При обращении за архивной справкой‚ выпиской или копией документа важно понимать разницу между муниципальным (городским)‚ областным (региональным) и федеральным архивами‚ расположенными в одном городе. В Самаре на территории города функционируют несколько крупных архивных учреждений разного ведомственного подчинения.

Статья посвящена именно Муниципальному архиву — Архивному отделу Администрации городского округа Самара Самарской области. Это основной орган управления архивным делом на уровне местного самоуправления‚ отвечающий за формирование‚ хранение и использование архивных фондов органов местного самоуправления‚ муниципальных учреждений и организаций.

Официальные реквизиты и контакты

Ниже приведены актуальные контактные данные на основании информации с официального портала «Архивы России» и сайта Администрации городского округа Самара.

• Полное наименование: Архивный отдел Департамента управления процессами Администрации городского округа Самара Самарской области.
• Юридический адрес: 443096‚ г. Самара‚ ул. Мичурина‚ 13 (здание администрации/архивного хранилища).
• Телефон приемной / справочный: (846) -65-08-69
• Электронная почта: office@regsamarh.ru (восстановлено из источника: officeregsamarh.ru)
• Официальный сайт (раздел на портале Администрации): samadm.ru/archival-department
• Портал «Архивы России» (карточка учреждения): archives.gov.ru

Важно: По адресу ул. Мичурина‚ 13 также располагается Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив в г. Самаре» (РГА в г. Самаре), ранее филиал РГАНТД. Это федеральный архив (техническая‚ научно-техническая документация)‚ он не является муниципальным. Не путайте их при направлении запросов.

Основные функции и полномочия

Архивный отдел Администрации городского округа Самара осуществляет свои полномочия в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональным законодательством. К ключевым задачам относятся:

1. Формирование архивных фондов: Прием на хранение документов органов местного самоуправления Самары‚ муниципальных учреждений (школ‚ детских садов‚ поликлиник‚ ЖЭК/УК‚ комитетов и департаментов администрации)‚ а также личных фондов выдающихся самарцев‚ связанных с историей города.
2. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность)‚ восстановление и консервация документов.
3. Научно-справочная работа: Составление описей‚ путеводителей‚ карточек учета; ввод данных в ГИС УИАД (Государственная информационная система единого государственного архивного фонда).
4. Предоставление архивной информации: Выдача архивных справок‚ выписок‚ копий документов гражданам и организациям (в т.ч. для подтверждения стажа‚ зарплаты‚ проживания‚ наград и т.д.).
5. Методическое руководство: Контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в структурных подразделениях Администрации и муниципальных учреждениях города.
6. Проставление апостиля: Надлежащим образом оформленным архивным справкам и выпискам‚ подлежащим вывозу за пределы РФ (в рамках компетенции муниципального уровня).

Виды предоставляемых услуг (Платные и Бесплатные)

Согласно Постановлению Правительства РФ № 1470 и локальным нормативным актам‚ порядок использования документов регулируется едино для всех государственных и муниципальных архивов.

Бесплатные услуги (для граждан):

• Поиск и выдача архивных справок о трудовом стаже‚ заработной плате (для назначения пенсий‚ пособий).
• Справки о награждении орденами и медалями СССР/РФ (если документы хранятся в муниципальном фонде).
• Справки о факте проживания/регистрации (из фондов бывших райисполкомов‚ горисполкомов‚ хранящихся в архиве).
• Работа в читальном зале с документами‚ снятыми с ограничений доступа (срок хранения более 75 лет для личных дел‚ 30 лет для прочих).

Платные услуги (по прейскуранту):

• Генеалогические поиски (составление родословных‚ поиск предков по метрическим книгам‚ ревизским сказкам‚ спискам жильцов — если фонды хранятся в муниципальном архиве).
• Изготовление заверенных копий документов‚ выписок для судов‚ нотариусов‚ банков‚ коммерческих организаций.
• Тематические справки по истории города‚ предприятий‚ улиц.
• Цифровое копирование (сканирование) документов высокого разрешения.
• Проставление апостиля на документы для вывоза за границу.

Примечание: Прейскурант платных услуг утверждается руководителем Архивного отдела. Актуальные тарифы лучше уточнять по телефону (846) -65-08-69 или на сайте Администрации.

Структура фондов: что хранится в Муниципальном архиве Самары?

