Дата актуализации: 11 июля 2026 г.

Нормативно‑правовая база

Работа муниципальных архивов регулируется комплексом федеральных и региональных актов:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий задачи, функции и принципы архивного дела.
2. Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г. № 19 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле».
3. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения (в т.ч. электронных).

Основные задачи муниципального архива

Согласно вышеуказанным нормативным актам, муниципальный архив обязан:

• Обеспечивать надёжное хранение документов, переданных в архив в соответствии с установленными сроками и формами.
• Проводить комплектование (формирование архивных фондов) и описание (создание описательных справок и каталожных записей).
• Вести учёт поступивших, находящихся и выданных документов.
• Обеспечивать доступ к архивным материалам в рамках действующего законодательства, учитывая ограничения по конфиденциальности.
• Осуществлять экспертизу ценности документов при их отборе на постоянное хранение.
• Сохранять электронные документы в соответствии с требованиями к их долговременной сохранности.

Ключевые правила организации архивного хранения

Помещение и инфраструктура

Архивные помещения должны отвечать требованиям пожарной безопасности, климат‑контроля и защиты от влаги. Согласно пункту 3.1 Правил, архив размещается в здании (или отдельных помещениях) с обеспечением:

• Температуры 18‑22 °C и относительной влажности 45‑55 %.
• Системы контроля доступа (электронные замки, видеонаблюдение).
• Наличие антивандальных и противопожарных систем.

Комплектование (формирование фондов)

Процесс комплектования включает:

1. Отбор документов по экспертизе ценности (оценка исторической, правовой, научной значимости).
2. Разделение документов на фондовые единицы (фонд, серия, дело, опись).
3. Составление описательной справки (общее описание, сроки, тематика, объём).
4. Регистрация в журнале комплектования и присвоение уникального архивного номера.

Учёт документов

Учёт ведётся в двух уровнях:

• Регистраторный учёт – фиксирует факт поступления, перемещения, выдачи и уничтожения документов.
• Каталогизационный учёт – обеспечивает поиск по тематикам, датам, ключевым словам (в т.ч. в электронных базах данных).

Использование и доступ

Доступ к архивным материалам регулируется пунктом 174 Правил (2023 г.) и может быть ограничен в следующих случаях:

• Документы, содержащие служебную тайну или сведения, ограниченные законом (например, персональные данные).
• Материалы, относящиеся к личному фонду (личные письма, дневники) – доступ только с согласия наследников или в рамках судебного решения.
• Документы, находящиеся в периоде ограниченного доступа (обычно 30‑50 лет с даты создания).

Запросы от исследователей, журналистов и граждан рассматриваются в течение 30 дней. При необходимости архив может потребовать предоставление документов, подтверждающих законные интересы заявителя.

Электронные документы

Методические рекомендации по работе с электронными документами предписывают:

1. Хранить оригиналы в формате, обеспечивающем долговременную читаемость (PDF/A, XML).
2. Создавать метаданные (автор, дата создания, тип, права доступа) в соответствии с международными стандартами (ISO 14721 – OAIS).
3. Обеспечивать регулярное резервное копирование и проверку целостности файлов.
4. Вести отдельный реестр электронных архивов, синхронизированный с бумажным учётом.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза проводится под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. Ключевые критерии:

• Историческая ценность – документ отражает важные события, процессы, личности.
• Правовая ценность – документ имеет юридическую силу или подтверждает правовые факты.
• Научно‑информационная ценность – материал полезен для исследований, образования.
• Уникальность – отсутствие аналогов в других фондах.

Результаты экспертизы фиксируются в заключении эксперта, которое прилагается к описательной справке.

Оформление и передача документов в архив

Передача документов на постоянное хранение включает следующие этапы:

1. Подготовка передаточного акта (с указанием количества, состояния, тематики).
2. Проведение приёмки сотрудником архива (проверка соответствия требованиям).
3. Регистрация в журнале приёма‑передачи и присвоение архивного номера.
4. Физическое размещение в соответствующем хранилище (по типу, сроку хранения, уровню доступа).

Обязанности персонала муниципального архива

Сотрудники обязаны соблюдать:

• Требования к конфиденциальности и защите персональных данных.
• Порядок документирования всех операций (приём, выдача, перемещение, уничтожение).
• Регулярное обучение по изменениям в законодательстве и методикам (не реже одного раза в год).
• Контроль за состоянием хранилищ (проверка климатических параметров, состояние упаковки).

Уничтожение и вывод из архива

Документы могут быть уничтожены только после получения разрешения от уполномоченного органа (например, от руководителя архива) и в случае, если их срок хранения истёк, а ценность признана нулевой. Уничтожение должно происходить в присутствии свидетелей и фиксироваться в журнале уничтожения.

Соблюдение перечисленных правил обеспечивает:

• Гарантированную сохранность исторического наследия муниципального уровня.
• Прозрачность и законность доступа к архивным материалам.
• Эффективную работу с электронными документами, что особенно актуально в цифровую эпоху.

Регулярный контроль со стороны Росархива и применение методических рекомендаций позволяют муниципальным архивам соответствовать самым высоким стандартам архивного дела в России.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов: Федеральный закон № 125‑ФЗ, Приказы ФАЭ и Росархива 2023‑2024 гг., а также методических рекомендаций по работе с документами личного происхождения.