росархива). Архив вправе запрашивать от структурных подразделений администрации и муниципальных учреждений сведения, необходимые для комплектования фондов.

Учет документов: Номенклатура и Описи

С 2023 года (Правила № 77) жестко регламентированы формы учета. Отсутствие специального подразделения-архива не освобождает организацию-источник от обязанностей по учету: обязанности закрепляются за конкретным работником.

Основные учетные инструменты:

• Номенклатура дел — утверждается ежегодно до 1 января текущего года. Определяет состав дел, сроки хранения и индексы.
• Описи дел — составляются по итогам года (или срока хранения дела) для передачи в архив. Описание ведется по единым правилам (Правила № 77, Методические рекомендации).
• Акт приема-передачи дел — обязательный документ при передаче дел из делопроизводства в архив (внутриведомственный или межведомственный).

Обеспечение сохранности (Хранение)

Правила № 77 устанавливают требования к:

• Помещениям: выделенные, сухие, с контролем температуры (18±2°С) и влажности (50±5%), пожаробезопасные, охраняемые.
• Стеллажу и упаковке: металлические стеллажи, архивные коробки/папки из безкислотной бумаги/картона.
• Защите от ЧС: планы действий при чрезвычайных ситуациях, пожарная сигнализация, огнетушители.
• Электронным документам: создание резервных копий, контроль целостности (хэш-суммы), миграция форматов при смене ПО/ОС.

Использование и предоставление информации

• Внутреннее использование: справочно-информационное обеспечение администрации (запросы структурных подразделений).
• Гражданское использование: выдача справок, копий документов (пensionные, жилищные, земельные права и т.д.). Сроки выдачи регламентированы законом и административными регламентами муниципалитета.
• Научное/культурное: доступ исследователей к распечатанным фондам (по истечении сроков ограничения доступа, 30/75/100 лет в зависимости от категории сведений).
• Дистанционный доступ: публикация описей и оцифрованных документов на официальном сайте администрации / портале «Национальный архивный фонд».

Электронный архив и цифровая трансформация (Тренды 2024–2026 гг.)

На примере Администрации МО «Муринское городское поселение» (внедрение ЭА «Этлас») и общих трендов Росархива, к 2026 году ведение муниципального архива немыслимо без электронного компонента.

Ключевые направления:

• Электронный архив (ЭА): система для хранения электронных документов (ЭД) с ЭП, обеспечивающая юридическую значимость и долгосрочное хранение.
• Оцифровка бумажных фондов: создание электронных копий ценных и часто запрашиваемых документов для снижения износа оригиналов.
• Интеграция с СЭД/ДО: автоматическая передача дел из системы электронного делопроизводства в электронный архив по истечении срока дела в текущем делеопроизводстве.
• Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела (ЕГАИСАД): передача учетных сведений (описанных фондов) в Росархив для ведения госучетa документов Архивного фонда РФ.

Ответственность и контроль

Нарушение законодательства об архивном деле влечет ответственность:

• Дисциплинарная: за неисполнение обязанностей по ведению архива (увольнение, выговор, замечание).
• Административная (КоАП РФ ст. 13.20): штрафы на должностных лиц (от 2 000 до 5 000 руб.) за нарушение сроков передачи, правил хранения, утери документов.
• Уголовная (УК РФ ст. 293, 354.1): за халатность, приведшую к уничтожению/повреждению документов Архивного фонда РФ, или незаконное ограничение доступа к архивным документам.

Контроль за состоянием дела в муниципальном архиве осуществляет: вышестоящий архив (областной/краевой), прокуратура, Росархив (плановые и внеплановые проверки).

Чек-лист для руководителя администрации / ответственного за архив (на 2026 год)

1. [ ] Утверждено Положение об архиве (актуальная редакция).
2. [ ] Назначен ответственный за ведение архива приказом/распоряжением с указанием ФИО и должности.
3. [ ] Составлены и утверждены номенклатуры дел на текущий год для всех структурных подразделений и учреждений-источников.
4. [ ] Обеспечены помещения и оборудование в соответствии с Правилами № 77 (пожарная безопасность, микроклимат, стеллажи).
5. [ ] Внедрена/обновлена Система электронного архива (ЭА) для долгосрочного хранения ЭД.
6. [ ] Проведена экспертиза документов на предмет определения сроков хранения и ценности (акты экспертизы).
7. [ ] Оформлена передача дел из делопроизводства в архив (акты приема-передачи, описи).
8. [ ] Переданы учетные сведения в вышестоящий архив / Росархив (ЕГАИСАД) в установленные сроки.
9. [ ] Разработан и согласован Административный регламент предоставления архивной информации гражданам и организациям.
10. [ ] Обеспечен доступ к описям/фондам через официальный сайт (раздел «Архив» / «Общественный контроль» / «Архивные фонды»).

Ведение муниципального архива в 2026 году, это не просто «хранение бумаг», а сложный управленческий процесс, интегрированный в цифровую экосистему органа власти. Строгое соблюдение Правил № 77, своевременное комплектование фондов от всех организаций-источников, перевод учета на электронную основу и обеспечение открытости информации для граждан — залог правовой защищенности муниципалитета и сохранения исторической памяти территории. Игнорирование требований архивного законодательства несет прямые финансовые и правовые риски для руководителей администраций.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства: ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 77, Методических рекомендаций Росархива, типовых положений об архивах муниципальных образований.