Понимание фондов — ключ к успешному запросу. В Архивный отдел Администрации г. Самары поступают документы:

• Органов власти города: Думы города Самары‚ Администрации города (Горисполком‚ Градсамовет‚ Мэрия) за разные периоды (довоенный‚ советский‚ современный).
• Районных администраций (внутригородских): Архивы Ленинского‚ Кировского‚ Куйбышевского‚ Октябрьского‚ Советского‚ Промышленного‚ Железнодорожных районов (райисполкомы‚ райсовета).
• Муниципальных учреждений: Школ‚ библиотек‚ музеев‚ архивов‚ центров занятости‚ органов ЗАГС (вторая копия актов гражданского состояния до 1990-х гг. часто здесь или в Областном архиве)‚ поликлиник.
• Муниципальных предприятий: ЖЭКов‚ УК‚ водоканала‚ теплосетей‚ городского транспорта (если они были в муниципальной собственности).
• Личные фонды и коллекции: Документы известных городских деятелей‚ архитекторов‚ писателей‚ ветеранов труда и войны‚ связанные с историей Самары/Куйбышева.

Важное различие: Муниципальный vs Областной vs Федеральный архивы в Самаре

Это самый частый источник ошибок при подаче запросов. В Самаре три крупных архивных кластера:

Правило: Если вы ищете справку о работе на городском заводе (в муниципальной собственности)‚ в городской школе или прописке в районном исполкоме Самары — идете на ул. Мичурина‚ 13 (Муниципальный отдел). Если ищете метрическую книгу 1900 г. или дело обкома партии, на ул. Молодогвардейская‚ 35 (ЦГАСО). Если ищете чертежи ракеты «Союз» или личное дело инженера авиазавода, в РГА (ул. Мичурина‚ 13‚ другой вход/кабинет).

Порядок обращения и получения услуг

Способ 1: Личный визит в читальный зал

1. Зарегистрироваться в приемной (телефон (846) -65-08-69) — уточнить часы работы читального зала и необходимость предварительной записи.
2. Иметь при себе паспорт РФ.
3. Заполнить заявку на выдачу документов (бланк выдается в архиве).
4. Работа с описями и заказ дел (обычно выдача на следующий рабочий день или через несколько дней).
5. Получение справки/копии.

Способ 2: Почтовый / Электронный запрос

• Почта России: На адрес: 443096‚ г. Самара‚ ул; Мичурина‚ 13‚ Архивный отдел Администрации г. Самары. Конверт пометить «Архивный запрос». Обязательно приложить копию паспорта‚ заверенную нотариусом (если запрашиваются персональные данные)‚ и конверт с обратным адресом и марками для ответа.
• Электронная почта: office@regsamarh.ru. В теме указать «Архивный запрос». В теле: ФИО‚ дата рождения‚ контактный телефон‚ суть запроса (что ищете‚ за какой период‚ цель). Сканированная копия паспорта и доверенности (если от имени третьего лица).
• Портал «Госуслуги» / «Архивы России»: Через раздел «Обращения к архивам» можно направить официальный запрос с отслеживанием статуса.

Сроки исполнения

• По закону (ст. 42 Закона № 125-ФЗ) — до 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
• На практике стандартные справки о стаже/зарплате готовят быстрее (5–10 дней).
• Сложные генеалогические поиски, до 30 дней и более (по согласованию).

Генеалогические исследования: нюансы для Самары

Многие обращаются в архив за историей рода. Важно знать:

• Метрические книги (Рождение/Брак/Смерть до 1917 г.): Основной массив хранится в ЦГАСО (ул. Молодогвардейская‚ 35) — фонды духовных консисторий Самарской губернии. В Муниципальном архиве их‚ как правило‚ нет (кроме возможных дубликатов или книг уже советского периода ЗАГС).
• Ревизские сказки / Первая всеобщая перепись 1897 г.: Тоже в ЦГАСО (фонды губернских учреждений).
• Списки жильцов / Домовые книги (советский период‚ 1920–1990-е): Часто хранятся в Муниципальном архиве (ул. Мичурина‚ 13) — фонды райисполкомов‚ ЖЭКов‚ паспортных столов. Это «золотая жила» для подтверждения проживания предков в городе Куйбышев/Самара.
• Личные дела рабочих/служащих городских предприятий: Если предприятие было в ведении горсовета/администрации — в Муниципальном архиве. Если областного/федерального подчинения — в ЦГАСО или РГА.

