Муниципальный архив является неотъемлемым элементом системы местного самоуправления, обеспечивающим сохранность документального наследия территории, прозрачность власти и доступность информации для граждан. В статье подробно рассматриваются нормативные основы, организационная структура и основные технологические процессы работы муниципального архива в актуальном правовом поле Российской Федерации (на ).

Правовая основа деятельности

Деятельность муниципального архива строится на иерархической системе нормативных правовых актов. Согласно Основным правилам работы государственных архивов РФ (ред. от ) и актуальным положениям Приказа Росархива от № 77, правовая база включает:

• Конституцию Российской Федерации, фундаментальный закон, гарантирующий право на доступ к информации.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной отраслевой закон.
• Законодательство субъектов РФ об архивном деле — региональные законы, регламентирующие специфику работы архивов на уровне субъекта.
• Муниципальные правовые акты об архивном деле — решения представительных органов МСУ (уставы архивов, положения о муниципальных архивах).
• Нормативные акты Федерального архивного агентства (Росархива) — приказами, правилами, методическими рекомендациями.

Важно: В 2026 году ключевым документом, регламентирующим «правила игры», является Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления…». Именно этот документ задает стандарты процессов хранения, учета и комплектования для муниципальных архивов.

Учреждение архива: Положение и структура

Положение о муниципальном архиве

Каждый муниципальный архив действует на основании Утвержденного Положения. Типовое содержание Положения (актуально для 2026 года) включает:

1. Правовой статус и основные задачи.
2. Полномочия архива по приему, хранению, учету и использованию документов.
3. Организационная структура (отделы, сектора, группы).
4. Порядок взаимодействия с органами местного самоуправления (ОМСУ), организациями-источниками комплектования и пользователями.
5. Материально-техническое обеспечение и требования к помещениям хранения.

Типовая организационная структура

Структура зависит от объема фондов и функций, но базовый каркас обычно включает:

• Приемо-комплектовочный отдел (сектор) — работа с организациями-источниками, экспертиза документов, формирование фондов.
• Отдел (сектор) учета и научной обработки — описание дел, составление справочных аппаратов (описаний, путеводителей), ведение государственных реестров.
• Отдел (сектор) хранения и обеспечения сохранности — контроль микроклимата, санитарное состояние, ремонт и реставрация, обеспечение пожаробезопасности.
• Отдел (сектор) использования и информационного обслуживания — работа в читальном зале, удаленные запросы, оцифровка, публикация документов.
• Служба (сектор) электронного документооборота и цифрового хранения — актуально для 2026 г.: работа с электронными архивами, системами ЭДО, длительным хранением ЭД.

Комплектование архива: работа с организациями-источниками

Процесс комплектования, это приток документов в архив. Основой для определения организаций-источников служат Методические рекомендации Росархива и нормативные акты, определяющие систему управления муниципальным образованием.

Кто являются организациями-источниками?

К организации-источникам комплектования муниципального архива относяться:

• Органы местного самоуправления (администрация, совет депутатов).
• Муниципальные учреждения (школы, больницы, дома культуры, ЖЭК/УК и др.).
• Муниципальные казенные предприятия и унитарные предприятия.
• Ликвидированные/реорганизованные муниципальные организации (передают архивы в порядке правопреемства).

Этапы комплектования (согласно Приказу № 77)

1. Формирование дела в организации-источнике в соответствии с номенклатурой дел и типовыми перечнями сроков хранения.
2. Внутренняя экспертиза стоимости документов (ЭПК организации) с составлением акта отбора.
3. Подготовка к передаче: оформление описей, упаковка в архивные коробки, маркировка.
4. Приемка в архиве: внешний осмотр, сверка с описями, составление Акта приема-передачи архивных документов.
5. Рассмотрение ЭПК архива: экспертная комиссия архива подтверждает стоимость и сроки хранения.

Особенность 2026 г.: На электронные документы, не подлежащие длительному хранению, составляется отдельный акт об уничтожении. Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив в установленном Росархивом формате с обязательной проверкой электронной подписи и целостности.

Учет и научная обработка документов

Учет в муниципальном архиве ведется на нескольких уровнях для обеспечения поиска и контроля сохранности:

Виды учета

• Фондовый учет — учет фондов, описей, дел (нумерация фондов, описей, дел).
• Единичный учет — учет каждого единицы хранения (дела, карты, фото, диска).
• Тематический/предметный учет — через указатели, картотеки, электронные базы данных (ЭБД).

Научно-справочный аппарат

Обязательные элементы для каждого фонда/описи:

• Описание дел (форма № 1 или электронный аналог) — главный справочник.
• Путеводитель по фондам — обобщенный справочник по всем фондам архива.
• Тематические указатели/обзоры, для популярных тем (история города, genelogия, земельные вопросы).
• Электронные информационно-справочные системы (ЭИС) — в 2026 г. основной инструмент поиска. Интеграция с АИС «Архив», порталом «Архивы России», региональными порталами.

Обеспечение сохранности и хранение (Фондовое хранение)

Согласно Правилам (Приказ № 77), хранение должно обеспечивать неизменность документов и защиту от воздействий.

Требования к помещениям и микроклимату

• Специализированные хранилища (категории А, Б, В в зависимости от ценности и сроков хранения).
• Автоматизированные системы поддержания микроклимата (температура 18±2°С, влажность 50±5% для бумаги; особые режимы для фото/пленки/ЭД).
• Пожарная безопасность: системы пожаротушения без воды (газовые, порошковые), сигнализация.
• Защита от несанкционированного доступа (СКУД, видеонаблюдение).

Профилактика и реставрация

• Планово-профилактические осмотры фондов (раз в год).
• Дезинсекция, дератизация, пылесбор.
• Ремонт и реставрация поврежденных документов (внутри архива или по договору со спец. организациями).
• Оцифровка как мера сохранения оригиналов (перевод в режим «хранения с ограниченным доступом к оригиналу»).

Использование документов: доступ и сервис

Муниципальный архив — это открытый для граждан ресурс. Организация использования регламентируется Законом № 125-ФЗ, Правилами № 77 и локальными актами архива.

Формы предоставления доступа

• Читальный зал — работа с оригиналами и копиями (при наличии разрешения).
• Удаленное обслуживание — через официальный сайт архива, портал Госуслуг (ЕПГУ/РПГУ), электронную почту.
• Справочно-информационное обслуживание — выдача справок, выписок, заверенных копий (платные/бесплатные услуги).
• Научно-образовательная и издательская деятельность — выставки, публикации, экскурсии, уроки архивоведения.

Режим доступа и защита информации

Архив обязан разграничивать доступ в соответствии с законодательством:

• Документы с истекшим сроком ограничения доступа (обычно 30 или 75 лет) — открытый доступ.
• Документы, содержащие персональные данные (ФЗ-152), гостайну, коммерческую тайну — доступ только по основаниям, предусмотренным законом (согласие субъекта, запрос суда/прокуратуры/следствия).
• В 2026 г. акцент на анонимизации данных при публикации в открытых базах (маскировка ФИО, адресов, паспортных данных в ЭД).

Электронные документы и цифровая трансформация (Реальность 2026 года)

Организация работы с электронными документами (ЭД) стала приоритетной. Приказ № 77 детально регламентирует это направление:

• Система электронного архива (СЭА / ЭА) — программно-аппаратный комплекс для длительного хранения ЭД с сохранением их юридической значимости (ПЭП, хэш-суммы, метаданные).
• Прием ЭД, через межведомственное электронное взаимодействие (МЭВ) или порталы ЭДО организаций-источников. Проверка формата (PDF/A, XML и др.), целостности, валидности ЭП.
• Учет ЭД — в единой информационной системе учета (АИС «Архив») наравне с бумажными делами.
• Миграция форматов — плановое преобразование устаревших форматов в актуальные для обеспечения читаемости (стратегия сохранения).
• Резервное копирование — по правилу 3-2-1 (3 копии, 2 разных носителя, 1 удаленное место хранения, например, федеральный облачный контур).

Кадровое и материально-техническое обеспечение

Эффективная работа невозможна без ресурсов:

Кадры

• Руководитель архива (высшее образование, квалификация «архивист»/«документовед»).
• Архивисты-фондоведы, описители, референты читального зала, специалисты по ЭД, реставраторы.
• Непрерывное обучение: курсы повышения квалификации (не реже 1 раза в 3 года), вебинары Росархива, профильные конференции.

Техника и ПО

• Планшетные сканеры (А0-А3), сканеры проходного сканирования (А4-А3) для массовой оцифровки.
• Серверное оборудование / доступ к облачной инфраструктуре (ГК «Облачные платформы» или региональные ЦОД).
• Специализированное ПО: АИС «Архив», СЭА, системы распознавания текста (OCR), ПО для реставрации/консервации.
• Архивная мебель: стеллажи (стационарные, подвижные/мобильные), коробки архивные (кислотно-свободные), пакеты из полиэстера/пропилена.

Контроль и отчетность

Муниципальный архив подлежит контролю со стороны:

1. Органа местного самоуправления (учредителя) — финансово-хозяйственная деятельность, выполнение муниципального задания.
2. Органа архивного дела субъекта РФ (Главного архивного управления / Комитета / Департамента), методологический контроль, проверки состояния фондов, соблюдения сроков приема, правил хранения.
3. Росархива — федеральный контроль (плановые/внеплановые проверки).
4. Прокуратуры — надзор за соблюдением законов (доступ к информации, сохранность, защита ПДн).

Основные отчетные формы: ежегодный отчет о деятельности (форма Росархива), отчет по муниципальному заданию, статистические наблюдения.

Перспективы развития: чек-лист для руководителя архива на 2026–2027 гг.

Организация работы муниципального архива в 2026 году — это сложный, многоуровневый процесс, сочетающий классическую архивистику (теорию трех веков) с передовыми IT-технологиями. Ключевым успехом является системный подход: от четко регламентированной работы с организациями-источниками (включая электронные документы) и соблюдения Правил хранения (Приказ Росархива № 77) до построения удобных цифровых сервисов для граждан и интеграции в единое информационное пространство «Архивы России». Только при этом муниципальный архив выполняет свою главную миссию, быть надежным хранилищем памяти территории и эффективным инструментом обеспечения прав граждан и интересов муниципалитета.