Совет: Начните с запроса в ЦГАСО (метрика‚ переписи)‚ а затем уточняйте советский период в Муниципальном архиве (домовые книги‚ личные дела‚ справки о награждении городскими знаками).

Проставление апостиля

Если архивная справка или выписка предназначена для представления за границей (оформление визы‚ ВНЖ‚ гражданства‚ наследование и т.д.)‚ на документе должен быть поставлен апостиль.

• Муниципальный архив (Архивный отдел Администрации г. Самары) имеет право проставлять апостиль на своих документах (справках‚ выписках‚ копиях)‚ подготовленных им.
• Процедура: вы получаете готовый документ в архиве -> обращаетесь в уполномоченный орган (обычно это Управление юстиции по Самарской области или территориальный орган Минюста) для проставления апостиля. Уточните в архиве‚ выдают ли они документ уже с апостилем (некоторые архивы имеют делегированные полномочия или курьерскую доставку в Минюст) или нужно идти самостоятельно.
• Срок и стоимость апостиля устанавливаются Минюстом РФ (госпошлина 2500 руб. на 2026 г. за документ).

Полезные ссылки и ресурсы для удаленной работы

Не езжая в архив‚ можно провести предварительный поиск:

• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Единая система учета фондов (ГИС УИАД). Позволяет искать по названию фонда‚ аннотации‚ хронологии. Введите в поиске «Архивный отдел Администрации городского округа Самара» или код архива.
• Сайт ЦГАСО (gaso.samara.ru или через archives.gov.ru): Путеводители по фондам области‚ описи метрических книг‚ ревизских сказок.
• Сайт РГА в г. Самаре (rga-samara.ru): Путеводители по фондам авиапромышленности‚ космонавтики.
• Проект «Память народа» (pamyat-naroda.ru) / «Подвиг народа» (podvignaroda.ru): Для поиска наградных документов ветеранов ВОВ (оригиналы личных дел в РГА/ЦГАСО/Муниципальном‚ но наградные листы оцифрованы).
• FamilySearch / MyHeritage / Ancestry: Часто имеют оцифрованные метрические книги Самарской губернии (источник, ЦГАСО).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Нужна справка о зарплате за 1985 год для пенсии. Куда идти?

О: Если работали на муниципальном предприятии/учреждении г. Самары — в Архивный отдел Администрации (ул. Мичурина‚ 13); Если на областном/федеральном (завод‚ ведомство) — в ЦГАСО или РГА. Уточните название организации.

В: Ищу метрическую книгу 1910 года по церкви в центре Самары.

О: Почти наверняка в ЦГАСО (ул. Молодогвардейская‚ 35)‚ фонд Самарского духовного консистория. В Муниципальном архиве метрических книг до 1917 г. нет.

В: Можно ли заказать справку через МФЦ (Мои Документы)?

О: Да‚ многие стандартные справки (о стаже‚ зарплате‚ награждении) можно заказать через МФЦ в Самаре. Они сами направят межведомственный запрос в нужный архив (Муниципальный или Областной). Это удобнее‚ но может занять чуть больше времени.

В: Какие часы работы читального зала Архивного отдела Администрации?

О: Стандарт для госархивов: обычно пн–пт 9:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00)‚ сб–вс выходной. Обязательно звоните заранее: (846) -65-08-69‚ так как режим может меняться‚ а места в зале ограничены.

В: Я не живу в Самаре. Как получить документы?

О: Напишите официальный запрос на почту office@regsamarh.ru или Почтой России (с нотариально заверенной копией паспорта и конвертом для ответа). Или оформите доверенность на родственника/представителя в Самаре.

Архивный отдел Администрации городского округа Самара (ул. Мичурина‚ 13) — это ваш главный адрес для документов по истории городского управления‚ муниципальных предприятий‚ школ‚ ЖЭКов и бытов советского периода в пределах города. Ключ к успеху — четко сформулировать запрос: кто‚ где‚ когда‚ в какой организации работал/проживал/учился.

Не путайте его с Областным архивом (ул. Молодогвардейская‚ 35 — метрика‚ губерния‚ обком) и Федеральным архивом РГА (ул. Мичурина‚ 13, авиация‚ космос‚ секретные заводы). Грамотное адресование запроса сэкономит вам недели ожидания.

Информация актуальна на . Перед визитом рекомендуется подтвердить часы работы и прейскурант по телефону (846) -65-08-69.